Inadimplência e cobrança: Estratégias para a gestão financeira

Diariamente, a administração escolar enfrenta adversidades variadas que afetam diretamente a gestão de uma instituição de ensino. E se mantivermos o olhar em nossa realidade, podemos localizar uma problemática que atinge, cada vez mais, as escolas de ensino privado no país: a inadimplência. Em tempos econômicos difíceis, que impactam negativamente todas as áreas, inclusive a educação, é preciso acionar um conjunto de estratégias efetivas que minimizem os efeitos negativos no fluxo financeiro da escola.

Na prática, é fundamental que o/a gestor/a escolar conheça o seu próprio negócio, reveja os seus planejamentos financeiros, estabeleça um controle estruturado de entradas e saídas, e tenha um conhecimento real do quanto a instituição “suporta” ter de inadimplência. De modo geral, a gestão financeira deve ser analisada de forma cautelosa, a fim de reduzir ao máximo os impactos significativos que as finanças podem ressoar na gestão escolar como um todo.

Mycal Stival Faria, advogada e especialista em recuperação de crédito escolar, nos conta que os efeitos da inadimplência podem reduzir o fluxo de caixa, dificultar a administração escolar, impactar na relação com fornecedores, afetar diretamente as atividades da instituição e a qualidade do serviço prestado ao aluno, diminuição de melhorias e investimentos, aumento do índice de evasão escolar, redução no número de matrículas renovadas e, “em casos mais graves, a escola pode ter problemas em arcar com contas básicas, incluindo a folha de pagamento dos colaboradores, podendo chegar a um estado tão devastador que a escola precisa decretar falência”.

COMO CONTROLAR A INADIMPLÊNCIA?

De acordo com a especialista, o primeiro passo para combater a inadimplência escolar é organizar uma listagem atualizada de todos os alunos que estão inadimplentes. Também é indicado que a instituição tenha um contrato de prestação de serviços educacionais que especifique os prazos e as condições de pagamento e resguarde, caso seja necessário, recorrer a alguma medida legal.

“Com base nisso, sem dúvida o ponto mais importante é que a instituição tenha uma assessoria 100% educacional que a oriente em todas as demandas da instituição, principalmente no que se refere a matrícula, contratos, treinamento de equipe e controle da inadimplência. Dessa forma, serão criados estratégias e canais de comunicação que priorize o diálogo e a adimplência dos pais e responsáveis”, reforça Faria.

Para Lígia Conceição Carneiro Pimenta, diretora financeira de uma plataforma de gestão financeira escolar, é primordial que a escola conheça sua inadimplência – e, inclusive, a inadimplência como um dos seus principais indicadores. A partir desse dado coletado e monitorado, o indicador da inadimplência fará parte da projeção do fluxo de caixa da escola. “Com isso, a escola passará a conhecer o perfil dos inadimplentes e, então, a estabelecer estratégias de cobrança diferentes para cada perfil da família inadimplente”.

“Eu classifico os inadimplentes em quatro perfis: o que não paga porque esquece; o que não paga porque teve algum problema familiar que impactou o orçamento naquele mês ou período; os que não pagam porque são sonhadores e assumem mensalidades que não cabem no orçamento; e por último, os que não pagam porque gostam de não pagar. Para cada perfil a escola terá que ter uma estratégia distinta de cobrança e de negociação”, exemplifica a diretora financeira.

COMO DEVE SER O PROCESSO DE COBRANÇA?

As estratégias adotadas no processo de cobrança devem ser claras, preventivas e resolutivas, mediadas por meio de uma régua de cobrança específica para instituições de ensino. De acordo com a advogada e especialista Mycal Stival Faria, o processo preventivo pode ser trabalhado a partir de três abordagens: treinamento dos funcionários quanto em relação a legislação (para evitar indenizações por abuso na cobrança); um criterioso processo de matrícula; e uma régua de cobrança bem elaborada – com a rotina da cobrança que antecedem o vencimento (lembrete), no vencimento (lembrete) e ainda um dia após o vencimento.

“Quanto mais rápido começar a cobrar, maiores serão as chances de receber. ​Afinal, quem um devedor paga primeiro? Aquele que mais o incomoda”, afirma Faria. “Então, não tenha o mínimo pudor em incomodar. Mesmo que o inadimplente não goste, ele saberá que esse é o procedimento previsto na política de cobrança da instituição”, acrescenta.

Para complementar, Lígia Conceição Carneiro Pimenta reforça que o processo de cobrança deve ser contínuo e eficiente, mas também próximo das famílias, oferecendo alternativas de pagamentos que atendam a capacidade de pagamento de cada família e que contemple todos os perfis de inadimplentes.

“A comunicação preventiva e bem feita pode solucionar uma parte da inadimplência, mas a oferta de meios de pagamentos dará mais condições para que as famílias honrem o pagamento das mensalidades pontualmente, bem como negociarem as mensalidades em aberto”, destaca a diretora financeira. Contudo, ela diz, sempre existirá na listagem de inadimplentes perfis que não pagam porque gostam de não pagar. Para este perfil, “muitas vezes se impõe uma necessidade de negativação e/ou judicialização”, completa Pimenta.

CONTRATAR UMA EMPRESA ESPECIALIZADA OU TER UM DEPARTAMENTO DE COBRANÇA?

A diretora financeira compara o departamento de cobrança de uma escola com um time de futebol. “Imagine se não tivéssemos cada membro do time estrategicamente alocado com suas habilidades para o objetivo final, que é o gol? Seria um caos”, reflete Pimenta. Certamente, a principal tarefa de uma escola não é realizar cobrança, mas sim promover o acesso ao conhecimento, aos campos de saberes, fomentar o desenvolvimento integral de cada estudante e oportunizar transformações ao longo de toda a trajetória escolar. “É esse gol que precisa ser emplacado todos os dias”, diz.

“Por isto, defendo que toda atividade que não seja fim, esta atividade pode ser terceirizada e a cobrança é uma delas. Contar com mais eficiência na gestão da cobrança pode reduzir a inadimplência e a evasão escolar de modo significativo”, explica a diretora.

Outro fator benéfico em terceirizar a área de cobrança da escola é a relação estabelecida entre a empresa e pais e/ou responsáveis. Segundo a advogada e especialista Mycal Stival Faria, a empresa especializada sabe utilizar “os gatilhos próprios para entrar em contato com os responsáveis financeiros sem que a escola perca alunos, já que é alheia a qualquer tipo de relação que o gestor tenha com o cliente, o que facilita o recebimento”.

A contratação de uma empresa especializada em gestão escolar – que apresente soluções para a inadimplência da instituição – surge como um dos caminhos eficazes para gestores/as. Além de otimizar todo o processo de cobrança e a gerência da inadimplência, o trabalho será realizado por profissionais treinados, que acionarão métodos direcionados para o público escolar. Nesse sentido, o processo de terceirização torna-se uma ferramenta eficaz para mitigar os impactos de uma escola com índices alarmantes de inadimplência. (RP)

 

Saiba mais:
Lígia Conceição Carneiro Pimenta – [email protected]
Mycal Stival Faria – [email protected]