Guia para Gestores de Escolas

Cenários complexos, inadimplência e o estresse nas escolas. Vamos enfrentá-los?

“A visão do governo sobre a economia poderia ser
resumida em poucas frases curtas: ‘Se ela se
movimenta, taxe-a. Se ela continua se
movimentando, regule-a. E se ela para de se
mover, subsidie-a’” (Ronald Reagan)

Os cenários do Brasil contemporâneo repercutem em inúmeros desafios para os gestores educacionais e suas comunidades educativas. A palavra crise ganhou espaços em todos os ambientes sendo discutidas por pais e responsáveis, estudantes, professores, gestores e colaboradores. Como enfrentar esse momento?

Os recentes dados sobre a inadimplência levantados pela Serasa Experian retratam-na com o aumento de 26,7% no primeiro semestre se comparados com o mesmo período em 2014 nos segmentos do Ensino Fundamental e Médio. É hora de fazer mais com menos e, justamente, no segundo semestre, que é marcado por campanhas de renovação de matrículas, pagamentos de décimo terceiro e férias.

Uma coisa é certa no imaginário dos gestores: a necessidade de criatividade e planejamento estratégico para criar soluções e resultados positivos. É hora de captar novos alunos, fidelizar e negociar com as famílias que se encontram reféns de uma crise não somente noticiada, mas perceptível, em quase todos os mercados e segmentos da economia.

O processo de cobrança de mensalidades atrasadas feita diretamente pela escola causa grande constrangimento e, em muitos casos, em vez de resolver a questão, afasta ainda mais as famílias das instituições particulares de ensino. Com a mediação realizada pela arbitragem, realizada por profissionais com expertise neste segmento, os resultados se dão de maneira ágil, sem atrasar o calendário de matrículas e sem gerar perdas no processo cognitivo dos estudantes.

Para evitar o estresse relativo a inadimplência é importante que os gestores tomem providências como:

  1. Ampliar o acesso ao boleto bancário – criando canais diversos de comunicação para envio de lembretes sobre as datas de vencimento. Site, portal, SMS e e-mails;
  2. Enviar lembretes antes do vencimento – caracterizando as vantagens do pagamento em dia como descontos e facilidades na renovação da matrícula. O SMS ajuda muito neste procedimento;
  3. Manter os cadastros atualizados – atentando com a devolução de correspondências e e-mails que retornam por endereço errado. Nestes casos, entrar em contato por telefone com o responsável, atualizar a informação no sistema de gestão escolar e reenviando a correspondência ou e-mail;
  4.  Facilitar o pagamento de títulos em atraso – disponibilizar em diversos canais recursos para que os devedores consigam facilitar a geração da segunda via de boletos atualizados com data limite para pagamento;
  5. Comunicar-se com os inadimplentes – criar processos de comunicação através do envio de mensagens padronizadas de acordo com o tempo de vencimento das mensalidades.  Esse processo deve-se dar de acordo com a configuração do sistema de gestão escolar para que as mensagens sejam enviadas automaticamente, via SMS, e-mail ou aplicativo para smartphone;
  6. Renegociar com flexibilidade as mensalidades em atraso – Informar os inadimplentes sobre as diversas possibilidades de renegociação da dívida de acordo com a politica de gestão da instituição;
  7. Antes de qualquer ação consultar o departamento jurídico para lidar com a inadimplência de acordo com a legislação a fim de praticar formas saudáveis de recordar ao responsável pelo aluno que os pagamentos não estão em dia;
  8. Implantar práticas de prevenção para diminuir a inadimplência – realizando cadastro com duas pessoas responsáveis pelo estudante e checar toda a documentação de ambos para otimizar processos futuros de cobrança;

Em momentos de crise as lideranças necessitam usar suas técnicas refinadas para combater o estresse institucional e as ansiedades. Ferramentas como o diálogo e a comunicação assertiva não podem faltar. É hora de reinventar táticas e estratégias para motivar a equipe, desfazer boatos e ruídos pessimistas e ouvir. Criar espaços colaborativos para alavancar soluções nos processos e projetos desenvolvidos por todas as pessoas.

Simplificar é fundamental para combater o estresse. Problemas surgem o tempo na rotina das escolas e para enfrentá-los é necessária à formação continuada das equipes em torno de temas como: relacionamentos interpessoais, redução de custos operacionais, gestão por competências e habilidades socioemocionais e holocracia na governança corporativa. A convicção de que tudo tem haver com todos é extremamente pertinente para lidar com as crises de qualquer nível.

A gestão por boas práticas ajuda na flexibilidade diante dos procedimentos que geram tensões e estresse na ambiência escolar. O foco na clareza e transparência auxilia nos alinhamentos verticais e horizontais das equipes e dos resultados tangíveis e intangíveis. Com esses alinhamentos a gestão “toma as rédeas” das situações estressantes, recebendo feedbacks e rearticulam atribuições, reponsabilidades e decisões para curto, médio e longo prazo.

O plano de ação e negócios gera desconfortos, pois, podem resultar em cortes de pessoal que exigem pragmatismo, objetividade, estabelecimento de novas prioridades e revisão de tarefas para a resolução de problemáticas que foram procrastinadas e geram estresses. Para tanto, os critérios para realizar diagnósticos dos cenários complexos, exigem um olhar experiente, rigoroso e propositivo.

Os gestores que mais obtém sucesso são aqueles que sabem dialogar e delegar nos momentos estressantes para colaboradores com habilidades de analisar, programar e implementar soluções com perseverança e comunicabilidade.  Em cenários complexos, todos devem estar implicados em reduzir custos, aumentar a produtividade, melhorar a experiência e satisfação dos clientes (estudantes e responsáveis) e incrementar o lucro que faz a escola sobreviver como negócio e empresa.

As escolas são espaços de aprendizagens e gerenciamentos de conflitos. Essa é uma lição difícil e estressante, mas não impossível de aprender. Cabe aos gestores reprogramar pensamentos errôneos, ajustar o foco das equipes e promover resiliência da comunidade educativa. Nos cenários complexos é preciso harmonizar enfrentando prazos, preços e praças com congestionamentos e dias sobrecarregados.

Nem sempre a legislação esta do lado de quem tem de alavancar soluções e gerir números que às vezes não fecham. Precisamos conversar mais, sobre inadimplência, crise e soluções coletivas com pais, professores, colaboradores, autoridades e com a sociedade. Escolas particulares precisam de receitas e despesas equilibradas em um país em recessão técnica. Vamos enfrentar esses problemas juntos? Temos realizado muitos diálogos proveitosos pela Causa/Movimento Educação é o Alvo com gestores educacionais. Vamos conversar?

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