Quando tudo faz parte da rotina diária, não há mais erros de previsões, gerando menos liberação do neurotransmissor dopamina* e, consequentemente, menos ansiedade. Com uma agenda de horários pré-determinados, conseguimos nos organizar melhor, e a chance de realizarmos nossas atividades aumenta. E não existe nada mais estimulante para o nosso cérebro do que a sensação de missão cumprida. Um dia no qual somos produtivos e conseguimos realizar a maioria das atividades que tínhamos proposto libera uma generosa dose de serotonina*, que nos motiva a acordar nos outros dias com vontade de trabalhar.
Por outro lado, a previsibilidade libera menos dopamina no cérebro e reduz a expectativa de que ocorra algo de bom e diferente. E é a dopamina que nos motiva a nos movimentar em busca do novo, de algo melhor.
O ideal é termos uma agenda com horários pré-determinados para nos organizarmos melhor e ficarmos menos ansiosos, e buscarmos satisfação em atividades que estejam relacionadas aos nossos propósitos e hobbies para nos mantermos felizes.
*A dopamina e a serotonina são neurotransmissores essenciais do sistema nervoso central que regulam humor, comportamentos e funções fisiológicas. A dopamina está ligada a recompensas e motivação, enquanto a serotonina regula humor, sono, apetite e outras funções. Desregulações nesses neurotransmissores podem contribuir para distúrbios neuropsiquiátricos. Ambos desempenham papéis complementares na manutenção do equilíbrio neuroquímico e no suporte ao bem-estar emocional e físico.
A importância da Agenda da Vida – Uma agenda bem utilizada possibilita que as pessoas saibam o que esperar a cada dia, o que aumenta a previsibilidade e a segurança no ambiente de trabalho.
Também permite que você se concentre em suas tarefas sem distrações desnecessárias. Isso leva a uma utilização mais eficiente do tempo, o que amplia a produtividade e, consequentemente, a rentabilidade da escola.
Para criar o calendário, sugerimos a utilização da Google Calendar, que é um serviço de calendário on-line oferecido gratuitamente pela empresa Google.
Para alcançar os resultados esperados, é importante seguir as orientações abaixo:
- Horários fixos – Inicie a montagem do calendário com as reuniões mais importantes e que não devem ser canceladas. A direção deve priorizar as reuniões com a coordenação, secretaria, financeiro e vendas. Enquanto que a coordenação tem que dispor de horários fixos para assistir às aulas que não precisam ser realizadas em todo o seu periódico. Algumas vezes, pode assistir ao início e, em outras, ao meio e ao fim das aulas.
- O ideal é que a periodicidade das reuniões seja semanal ou, no máximo, quinzenal. Porém, a escola pode começar com as análises mensais até conseguir se organizar.
- Depois das atividades importantes, acrescente as demais tarefas da sua semana.
- Deixe espaços para gestão de crise, atividades esporádicas e para relaxar.
- Anote as atividades e prioridades pessoais, como ir ao médico, dia da academia, para fazer um hobby e ligar para um amigo.
- Torne a planilha pública para que todos saibam a rotina dos líderes e tente evitar as interrupções.
Disciplina – No início, é normal ter dificuldade em cumprir as atribuições nos horários estabelecidos. Normalmente, realizamos nos primeiros meses cerca de 50% da programação, que melhorará com o passar do tempo quando os resultados positivos forem comprovados.
É muito raro cumprir todas as tarefas determinadas devido à ocorrência de atividades emergenciais, como uma conversa com um pai nervoso, uma demissão não esperada ou um problema particular. O ideal é atingir de 70% a 80% das metas.
Reuniões mais eficientes – Existem diferentes tipos de reuniões de acordo com os envolvidos, temas, necessidades e periodicidade. A seguir, as principais para as escolas:
| Tipo | Objetivo | Periodicidade |
| Reuniões de conselho | É importante que os mantenedores e diretores se reúnam para debater temas estratégicos e os assuntos que não devem ser discutidos junto aos colaboradores. | Semanal – Duração: 1h30 |
| Reuniões de supervisão | Exame cuidadoso e sistemático das atividades desenvolvidas, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as ações estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e alcançaram os resultados esperados.
Exemplo: entrar no sistema SIG Comercial e verificar cada um dos pós-atendimentos realizados na semana. |
Semanal – Duração: 30 minutos |
| Reuniões de gestão | Encontros periódicos de análise de desempenho e resultados, pauta e ata, feedback e demais acontecimentos da semana. | Direção com coordenação e líderes de setores – semanal
Coordenação com professores – de semanal até mensal Duração: 1h |
| Reuniões de projetos e funções orgânicas | Atividades circunstanciais, como eventos e projetos. Liste as atividades que necessitam ser realizadas durante determinado período, como festa do dia das mães, reunião de pais, pesquisa de satisfação etc. | Semanal ou quinzenal enquanto durar o projeto
Duração: 1h |
| Reunião Daily Scrum | Também chamada de Stand-up meeting, são reuniões que acontecem todos os dias pela manhã para alinhamento das atividades. | Diária – Duração: 15 minutos |
Para obter os resultados esperados nas reuniões de gestão, mantenha o horário agendado e limite o tempo de duração. Também evite os desvios e siga a ordem abaixo estipulada:
| Core business | Inicie a reunião com a avaliação das funções e tarefas, que irão mudar de acordo com o setor. |
| Análise do dashboard e KPIs | Verifique se as metas semanais ou mensais foram alcançadas, como número de pós-atendimentos, aulas assistidas, postagens nas redes sociais etc. Elogie o que foi positivo e corrija eventuais falhas. Este é o momento do feedback. |
| Ata e Pauta | Faça uma pauta e verifique se os combinados da reunião anterior foram realizados. É importante registrar em uma ata os principais tópicos discutidos. |
| Gestão de risco | Resolução de problemas que necessitam de ações imediatas. |
A importância da recepcionista – Tem o importante papel de filtrar as demandas dos líderes como entreposto entre as famílias e colaboradores e os líderes da instituição. Para que isso aconteça, alguns critérios devem ser seguidos:
- Listagem de horários – Entrada, almoço e saída dos líderes ajudam o 1º contato a ganhar tempo e impedem que o cliente descubra que, depois de esperar um tempão na linha, não será atendido porque a coordenadora está na hora do seu almoço.
- Entendimento e diferenciação – É imprescindível que a equipe de atendimento tenha acesso ao calendário dos líderes e seja instruída a saber distinguir se as questões são realmente emergenciais ou se podem ser postergadas.
- A mudança de conduta de não parar tudo para atender aos pais será mais facilmente compreendida se a recepcionista explicar que a pessoa requisitada está ocupada atuando diretamente em uma ação que beneficiará o seu filho.
- Retorno – É importante salientar que a coordenadora deverá, assim que estiver livre, ligar para a família. Para não ocorrer esquecimentos, sugiro a aplicação de um protocolo simples de ligação com checklist de verificação pela atendente.