A área financeira é considerada um dos pilares da administração de uma instituição de ensino. Garantir uma gestão financeira eficiente demanda uma atenção especial em relação a planejamentos, organização, transparência, obrigações fiscais e uma minuciosa administração do orçamento. Dessa forma, os desafios e percalços para mantê-la eficiente, positiva e em sintonia com a gestão de outras áreas, são significativas. E, para alcançar essa saúde financeira equilibrada, algumas assessorias especializadas externas podem ser acionadas, como a contabilidade para a escola, por exemplo.
FERRAMENTA DE GESTÃO
Para o contador Ricardo Souza, a contabilidade para escolas possui características específicas que vão além das obrigações fiscais, podendo atuar, inclusive, como uma ferramenta estratégica e eficaz de gestão. “A contabilidade faz um controle completo das receitas, como mensalidades e outras fontes de renda, e das despesas, incluindo folha de pagamento de professores, manutenção e investimentos. Além disso, deve estar alinhada às convenções coletivas do setor educacional, respeitando regras trabalhistas, como o cálculo de horas-aula, benefícios dos professores e resguardando os direitos das escolas”, diz o especialista.
Na prática, o trabalho da contabilidade auxilia diretamente na gestão ao realizar análise de custo por sala de aula, elaborar estratégias tributárias que otimizam o pagamento de impostos, criação de planejamento financeiro e mapeamento da inadimplência, e ajustes periódicos nas mensalidades. “Outro ponto crucial é a blindagem patrimonial, protegendo os ativos da escola contra riscos financeiros e trabalhistas. A contabilidade para escolas permite que a instituição tome decisões baseadas em dados financeiros, receba planos de ações realistas garantindo uma saúde financeira equilibrada e planejando seu crescimento, investimentos e expansão de maneira segura”, destaca o contador.
INSTRUMENTOS DE ANÁLISE
Segundo Ricardo Souza, os principais instrumentos de análise e planejamento financeiro das escolas incluem um mapa anual que contenha todo plano financeiro e suas etapas. Com este mapa, a escola determina as metas do ano e, através de algumas etapas, as tarefas são desenvolvidas e acompanhadas.
“Por exemplo, o fluxo de caixa, que controla entradas e saídas de recursos; o orçamento anual, que ajuda a direcionar os gastos; o controle de mensalidades e inadimplência, fundamental para manter a saúde financeira. Fazemos a análise de custo por aluno ou sala, o que ajuda na precificação das mensalidades, e utilizamos a DRE (Demonstração de Resultados) para acompanhar o desempenho financeiro entre outros conforme a necessidade”, explica.
TERCEIRIZAÇÃO ESPECIALIZADA
A terceirização da contabilidade para escolas é uma escolha benéfica, tendo como principal fator o trabalho e o mapeamento de profissionais especializados na área. Para o/a gestor/a que pretende buscar serviços de contabilidade para as escolas, o especialista alerta: “é importante escolher um parceiro que realmente entenda o setor educacional e traga soluções que façam a diferença no dia a dia da escola”. Para garantir o sucesso dessa parceria, Ricardo Souza lista algumas dicas:
- Especialização no Setor Educacional: Opte por uma contabilidade que já tenha experiência com escolas. Isso garante que a empresa saiba lidar com particularidades como gestão de mensalidades, custos por sala de aula e controle de inadimplência. Essa especialização resulta em serviços mais ágeis e assertivos.
- Vivência Real no Mercado Educacional: Um grande diferencial é escolher uma contabilidade cuja direção tenha sido mantenedora de instituições de ensino. Essa experiência prática traz uma visão mais profunda e realista dos desafios de uma escola, oferecendo soluções que realmente funcionam. Não é apenas contabilidade, é uma parceria com quem já esteve no seu lugar e sabe o que funciona.
- Consultoria Estratégica Personalizada: Não basta apenas cuidar das contas, a contabilidade precisa ajudar na estratégia. Empresas que oferecem consultoria financeira personalizada ajudam a planejar reajustes de mensalidades, otimizar despesas e garantir uma gestão mais eficiente. Isso significa mais tempo para focar no que realmente importa: a educação.
- Visitas In Loco e Acompanhamento de Perto: Escolha uma empresa que faça visitas in loco Ao estar presente no ambiente escolar, a contabilidade pode oferecer soluções sob medida para sua realidade, ajustando o planejamento financeiro de acordo com suas necessidades.
- Treinamento da Equipe Administrativa: Um parceiro de contabilidade de qualidade também deve treinar sua equipe administrativa, para que todos compreendam melhor os processos financeiros. Isso não só melhora a gestão, como fortalece a operação interna da escola.
- Tecnologia Avançada e Relatórios em Tempo Real: Certifique-se de que a empresa utiliza ferramentas tecnológicas modernas para fornecer relatórios financeiros claros e em tempo real. Isso permite uma visão atualizada do fluxo de caixa, facilitando decisões rápidas e precisas.
- Honorários Justos: Contrate uma contabilidade que não vá te sangrar, uma empresa justa versos o que será entregue.
- Processos Definidos: Uma empresa que desde sua essência tenha processos definidos que inicie mapeando sua escola, criando planos de ação para serem executados em conjunto e não só por você.
- Disponibilidade: Fale com clientes, veja se a contabilidade está sempre disponível para tirar as suas dúvidas e a de seus funcionários, verifique se tem um canal direto para que possam fazer consultas, se disponibilizam atendimento pelos principais canais de atendimento como e-mail, WhatsApp ou plataforma.
“Com esses cuidados, os gestores garantem não apenas uma contabilidade eficiente, mas uma parceria estratégica humanizada e experiente!”, finaliza. (RP)
Saiba mais:
Ricardo Souza – atendimento@direcionalescolas.com.br