Gestão de tempo: O grande vilão dos líderes educacionais

Quando tudo faz parte da rotina diária, não há mais erros de previsões, gerando menos liberação do neurotransmissor dopamina* e, consequentemente, menos ansiedade. Com uma agenda de horários pré-determinados, conseguimos nos organizar melhor, e a chance de realizarmos nossas atividades aumenta. E não existe nada mais estimulante para o nosso cérebro do que a sensação de missão cumprida. Um dia no qual somos produtivos e conseguimos realizar a maioria das atividades que tínhamos proposto libera uma generosa dose de serotonina*, que nos motiva a acordar nos outros dias com vontade de trabalhar.

Por outro lado, a previsibilidade libera menos dopamina no cérebro e reduz a expectativa de que ocorra algo de bom e diferente. E é a dopamina que nos motiva a nos movimentar em busca do novo, de algo melhor.

O ideal é termos uma agenda com horários pré-determinados para nos organizarmos melhor e ficarmos menos ansiosos, e buscarmos satisfação em atividades que estejam relacionadas aos nossos propósitos e hobbies para nos mantermos felizes.

 

*A dopamina e a serotonina são neurotransmissores essenciais do sistema nervoso central que regulam humor, comportamentos e funções fisiológicas. A dopamina está ligada a recompensas e motivação, enquanto a serotonina regula humor, sono, apetite e outras funções. Desregulações nesses neurotransmissores podem contribuir para distúrbios neuropsiquiátricos. Ambos desempenham papéis complementares na manutenção do equilíbrio neuroquímico e no suporte ao bem-estar emocional e físico.

 

A importância da Agenda da Vida – Uma agenda bem utilizada possibilita que as pessoas saibam o que esperar a cada dia, o que aumenta a previsibilidade e a segurança no ambiente de trabalho.

Também permite que você se concentre em suas tarefas sem distrações desnecessárias. Isso leva a uma utilização mais eficiente do tempo, o que amplia a produtividade e, consequentemente, a rentabilidade da escola.

Para criar o calendário, sugerimos a utilização da Google Calendar, que é um serviço de calendário on-line oferecido gratuitamente pela empresa Google.

Para alcançar os resultados esperados, é importante seguir as orientações abaixo:

• Horários fixos – Inicie a montagem do calendário com as reuniões mais importantes e que não devem ser canceladas. A direção deve priorizar as reuniões com a coordenação, secretaria, financeiro e vendas. Enquanto que a coordenação tem que dispor de horários fixos para assistir às aulas que não precisam ser realizadas em todo o seu periódico. Algumas vezes, pode assistir ao início e, em outras, ao meio e ao fim das aulas.
• O ideal é que a periodicidade das reuniões seja semanal ou, no máximo, quinzenal. Porém, a escola pode começar com as análises mensais até conseguir se organizar.
• Depois das atividades importantes, acrescente as demais tarefas da sua semana.
• Deixe espaços para gestão de crise, atividades esporádicas e para relaxar.
• Anote as atividades e prioridades pessoais, como ir ao médico, dia da academia, para fazer um hobby e ligar para um amigo.
• Torne a planilha pública para que todos saibam a rotina dos líderes e tente evitar as interrupções.

 

Disciplina – No início, é normal ter dificuldade em cumprir as atribuições nos horários estabelecidos. Normalmente, realizamos nos primeiros meses cerca de 50% da programação, que melhorará com o passar do tempo quando os resultados positivos forem comprovados.

É muito raro cumprir todas as tarefas determinadas devido à ocorrência de atividades emergenciais, como uma conversa com um pai nervoso, uma demissão não esperada ou um problema particular. O ideal é atingir de 70% a 80% das metas.

 

Reuniões mais eficientes – Existem diferentes tipos de reuniões de acordo com os envolvidos, temas, necessidades e periodicidade. A seguir, as principais para as escolas:

 

Tipo	Objetivo	Periodicidade
Reuniões de conselho	É importante que os mantenedores e diretores se reúnam para debater temas estratégicos e os assuntos que não devem ser discutidos junto aos colaboradores.	Semanal – Duração: 1h30
Reuniões de supervisão	Exame cuidadoso e sistemático das atividades desenvolvidas, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as ações estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e alcançaram os resultados esperados. Exemplo: entrar no sistema SIG Comercial e verificar cada um dos pós-atendimentos realizados na semana.	Semanal – Duração: 30 minutos
Reuniões de gestão	Encontros periódicos de análise de desempenho e resultados, pauta e ata, feedback e demais acontecimentos da semana.	Direção com coordenação e líderes de setores – semanal Coordenação com professores – de semanal até mensal Duração: 1h
Reuniões de projetos e funções orgânicas	Atividades circunstanciais, como eventos e projetos. Liste as atividades que necessitam ser realizadas durante determinado período, como festa do dia das mães, reunião de pais, pesquisa de satisfação etc.	Semanal ou quinzenal enquanto durar o projeto Duração: 1h
Reunião Daily Scrum	Também chamada de Stand-up meeting, são reuniões que acontecem todos os dias pela manhã para alinhamento das atividades.	Diária – Duração: 15 minutos

 

Para obter os resultados esperados nas reuniões de gestão, mantenha o horário agendado e limite o tempo de duração. Também evite os desvios e siga a ordem abaixo estipulada:

 

Core business	Inicie a reunião com a avaliação das funções e tarefas, que irão mudar de acordo com o setor.
Análise do dashboard e KPIs	Verifique se as metas semanais ou mensais foram alcançadas, como número de pós-atendimentos, aulas assistidas, postagens nas redes sociais etc. Elogie o que foi positivo e corrija eventuais falhas. Este é o momento do feedback.
Ata e Pauta	Faça uma pauta e verifique se os combinados da reunião anterior foram realizados. É importante registrar em uma ata os principais tópicos discutidos.
Gestão de risco	Resolução de problemas que necessitam de ações imediatas.

 

A importância da recepcionista – Tem o importante papel de filtrar as demandas dos líderes como entreposto entre as famílias e colaboradores e os líderes da instituição. Para que isso aconteça, alguns critérios devem ser seguidos:

• Listagem de horários – Entrada, almoço e saída dos líderes ajudam o 1º contato a ganhar tempo e impedem que o cliente descubra que, depois de esperar um tempão na linha, não será atendido porque a coordenadora está na hora do seu almoço.
• Entendimento e diferenciação – É imprescindível que a equipe de atendimento tenha acesso ao calendário dos líderes e seja instruída a saber distinguir se as questões são realmente emergenciais ou se podem ser postergadas.
• A mudança de conduta de não parar tudo para atender aos pais será mais facilmente compreendida se a recepcionista explicar que a pessoa requisitada está ocupada atuando diretamente em uma ação que beneficiará o seu filho.
• Retorno – É importante salientar que a coordenadora deverá, assim que estiver livre, ligar para a família. Para não ocorrer esquecimentos, sugiro a aplicação de um protocolo simples de ligação com checklist de verificação pela atendente.