Produtividade e eficiência

Segundo a teoria da seleção natural de Charles Darwin, a espécie com melhor adaptabilidade tem mais chances de sobreviver às mudanças de grande magnitude, como a alteração do clima ocorrida em nossa pré-história que ocasionou o desaparecimento dos dinossauros e a ascensão dos mamíferos. Atualmente, passamos por mais uma fase de grandes transformações e a premissa é a mesma. As empresas arcaicas, pesadas, lentas nas tomadas de decisões e apegadas ao passado correrão mais riscos que as modernas, enxutas e atentas ao seu redor.

Neste cenário em que o cliente está empobrecido e a concorrência mais aguerrida, é imprescindível aumentar a eficiência da prestação de serviço e buscar, de forma contínua, a melhora na produtividade da equipe.

Segundo a literatura, PRODUTIVIDADE é o nome que damos às tentativas de descobrir a melhor forma de usar nossa energia, intelecto e tempo conforme tentamos obter recompensas mais significativas com o menor esforço possível. Isto é, fazer mais e melhor para conseguir algo, gastando menos energia.

Diferente do que se imagina, a maior disparidade de desempenho ocorre muito mais nos cargos de direção e coordenação do que nos cargos intermediários, como professores, e nos operacionais, como os de manutenção e limpeza.

Em um estudo citado na Harvard Business Review, os colaboradores de melhor desempenho em cargos de baixa complexidade, como a equipe de limpeza, se mostram aproximadamente três vezes mais produtivos do que os de pior desempenho. A oscilação aumenta para doze vezes entre os melhores e piores desempenhos quando os cargos são intermediários, categoria em que se enquadram os professores. E nos cargos de alta complexidade, como coordenadores, diretores e mantenedores, a diferença entre as pessoas de melhor e pior desempenho fica acima dos três dígitos.

Este panorama faz sentido pela produtividade estar relacionada diretamente às práticas de gestão que representam o ato de alcançar um objetivo específico por meio de um plano organizado, com uma equipe motivada, treinada e monitorada periodicamente por intermédio de reuniões e ferramentas de apoio.

Os cargos intermediários e operacionais, por mais rarefeito, sempre recebem algum tipo de gerenciamento, enquanto os mantenedores e diretores acham que não devem ser gerenciados por estarem no topo da cadeia empresarial, mas esquecem que as famílias exercem uma forma de gestão cujo feedback do trabalho ocorre somente no momento da efetivação ou cancelamento da rematrícula.

No Brasil, pode ser considerado ofensivo o fato da direção desejar gerenciar seus coordenadores. Já escutei uma coordenadora dizer depois da implantação do programa da Rabbit que a direção não confiava mais em seu trabalho. O erro ocorre na interpretação da palavra: gestão tem como essência buscar a melhora na produtividade e eficiência de forma contínua e não é sinônimo de fiscalizar ou desconfiar da capacidade de uma pessoa.

Da mesma forma, um coordenador não conseguirá gerir uma equipe de professores sem reuniões de monitoramento, acompanhamento em sala de aula e análise concreta de desempenho.

Uma gestão intuitiva do primeiro escalão criará uma cultura do empirismo que se alastrará para os demais patamares, resultando em um gerenciamento subjetivo e superficial.

 

Como implantar a cultura da gestão na instituição de ensino para melhorar a produtividade

Premissas básicas:

1 – A primeira ação para melhorar a produtividade é criar na liderança a cultura do essencialismo. O movimento essencialista, conhecido na América como empowerment, busca distinguir o vital do trivial. É uma abordagem disciplinar e sistemática para determinar o que realmente é imprescindível e precisa ser gerido pela direção. As outras atribuições devem ser delegadas ou eliminadas.

2 – Definir um responsável por ação/setor – É a pessoa encarregada de organizar os processos e enviar as planilhas de checklist para a direção, podendo executar a ação ou delegar para outro colaborador.

3 – Gestão de tempo – Somos uma cultura de pessoas que aceitam a ideia de que o que vale é a quantidade de horas trabalhadas, não importando o resultado produzido. Duas estratégias simples podem melhorar, de forma significativa, a gestão de tempo:

 

• 3.1. Aprenda a dizer não: Apesar de parecer num primeiro momento um tratamento personalizado, atender a todos imediatamente, a médio e longo prazos, impede qualquer tentativa de organização, pois cria uma cultura de atividades circunstanciais na qual os colaboradores não têm controle sobre seus afazeres, além de passar a sensação de falta de profissionalismo e de que o papel do diretor e do coordenador é atender ao professor e aos pais, e não educar os filhos.
• 3.2. Planilha de gerenciamento de tempo pública: Além de priorizar as atividades importantes, por estar exposta a todos os colaboradores, reduz a chance de o líder procrastinar, pois o obriga a fazer as atividades que não lhe agradam.

4 – Motivação e liderança – Uma das mais completas pesquisas sobre motivação realizadas até hoje e que elevou o patamar da Google como uma das melhores empresas para se trabalhar no mundo, o Projeto Aristóteles, chegou à conclusão de que para se formar um time com alta motivação as pessoas precisam:

• Acreditar que o trabalho é importante;
• Sentir que seu trabalho é pessoalmente significativo;
• Ter metas e objetivos claros;
• Ter funções definidas;
• Poder fazer escolhas – estar no comando dos seus atos (autonomia).