Dicas – Formaturas

Matéria publicada na edição 08 | setembro 2005 – ver na edição online

Momento especial e sem dores de cabeça

A formatura é uma ocasião mágica para os estudantes, a celebração de uma marcante passagem da vida. A festa deve ser inesquecível, mas pelas boas lembranças… Quem fica responsável pela coordenação deste tipo de evento tende a ter muita dor de cabeça. Por isso, vale a pena contratar os serviços de uma empresa especializada.
“Um evento com esta proporção merece um tratamento profissional, de quem tem know-how para administrar tantos detalhes”, afirma Carlos Enrique Garcia, coordenador de eventos do Colégio Magister. Ele relata algumas dicas úteis para evitar problemas.
Em primeiro lugar, dedique especial atenção ao buffet. A boa qualidade dos alimentos e bebidas e o serviço atencioso são a chave do sucesso de uma festa. O local também merece cuidado na escolha. Deve ser funcional e adequado para o evento, com segurança externa e controle interno, evitando acontecimentos desagradáveis ou acidentes.
Entre as questões polêmicas, que devem ser negociadas com cuidado e habilidade junto aos alunos, destacam-se a permissão ou não de bebidas alcoólicas e os trajes a serem adotados. É importante lembrar que a formatura é um evento familiar e que, apesar de festivo, também é uma ocasião solene. Deve prevalecer o bom senso. “O planejamento favorece um clima democrático e estimula a interação da escola, alunos e familiares”, explica Carlos.
Confira ainda as orientações da Fundação Procon-SP para a contratação de uma empresa especializada na organização de formaturas e passe para a comissão de formatura:
• Na negociação dos termos do contrato, observe fatores como levantamento de preços, ponderando as vantagens de cada empresa. Vistoria dos locais, prova de cardápio e visita a algum evento promovido pela empresa podem ajudar na escolha.
• No contrato devem constar a identificação da comissão de formatura e de cada formando, além de informações detalhadas como data, horário, local, cardápio, decoração, número de convites e mesas e o nome e repertório da banda musical contratada.
• O local não pode ser trocado de uma hora para outra. Se isso for previsto em contrato, a substituição deverá ser por outro da mesma categoria. Não esqueça de estipular os preços de cada item, as formas de pagamento, o número de parcelas e encargos por atraso.
• Fotos e filmagem merecem um item específico, mencionando a permissão ou não do uso de equipamento próprio e se será aceita a recusa do álbum ou a escolha de um número mínimo de fotos.
• Os critérios para o cancelamento do contrato e a restituição da quantia paga precisam estar claros. É abusiva a cláusula que estipular a perda total dos valores, mesmo para o aluno reprovado.
• Finalmente, antes de assinar o termo de adesão, leia com atenção todas as cláusulas do contrato.

Na próxima edição, leia Dicas sobre Relógio de ponto.