O ditado popular “a primeira impressão é a que fica” também deve ser levado em consideração para preparar a reunião de pais do início do ano. É neste momento que a escola tem a oportunidade de alinhar as suas expectativas com as dos pais, apresentar as novidades e, principalmente, explicar como será o processo de aprendizagem que ocorrerá ao longo do ano.
Importante: O primeiro contato das famílias com os colaboradores da instituição propicia o início do processo de fidelização que influenciará diretamente nos resultados das rematrículas.
Como todo bom evento, a escola precisa seguir um checklist e prestar atenção em cada detalhe:
Primeira Etapa – Divulgação
- Use as estratégias de endomarketing integrado para convidar os pais (circular, web, cartaz ou banner, post, WhatsApp, agenda eletrônica…);
- Acompanhe as inscrições e ligue para cada família que não se inscreveu. Insista e reafirme a importância da sua presença;
- Para aumentar o quórum, associe o convite a uma atividade que necessitará da interação entre a família e o aluno, e que seja finalizada no evento.
Segunda Etapa – Momento relacional
- Decore toda a escola com os trabalhos dos alunos;
- Capriche no coffee break;
- Apresente os colaboradores novos;
- Use recursos multimídia;
- Apresente e exponha as empresas parceiras, como material didático, agenda…
- Faça uma roteirização – mostre as instalações.
Terceira Etapa – Objetivo e assuntos abordados
Apresentar:
- O foco no acolhimento e atendimento individualizado;
- Proposta pedagógica, metodologias, disciplinas e ferramentas de apoio;
- Proposta e valores da instituição;
- Direitos e deveres – Quais as responsabilidades dos pais e da escola. Entregar o MANUAL DA FAMÍLIA;
- Diferenciais da escola em relação ao mercado;
- Quais as novidades para 2023;
- Apresentar os colaboradores. Enfatizar a qualidade, a formação e o programa de capacitação do corpo docente.
DICA: Uma sugestão interessante é propor que os pais vivenciem um curto período de uma aula para compreenderem o processo de ensino-aprendizagem. Após a vivência, é pertinente uma pequena explicação técnica.
Quarta Etapa – Abra um espaço para que as famílias possam ter a primeira conversa com seus professores. Certifique-se de que o corpo docente esteja preparado para falar com os pais.
Quinta Etapa – Fechamento – Finalize com um checklist os principais pontos abordados para ordenar e ajudar na formação da linha de raciocínio, entregue o manual do aluno para consulta e uma pesquisa de satisfação, que deverá ser preenchida na saída (segue sugestão), com o objetivo de aprimorar ainda mais a prestação dos serviços da instituição.
