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Guia para Gestores de Escolas

Matrículas 2022: saiba como otimizar seu tempo e reduzir custos

Como anda o planejamento da sua escola para as matrículas 2022? Seu processo de captação de alunos é consistente? A renovação das matrículas pode ser feita de forma fácil? Já identificou maneiras de otimizar o tempo da sua equipe e dos pais e, ainda, reduzir os altos custos que a escola tem durante esse período?

Se você ainda não fez esse diagnóstico em seu processo de captação de alunos até a matrícula, é hora de parar para pensar nisso. 

A cada novo ano letivo é necessário fazer uma análise do que foi positivo e pode continuar sendo aplicado na escola ou o que de fato precisa de melhoria. Seja na forma de captar alunos, gerenciar a instituição ou até mesmo no método usado para realizar a matrícula. 

Em meio a tantos processos necessários em uma instituição, uma das atividades que merece muita atenção, planejamento e inovação é o período de matrícula. 

Partindo da ideia que sempre é preciso fazer um comparativo com os anos anteriores, pense agora em como tem sido feita a captação de novos alunos e a matrícula em sua escola:

  • Para captar novos alunos, têm investido no digital?
  • Registra as informações de potenciais alunos em cadernetas?
  • A matrícula ainda é feita de forma manual?
  • Filas de espera dos pais na escola ainda são formadas?
  • Demora mais que 10 minutos para realizar a matrícula de um novo aluno?
  • A renovação da matrícula ainda requer documentos impressos? 
  • É necessário realizar investimento com equipe extra?
  • Tem dificuldade em saber quem procurou informações sobre a escola?

Se a maioria das suas respostas forem sim, então, é necessário repensar a forma como está sendo realizada a captação de alunos e a matrícula em sua escola, pois você deve estar tendo gastos desnecessários. 

Identificamos 4 soluções que são ideais para este processo e, que quando aplicadas podem trazer melhores resultados. Se você quer saber quais são, continue lendo este material! 

Monte uma estratégia para captar alunos no digital

Para ter um maior número de potenciais alunos interessados em se matricular na sua escola, você precisa montar estratégias de captação para o digital. Precisa ser visto de diferentes formas e em diferentes canais. 

Por isso:

  • Defina sua meta e orçamento

– Defina o total de alunos que deseja captar e o valor do investimento para isso.

Na prática: Com base no valor da mensalidade cobrada, defina uma porcentagem para investir no processo de captação. Por exemplo: se a mensalidade é R$ 1.000, direcione 20 ou 30% do valor para captar um novo aluno. 

  • Identifique a persona

– Identifique quem é seu público alvo e o que ele deseja. O perfil do público que você irá trabalhar influenciará nos canais escolhidos, no tom de linguagem usada e nas ações planejadas.

  • Construa seu funil

– É preciso planejar e construir qual será o caminho, a jornada que o potencial cliente irá percorrer para que lhe veja e chegue até você. Monte páginas de captura, recompensas digitais, fluxos de e-mails, formas de atrair e aproximar as pessoas com algo de valor para a sua persona.

Na prática: Ofereça informações, conteúdos e benefícios para influenciar a tomada de decisão como: eventos; posicionamento da escola durante o ensino híbrido, conquista de medalhas em olimpíadas de conhecimento, lista de transmissão de atualizações pelo WhatsApp.

  • Escolha os canais de aquisição

– Você precisa analisar e escolher os canais por onde atraí-lo no digital, seja em mídias sociais, anúncios patrocinados e inbound marketing.

Na prática: Atrair alunos e pais que ainda não são da escola com bonificações por meio da

publicidade online, blog, e-book, vídeos, podcast, informativos em geral. Converter com uma visita virtual ou presencial através desses materiais e encantar possíveis clientes com os diferenciais da escola vivenciados durante o ano.

  • Acompanhe a gestão da conversão

– Faça um levantamento dos canais que estão dando retorno e veja o que pode ser melhorado para otimizar a comunicação e reduzir o número de gargalos no processo.

  • Mantenha um fluxo de nutrição

– Use o e-mail e redes sociais para manter o contato com o cliente em prospecção e mostre porque ele deve concluir a matrícula. Compartilhe vídeos mostrando a estrutura, ofereça condições especiais de pagamento e fale sobre o que a escola tem a diferenciar das concorrentes. 

Além disso, você pode contar com ferramentas que organizem as informações captadas, que identifiquem as melhores oportunidades, conheça as preferências, os melhores canais  e mensagens para atingir e segmentar clientes. 

Se você quer um material completo para colocar em prática, junto com sua equipe, as estratégias de captação de aluno e saber como pode otimizar suas matrículas baixe agora este infográfico!

Tenha uma ferramenta de matrícula online

Assim como você fez seu processo de captação de alunos no digital é importante investir em uma ferramenta que auxilie na matrícula para que ela seja feita online.

Já imaginou perder alunos porque seu processo de matrículas ainda é muito burocrático e demanda muito tempo dos pais?

Durante o período de matrículas, muitas escolas sofrem com aumento de custos, tempo indeterminado para a finalização do processo que ainda é manual, além da imprevisibilidade de receita. 

Quando não bem estruturados, fatores como esses podem ser decisivos para um menor número de matrículas, maior gasto de tempo e custo, além da falta de uma garantia financeira.  

Por isso, investir em uma ferramenta que faça a matrícula online é a melhor opção, pois com ela é possível: 

  • Cadastrar novos alunos

– Por meio de um formulário, disponibilizado virtualmente, os pais preenchem todos os dados pessoais e  com apenas um clique enviaram para análise da escola. 

  • Renovar matrícula

– É possível realizar a renovação seguindo passos simples, não havendo a necessidade de enviar novamente a documentação exigida no ato da matrícula. 

  • Enviar arquivos

– Os responsáveis podem enviar virtualmente toda documentação exigida pela instituição.

  • Realizar matrículas específicas

– Matrículas em disciplinas, cursos e atividades extracurriculares oferecidas pela escola também podem ser realizadas ainda por meio do sistema.

  • Reservar vagas

– O sistema garante a vaga para os alunos que cursaram um determinado esporte no período anterior, deixando a inscrição reservada. 

  • Controlar da fila de espera

– Quando se esgotam as vagas para determinada disciplina ou atividade extra, os alunos podem continuar se inscrevendo na turma, mas, sabendo que estão na suplência.

  • Pagar de forma simplificada 

– De forma simples, o responsável pode selecionar o plano de mensalidades que irá pagar e ainda é possível escolher um serviço adicional para ser pago, como, taxa de agenda, fardamento, etc.

Automatize os contratos

Para facilitar ainda mais, a validação da matrícula pode ser confirmada com um processo simples, por meio da assinatura eletrônica. 

Facilitando e otimizando tanto a rotina da instituição, quanto a dos responsáveis, com a assinatura eletrônica a escola realiza o processo de matrícula totalmente digital e de forma rápida. 

Investir em assinatura eletrônica facilita o fechamento dos contratos, pois os pais não precisarão ir até a escola assinar toda a documentação e aumenta as possibilidades de um maior número de matrículas feitas. 

Facilite o pagamento

É comum que muitas escolas ainda tenham inseguranças no que diz respeito ao financeiro. Será que os pais irão conseguir realizar o pagamento nas datas previstas? Como posso ter uma segurança financeira? Esses são uns dos questionamentos feitos pelas escolas, principalmente no período de matrícula, que é a porta de entrada do aluno na escola. 

Por isso, é muito importante oferecer diversas formas de pagamentos e sem dúvidas, o pagamento online, via cartão ou por meio de parceiro garantidor de receita mensal, como isaac. 

Com ferramentas que oferecem esse tipo de processo é possível evitar e combater a inadimplência, pois a partir do momento em que os pais têm a possibilidade de efetuar pagamentos com o cartão, o valor investido fica assegurado. 

Dessa forma, a instituição pode se programar, em relação aos gastos da escola, durante todo período acadêmico.

Se você quer ter melhores resultados nas matrículas 2022, essa é a hora de investir em ferramentas que otimizem o tempo da escola e reduzam os custos gerados pelo processo de matrícula.

Algumas empresas oferecem esses tipos de ferramentas, uma delas é a nossa parceira Activesoft, especializada em software para gestão escolar que otimiza o acadêmico e o financeiro das escolas de todo o país.

Assim, ao pensar nas matrículas 2022 invista na captação digital de novos alunos, priorize um ter um sistema para fazer as matrículas online, possibilitando que as assinaturas do contrato sejam eletrônicas e ofereça diversas formas de pagamento, principalmente por cartão, para assegurar o recebimento financeiro. 
Para saber mais sobre soluções que com certeza podem te ajudar em todos os processos acima, clique aqui!

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