Crescimento sustentável: quais competências são necessárias para manter a gestão financeira de uma escola saudável e controlada?

Planejamento financeiro, monitoramento, análise de planilhas, controle de despesas, gastos fixos e variáveis, programação de pagamentos, tomada de decisões, inadimplência, análise de cenários, cobrança e antecipação de riscos. No dia a dia de uma escola, a gestão financeira reúne uma série de tarefas e algumas competências que exigem atenção constante

A área de gestão financeira é um dos pilares que sustentam a administração de uma escola. É a partir de uma gestão organizada, planejada e capaz de acompanhar receitas, despesas e diferentes cenários que a escola privada encontra condições para manter suas operações, fazer investimentos, enfrentar períodos de maior dificuldade e projetar o futuro. Nesse sentido, falar em saúde financeira não significa apenas buscar lucro ou manter as contas em dia, mas especialmente construir um equilíbrio ao ecossistema escolar que permita à instituição cumprir sua finalidade principal: oferecer uma educação de qualidade.

Nesta edição da Direcional Escolas, estreitamos o nosso olhar para a gestão financeira escolar e agrupamos, em um especial com essa temática, falas de diretores, gestores e especialistas da área com reflexões sobre quais competências são necessárias para manter a gestão financeira de uma escola saudável e controlada. Longe do propósito de esgotar as discussões sobre um tema amplo, este especial reúne apontamentos que podem ser incorporados e desenvolvidos de acordo com a necessidade de cada escola. Confira!

“A primeira competência financeira é aprender a ler o movimento dos números. Um indicador isolado mostra uma situação, enquanto sua trajetória pode mostrar o que está começando a acontecer. Se a inadimplência sobe pouco em um mês, talvez não haja motivo para preocupação. Se sobe pouco durante três meses consecutivos, há uma história sendo contada. Pode ser que as famílias que sempre pagaram em dia estejam começando a atrasar cinco, 10, 15 dias. A escola ainda não perdeu receita nem alunos, mas alguma coisa já mudou. Saber perceber esses sinais antes que se transformem em problemas é uma competência importante para quem dirige uma escola.

A segunda competência é conseguir enxergar a consequência financeira das decisões pedagógicas e a consequência pedagógica das decisões financeiras. Uma escola pode decidir trabalhar com turmas menores, investir mais em formação docente ou manter um projeto que considera importante. São escolhas legítimas, mas cada uma delas precisa caber de forma continuada no orçamento. O mesmo vale no sentido contrário. Quando a escola corta uma despesa, reduz uma equipe ou adia um investimento, essa decisão pode aparecer depois na qualidade do ensino, no atendimento às famílias ou na experiência dos alunos. Por isso digo que o orçamento é o projeto pedagógico escrito em números: ele mostra quais escolhas a escola consegue sustentar e por quanto tempo.

Também é preciso saber explicar e saber cortar. O reajuste anual merece mais do que aplicar um índice sobre a mensalidade anterior. Exige conhecer a composição dos custos, antecipar investimentos e conseguir explicar às famílias por que aquele valor é necessário. Da mesma forma, quando o orçamento aperta, não basta procurar na planilha o que pode ser eliminado. Algumas despesas podem desaparecer sem comprometer a escola. Outras sustentam justamente aquilo que ela promete entregar. Cortar formação docente, por exemplo, gera uma economia visível no mês seguinte. O custo pode aparecer depois, em outro lugar, sem etiqueta.

Há ainda uma competência menos óbvia: saber recusar. Existem expansões que chegam antes de a equipe estar pronta, investimentos feitos antes da necessidade e estratégias comerciais que trazem matrículas às custas de um ticket difícil de sustentar depois. Crescer não é inchar. A diferença está na capacidade de sustentar o que foi acrescentado sem deteriorar aquilo que a escola já fazia bem. Sustentabilidade financeira é o que permite que boas escolhas pedagógicas sobrevivam ao tempo. Uma escola que faz sentido também precisa fazer conta, porque aquilo que não cabe economicamente, cedo ou tarde, deixa de caber pedagogicamente.”

Cássio Mori – Educador e consultor de escolas. Fundador do Liceu Anglo Araras, que dirigiu por 25 anos

 

“Para uma escola crescer de forma sustentável, a gestão financeira precisa ir além de ‘fechar as contas’. É necessário desenvolver competências que permitam planejar, controlar, analisar cenários, tomar decisões e antecipar riscos.

Dentre as competências, destaco o planejamento financeiro da escola em números (orçamento anual, metas, projeções e cenários), a gestão do fluxo de caixa com o fluxo projetado dos 12 meses, saldo mínimo e previsão de recebimentos, a gestão de receitas com as matrículas, rematrículas, evasão, inadimplência, ticket médio e serviços adicionais. Diferenciar o gasto necessário de desperdício e identificar oportunidades de eficiência para uma gestão de custos e despesas que traga os indicadores por custo de alunos, despesas por área, contratos etc. É essencial uma linguagem e diálogo constante entre os pares do colégio. Importante, também, realizar uma análise de rentabilidade para saber quais atividades, segmentos e serviços geram ou consomem recursos sendo avaliados por indicadores de margem por segmento, turma, período, atividade e serviço. Não é necessário que todo gestor seja especialista em contabilidade, mas ele precisa saber interpretar DRE, orçamento, fluxo de caixa, custos e indicadores.

Outro aspecto importante é avaliar se o investimento realmente gera retorno (analisar o custo x benefício) para a escola por meio do ROI (Retorno sobre Investimento), impacto do retorno do investimento, impacto pedagógico, operacional e financeiro, bem como realizar uma gestão de risco analisando possíveis cenários de quedas de matrículas, aumento de custos, inadimplência e contingências.

Por fim, existe uma competência mais estratégica – a capacidade de dizer ‘não’ ou ‘ainda não’ para um gasto sem perder a missão da escola, pois não é só cortar custos e, sim, alocar melhor os seus recursos. O grande desafio é encontrar o equilíbrio entre qualidade educacional, investimentos, valorização das pessoas e eficiência operacional. Quando a escola consegue desenvolver essas competências de forma integrada (pedagógico e administrativo) e fazer com que gestores e equipes entendam que suas decisões impactam o resultado, por meio da cultura financeira, com metas, indicadores, reuniões de acompanhamento e responsabilização (responsabilidade compartilhada pelo resultado), a gestão financeira deixa de ser apenas uma área de controle e passa a atuar como uma importante ferramenta para sustentar o crescimento e concretizar a estratégia institucional.”

Marcus Vinicius de Souza – Gerente geral do Colégio Marista Arquidiocesano (Vila Mariana/São Paulo)

 

“Para atingir maturidade financeira e sustentar seu crescimento ao longo do tempo, a escola precisa seguir um método estruturado de gestão financeira. O primeiro passo consiste em organizar e planejar suas finanças de forma consistente, construindo uma visão clara de receitas, despesas, compromissos futuros e disponibilidade de caixa. Essa etapa cria a base para decisões mais seguras, permitindo que a instituição avalie sua capacidade de investir, expandir operações e enfrentar períodos de maior pressão financeira sem comprometer sua estabilidade.

O segundo passo é fortalecer a gestão dos recebimentos e a prevenção da inadimplência. Escolas financeiramente maduras monitoram continuamente os valores a receber, acompanham atrasos, adotam processos de cobrança bem definidos e trabalham para aumentar a previsibilidade financeira. Quanto maior o controle sobre os recebimentos, maior a capacidade de preservar o equilíbrio do caixa e garantir recursos para manter a qualidade acadêmica, cumprir compromissos e sustentar projetos de crescimento.

Na sequência, a escola deve evoluir para uma gestão orientada por indicadores e dados. Nesta fase, o gestor passa a acompanhar métricas financeiras, analisar resultados e transformar informações em decisões estratégicas. A utilização de tecnologias especializadas acelera essa evolução ao automatizar processos, ampliar a visibilidade sobre a operação e reduzir riscos.

Por fim, a maturidade financeira é consolidada quando a escola estabelece uma rotina permanente de acompanhamento, avaliação e melhoria contínua. Isso significa definir metas, monitorar resultados, corrigir desvios e revisar processos regularmente. Mais do que uma prática administrativa, essa disciplina torna-se um fator essencial para a perenidade da instituição, fortalecendo sua capacidade de enfrentar desafios, aproveitar oportunidades e investir de forma sustentável na evolução da escola e na qualidade da educação oferecida à comunidade escolar.”

Alexandre Olim – Diretor de Inovação e Negócios Digitais na FTD Educação

 

“O principal desafio financeiro de uma escola, assim como de qualquer negócio, é a rentabilidade. Mas na escola existe uma particularidade: muitas decisões tomadas hoje terão reflexo durante todo o próximo ano ou até por vários anos, porque um aluno captado pode permanecer na instituição por muito tempo. Por isso, uma das principais competências é saber planejar a captação de alunos, olhando não apenas para quantidade, mas também para ticket médio e para uma política muito criteriosa de bolsas e descontos.

Esse planejamento começa antes do ano letivo. Os meses de setembro e outubro, por exemplo, são fundamentais para definir a captação e, na sequência, construir o orçamento do próximo ano. Esse orçamento precisa projetar receitas, despesas, investimentos e, principalmente, a rentabilidade que a escola pretende atingir. Também é importante separar o investimento das despesas operacionais, porque é o resultado da operação que vai determinar a capacidade da escola de continuar investindo em estrutura, tecnologia e qualidade.

Um ponto que observamos nas escolas que atendemos na consultoria é a importância de levar essa análise também para dentro da operação. Não basta conhecer a rentabilidade da escola como um todo, é preciso entender o resultado das turmas. Toda escola terá turmas mais cheias e outras deficitárias, mas conhecer essa realidade permite agir rapidamente, buscar soluções e corrigir desvios enquanto ainda existe tempo.

Por fim, gestão financeira exige acompanhamento durante o ano inteiro. É preciso fechar os resultados mensalmente, comparar o realizado com o orçamento, controlar as despesas operacionais e manter o fluxo de caixa atualizado. Mais do que simplesmente saber quanto a escola faturou, uma boa gestão financeira permite entender onde está o resultado, antecipar problemas e tomar decisões para alcançar a rentabilidade planejada.”

Jarbas Martins – Gestor, atuou no planejamento estratégico e operacional de diversas unidades escolares do Estado de São Paulo

 

“Para que uma escola cresça de forma sustentável, a gestão financeira precisa ser encarada como uma aliada da estratégia educacional. Isso significa desenvolver a capacidade de planejar receitas e despesas com antecedência, acompanhar o fluxo de caixa e entender os períodos de maior pressão financeira, como matrículas e rematrículas. Quando a instituição tem previsibilidade sobre seus recursos, consegue tomar decisões mais seguras sobre investimentos, expansão e melhorias para alunos e colaboradores.

Outro ponto fundamental é a gestão da inadimplência. Em vez de atuar apenas quando o atraso acontece, as escolas devem trabalhar de forma preventiva, oferecendo uma experiência de pagamento simples, flexível e organizada. Processos automatizados de cobrança e lembretes ajudam a reduzir esquecimentos, melhorar os índices de recebimento e trazer mais estabilidade para o caixa da instituição.

Também é importante desenvolver uma cultura orientada por dados e, cada vez mais, por análises preditivas. Acompanhar o histórico e o comportamento de pagamento dos alunos permite identificar padrões e sinais de risco, como recorrência de atrasos, e agir antes que uma situação evolua para uma inadimplência. Dashboards e dados financeiros em tempo real ajudam a transformar essas informações em decisões mais rápidas e assertivas, especialmente em um setor marcado pela sazonalidade e por diferentes modelos de cobrança. É justamente nessa combinação entre dados, automação e previsibilidade que a tecnologia pode apoiar a gestão financeira. Mais do que automatizar tarefas, o objetivo é dar aos gestores condições para antecipar cenários, tomar decisões melhores e concentrar esforços no crescimento sustentável da instituição.”

Paula Damini – Head de educação da iugu

 

“O crescimento sustentável de uma escola é resultado do trabalho de diversas áreas que se entrelaçam e cooperam no dia a dia: Acadêmica, Gestão de Pessoas, Tecnologia, Operações, Comercial, Jurídica, entre outras. E, sim, tudo isso apoiado por uma gestão financeira próxima e atenta à dinâmica da operação escolar. Sob a perspectiva financeira, destaco três competências que considero sine qua non: habilidade de previsão de receita, disciplina na gestão de custos e rigor na gestão do caixa. É difícil ranqueá-las; as três precisam caminhar lado a lado.

A capacidade de prever receita em uma escola depende essencialmente de duas variáveis: preço e número de alunos. A precificação exige especial atenção porque as mensalidades são normalmente definidas uma vez ao ano, limitando ajustes posteriores, e precisam cobrir custos, tributos, riscos e investimentos, assegurar a rentabilidade e, ao mesmo tempo, ser coerentes com o posicionamento da escola no mercado. Já o número de alunos traz um desafio adicional: embora seja possível estimar a rematrícula da base atual com razoável previsibilidade, a entrada de novos alunos carrega maior incerteza e depende de fatores como demanda, concorrência e conversão. Por isso, projetar corretamente a demanda e trabalhar com diferentes cenários de matrícula é tão importante quanto definir o preço adequado.

A gestão de custos precisa ser robusta e rigorosa, mas sempre atenta ao negócio. A área financeira de uma empresa moderna deixou de ser apenas um departamento de back-office para se tornar um verdadeiro trusted co-pilot do negócio. E acuracidade é parte fundamental desse papel: precisamos entregar aquilo que foi orçado e comprometido. Isso exige planejamento sólido, disciplina e boa execução. Na nossa empresa, qualquer compra que ameace ultrapassar o orçamento — mesmo que de baixo valor — passa pela minha análise e aprovação. Essa prática ajuda a estabelecer nosso ethos e nossa cultura de responsabilidade financeira. Ao mesmo tempo, mantemos um foco constante em eficiência: a busca por fazer melhor, mais rápido e de forma mais eficiente deve ser incansável. Nesse sentido, a Inteligência Artificial tem sido decisiva. Hoje, é difícil imaginar como nosso departamento financeiro operaria sem ela.

Por fim, há um trabalho cuidadoso e intenso com o caixa, principalmente em três frentes. A primeira é o combate à inadimplência: o boleto da escola deve ser prioridade no orçamento mensal das famílias. A segunda é a negociação contínua com fornecedores e a busca constante por novas soluções operacionais. Precisamos estar sempre competitivos. A terceira é a gestão dos investimentos em CAPEX e Financeiros, buscando maximizar o retorno e garantindo a liquidez necessária para a operação.

Essa combinação entre previsão de receita, disciplina e acuracidade nos custos e rigor na gestão do caixa é chave para manter uma escola financeiramente saudável. E uma escola financeiramente saudável está mais bem posicionada para tomar as melhores decisões em benefício dos alunos: investir em educadores, infraestrutura, tecnologia, espaços de aprendizagem mais estimulantes e melhores práticas de gestão educacional.”

Thiago Werpel Pessoa Santos – Mestre em Finanças pela London Business School e CFO das escolas Eleva no Brasil