A Gestão de Processos em uma Escola de Alto Desempenho

Em uma escola de alto desempenho os processos de ensino-aprendizagem devem superar as expectativas, atingindo padrões realmente elevados. E, para isso, deve ter claro os seus objetivos estratégicos: longo prazo – para toda a escola; objetivos táticos: médio prazo – para segmentos ou unidades; e objetivos operacionais: curto prazo – para departamentos ou áreas; que devem ser alinhados com o mercado, com os sonhos, com os propósitos e com seus valores e, exaustivamente compartilhado, com todo o time.

Gosto de afirmar que uma escola de alto desempenho tem sua estrutura baseada em 4 pilares:

• Sonhos, propósito e valores claros e compartilhados;
• Pessoas de alta qualidade motivadas, alinhadas e felizes;
• Cultura de inovação consolidada;
• Objetivos estratégicos, processos e indicadores.

Para garantir sucesso na execução e nos resultados de alto desempenho todos os objetivos devem ser:

• Mensuráveis: todos os objetivos devem ser claros e tangíveis, pois só assim saberemos o quão perto estamos ou não de alcançar.
• Realísticos e desafiadores: os objetivos devem ser possíveis de serem alcançados e capazes de desafiar o time.
• Relevantes e motivadores: tem que fazer sentido para o sonho e propósito da escola e para todo o time envolvido, gerando impacto real e atendendo anseios pessoais.

A gestão baseada em processos e indicadores deve ser uma prática em escolas de alto desempenho. A AOG Consultoria Educacional realizou uma pesquisa nacional com escolas públicas e privadas para mapear o cenário de gestão de suas lideranças. A pesquisa foi respondida por mais de 1.600 escolas em todas as regiões do Brasil, com grande diversidade de tamanho e mensalidade média.

De todas as escolas que responderam a pesquisa, aproximadamente 64% fazem parte de um sistema de ensino e 36% utilizam livros didáticos. Sendo que 14% são parte integrante de uma rede.

Dentre as lideranças escolares, 26% atuam em todos os segmentos, desde o Ensino Infantil até o Pré-Vestibular, e 50% atuam desde a EI ao EM, sendo que 24% atuam em apenas um segmento: EF ou EM.

Um dos grandes desafios das lideranças que responderam a pesquisa é a gestão do tempo e a capacidade de priorizar entre o planejamento estratégico, as atividades operacionais e o constante “apagar de incêndios” do dia a dia.

Interessante observar que aproximadamente:

• 39% dos gestores investem grande parte do seu tempo executando tarefas operacionais, as quais poderiam ser exercidas pela sua equipe;
• 34% investem suas horas semanais de trabalho “apagando incêndios” do dia a dia;
• Apenas 11% das lideranças dedicam seu tempo ao planejamento estratégico de médio e longo prazos;
• Apesar de 16% dedicarem parte do seu tempo à formação e motivação de suas equipes diretas e indiretas, apenas 8% fazem isso de forma estruturada.

A pesquisa também levantou alguns dos principais processos de uma escola a correlação entre a relevância que o mapeamento apresenta para a gestão de alto desempenho e o quanto este mesmo processo está realmente mapeado e compartilhado com o time.

Interessante observar as diferenças coletadas entre a relevância dos processos e seus efetivos mapeamentos. O processo que teve a menor diferença é o processo de Avaliação e Notas, em que 86% dos entrevistados consideram de alta relevância seu mapeamento e 75% tem o processo devidamente mapeado, enquanto o processo de Indicadores Administrativos tem relevância de 97% versus 54% de mapeamento.

Tais processos são considerados muito importantes, pois envolvem significativamente a gestão escolar ao integrar todos os departamentos, como é o caso do Processo de Matrícula e Rematrícula, com alta relevância para 92% das escolas entrevistadas e apenas 42% afirmando ter este processo devidamente mapeado.

Aproximadamente 27% das escolas constantes dessa pesquisa não possuem controle sobre os principais processos pedagógicos e administrativos, e os 73% restantes apresentaram ter algum grau de controle. Pelas respostas coletadas, concluímos que 78% dos que mostraram, efetivamente, algum tipo de controle sobre os processos, têm o mapeamento e o controle abaixo de suas expectativas (31% insatisfeitos e 47% parcialmente satisfeitos).

Como podemos melhorar este cenário? Investindo em pessoas, em treinamentos e formações do time.

No próximo artigo vou me dedicar a uma reflexão sobre o Time de Alto Desempenho.

Espero ter despertado nos gestores escolares a importância do mapeamento dos processos e o uso de indicadores na gestões administrativa e pedagógica de suas escolas.