Business intelligence na gestão das instituições de ensino

Os maiores empecilhos do crescimento das instituições de ensino são falhas de integração, comunicação e a falta de informações rápidas e certeiras, que resultam em erros, retrabalho e baixa produtividade. É nesta hora que o business intelligence (BI) pode ser um grande aliado. BI nada mais é do que ter processos inteligentes de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoração de informações. Tudo isso com o apoio de software, dando suporte para a tomada de decisões.

Muitas instituições têm enfrentado dificuldades para conseguir rentabilidade e crescimento. Mas vale lembrar que uma escola também é uma empresa. Por isso, tão importante quanto o projeto pedagógico, é a administração econômico-financeira. Saber administrar a escola é uma questão de sobrevivência, principalmente com o aumento da competitividade no mercado. Isso significa ter um planejamento com base na realidade da instituição, garantindo eficiência e, por consequência, o lucro para que a escola possa investir em seu próprio crescimento.

Neste momento em que o país passa por uma crise financeira, todos os setores são afetados. Faz-se necessário otimizar custos para equilibrar as contas. Não há segredo. É preciso evitar o retrabalho e entender quais são as áreas que têm demandado mais investimentos para que seja possível avaliar como reduzir as despesas. Sem uma ferramenta de BI tudo isso se torna extremamente complicado e a probabilidade de cometer erros são grandes.

A tecnologia nas salas de aula é um tema que vem sendo bastante discutido nos últimos anos. Contudo, a educação pode se beneficiar muito mais do que imagina destes recursos. Não apenas quando se trata do aprendizado dos estudantes, mas também a gestão escolar. Não é fácil conseguir rentabilidade e crescimento neste mercado. Por isso, automatizar o controle do pagamento das matrículas, aulas dadas pelos professores, o fluxo de documentos e tantos outros processos que fazem parte do dia a dia da organização escolar pode ser de grande valia para estas instituições. Mas mais do que isso, é preciso usar os dados disponíveis para gerar informações precisas.

No ambiente escolar, é possível utilizar o BI para a avaliação de informações dando apoio aos gestores. Qual professor é mais produtivo? Qual a matéria que os alunos têm maior dificuldade? Como está o fluxo de requerimentos na secretária? Esses são alguns exemplos de dados que o BI pode oferecer, entre muitos outros.

As notas dos alunos podem ser lançadas em um sistema on-line que funcione em dispositivos móveis, por exemplo. A tecnologia também permite controlar regimes de matrícula seriado e por disciplina e administrar o quadro de horários. Outro benefício é informatizar todo o fluxo de documentos na instituição. Todos estes dados utilizados em uma ferramenta de BI podem gerar dados e estatísticas mostrando qual o setor que está mais ágil ou o mais lento na emissão de documentos, entre diversas outras informações.

Outra forma de obter dados valiosos é realizar avaliações sobre a instituição com os públicos-alvo: alunos, pais de alunos, professores e outros públicos de interesse. É sabido que em tempos de crise é muito mais vantajoso para uma empresa manter os seus clientes do que conquistar novos. As pesquisas de satisfação ajudam a entender a percepção da imagem da empresa, o que pode ser melhorado e as principais qualidades. Estes dados trabalhados de forma inteligência podem fazer a diferença em momentos de recessão.

Muitas escolas são administradas por professores, ou pedagogos, que certamente têm know how em planos pedagógicos, mas não têm a visão estratégica necessária para tornar uma empresa lucrativa. Por isso, é importante estar atento ao mercado e acompanhando as tendências. O business intelligence como apoio na gestão é certamente uma delas.

*Por César Ricardo Corrêa, diretor Comercial da WAE –  empresa brasileira com 19 anos de mercado e especializada em solução de gestão para instituições de ensino