Uma das grandes dores de cabeça que as escolas começam a ter nesta época do ano é a montagem da grade horária. Combinar turmas, aulas, restrições dos professores, deslocamentos entre aulas, restrições de ambientes como quadras e laboratórios, entre outras. São tantas combinações e requisitos que chega a ser quase uma missão impossível, dependendo do tamanho da escola. No final, sempre é possível encontrar uma grade, mas o quão boa, o quão ideal é essa grade para o funcionamento e para o bolso da escola? Neste artigo, iremos explorar os custos invisíveis que uma grade não otimizada pode trazer à escola.
1. Custo do tempo administrativo: quantas horas a coordenação gasta montando e corrigindo a grade?
A montagem de uma grade é, no fundo, uma análise combinatória tão sofisticada que existem diversos estudos científicos no campo da matemática sobre o assunto. A prova disso é que, se você tentar pedir para a IA resolver, ela não consegue. As opções de combinações aumentam exponencialmente a cada turma, matéria, professor e horário que se acrescenta.
Por isso, é praticamente impossível chegar a uma grade que atenda a todos os requisitos manualmente. E, mesmo que se consiga chegar a uma solução, será necessário despender muitas horas. Há escolas que relatam trabalhar durante meses para conseguir desenvolver uma grade horária satisfatória.
Essas horas de trabalho geram um custo de pessoal enorme para a escola. Esse pessoal poderia estar trabalhando em questões mais importantes, como a parte administrativa ou pedagógica da escola.
2. Custo das janelas dos professores: quanto custa manter docentes na escola com intervalos improdutivos, quando esses períodos representam tempo remunerado que poderia ser melhor organizado?
Diversos estudos apontam que existe uma curva de tempo para que uma pessoa consiga chegar ao nível de concentração ideal para exercer um trabalho intelectual. Para os professores, que precisam planejar aulas, criar provas, trabalhos e tarefas e corrigi-los, é imprescindível, tanto para a qualidade do trabalho quanto para a qualidade de vida, que consigam encontrar um tempo adequado para exercer suas atividades.
Uma grade cheia de janelas faz com que o professor tenha muito tempo “picado” e pouco tempo durante o qual consiga realmente se concentrar no trabalho. O tempo de uma aula livre não é suficiente para que o professor encontre um lugar calmo e silencioso na escola, organize suas coisas e seu material e consiga chegar a esse nível de concentração para ser produtivo. Quando ele está no auge da concentração, o tempo acaba e ele precisa ir para a aula.
Isso gera uma má qualidade de vida, pois acrescenta estresse aos professores e aumenta o custo para a escola de manter um docente com horário ocioso e pouco produtivo.
3. Custo das alterações: quanto tempo e dinheiro são gastos com conflitos, substituições e remanejamentos?
Mesmo depois que a escola pensa que a grade está fechada, podem aparecer restrições de última hora que obrigam a equipe a remanejar os horários. Há casos de escolas que passam as primeiras semanas de aula ainda ajustando a grade.
Muitas vezes passam despercebidos os custos com os salários dos funcionários que, às vezes, acabam fazendo horas extras para correr atrás do tempo necessário para fechar uma grade.
Quando você calcula todos esses fatores, percebe que contratar uma plataforma que automatiza esse processo não só traz economia de tempo para os funcionários, mas também a economia decorrente de uma grade mais eficiente, que vai ditar todo o ano daquela escola.
O SmartGrade é o programa mais moderno que existe hoje no mercado. Ele usa um algoritmo desenvolvido exclusivamente para resolver esse problema e conta com a ajuda de um assistente de IA para seus usuários.
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