Dica — Eventos & Formaturas: E que venha a festa!

Matéria publicada na edição 96 | Março 2014 – ver na edição online

Dias árduos, matérias a estudar, provas, tensão. Chegar ao final de um ciclo escolar não é fácil, por isso merece ser comemorado. E sempre que algo merece comemoração, desejamos que seja de maneira especial ao lado de familiares e amigos. E para que este momento seja marcante é necessário planejar com antecedência e ter boa assessoria de empresas idôneas.

Lucia Helena Pomarico, diretora de eventos do Colégio Joana D’arc, situado na Capital Paulista, bairro do Butantã, conta que os alunos, por mais modernos que sejam, acabam preferindo os moldes tradicionais da colação de grau. Nos meses próximos ao dia do evento, eles começam a fazer seus preparativos. Escrevem seus discursos para as homenagens, escolhem o figurino para a festa e no grande dia se acabam em lágrimas na hora da homenagem aos seus pais. E para que tudo saia conforme o desejado, é importante fazer o planejamento com antecedência como comenta Doroteia Bartz, Coordenadora do Ensino Médio do Colégio Humboldt, em Interlagos “A formatura deve ser planejada desde o início do ano. A classe deve eleger uma comissão de formatura e os pais dos alunos também devem auxiliar de alguma forma. A formatura deve ser planejada com muito diálogo entre os coordenadores e a comissão de formatura. No Colégio Humboldt, grande parte dos alunos participam desta preparação. Os alunos se organizam para arrecadar dinheiro para a formatura. Para isso, realizam a venda de doces e salgados na instituição, durante o ano inteiro; elaboram escalas para definir, a cada dia, quem deve trazer os alimentos e quem deve realizar a venda; vendem ingressos para a festa junina da instituição, entre outras ações. Isso para a realização da cerimônia de entrega dos diplomas e para um coquetel”. Ela ainda diz que se deve pensar sobre o objetivo deste encerramento, o que se quer atingir com este encerramento e ter cuidado para não tirar o foco dos estudos. O ideal é ter um bom planejamento, prevendo todas as atividades que devem ser realizadas no decorrer do ano para atingir todos estes objetivos.

Janaina Gallo Costa, formada em psicologia Coordenadora do fundamental 2 do Colégio Nossa Senhora Aparecida enfatiza a importância da participação dos alunos nos preparativos da cerimônia “Aqui no colégio temos uma forma muito conjunta de fazer essa cerimônia, Como é um momento de finalização de curso colocamos os alunos como integrantes desse momento, eles querem relembrar, retomar aquele, momento, e por isso damos muita voz a eles. Eles montam o evento junto com a escola. Ano passado tivemos alunos que tocaram e cantaram na cerimônia. A cerimônia não tem algo muito padronizado, mas sempre fazemos uma retrospectiva. Os textos que os alunos falam para os pais, professores e diretores são eles mesmo que fazem, nós só aprovamos. Eles participam junto com escola na organização para esse evento”.

Se o planejamento é importante, primordial é escolher fornecedores idôneos que auxiliem nos preparativos. Sigam essas dicas:

1 – Cotar com, no mínimo, 3 fornecedores;

2 – Verificar se a empresa de eventos fornece pacotes que incluem fotógrafos e filmagem, beca e canudo, cardápio, serviço de garçom, decoração, música, convites, local do evento e demais. É necessário conferir todos os itens oferecidos no pacote;

3 – Procurar referencias a respeito da empresa a ser contratada para que feche negócio com segurança. É recomendado pedir uma certidão negativa no Procon para que fique comprovado a ausência de reclamações contra este fornecedor;

4 – Ler e reler os contratos, pois neles deverá constar tudo o que foi contratado de maneira específica. Atentar aos detalhes dos itens contratados e eventuais multas contratuais.

5 – Tudo deve ser apresentado com clareza à comissão de formatura, aos pais e alunos.

Essas dicas são importantes como reitera a Pedagoga Fátima Regina Tavares Carneiro Lopez “Os estudantes, quando montam a comissão, consideram a referencia da empresa o mais importante. A primeira coisa que eles fazem quando têm uma opção de empresa é ir atrás de ex-alunos e pais que participaram das festas feitas por essas empresas e perguntam o que eles acharam, se vale à pena. Uma empresa que há dois anos fez uma festa em que pais e ex-alunos não gostaram veio oferecer o serviço para os alunos, eles até ouviram o que ela tinha a dizer, mas o que eles consideram mesmo é o que os pais e ex-alunos dizem que foi bom ou não”.  Portanto, buscar referencia é muito importante para evitar problemas na execução do evento. Atentos às dicas, agora é só seguir o planejamento e cair na farra.

Saiba mais:

Lucia Helena Pomarico   [email protected]

Doroteia Bartz   [email protected]

Janaina Gallo Costa   [email protected]