Software de gestão: Otimizando processos na gestão escolar

A tecnologia está presente em nosso cotidiano em variadas esferas. Conexões, aplicativos e ferramentas digitais são palavras-chave que adentraram em todos os espaços nos últimos anos, especialmente nos vários setores que compõem uma escola. As constantes mudanças na educação e na estruturação das instituições faz com que as escolas revisem seus formatos com maior frequência. Se em um passado não tão distante os recursos tecnológicos eram pouco implementados nas instituições de ensino, hoje a tecnologia se mostra como uma aliada em diversos processos da escola.

A partir de uma extensa lista de facilidades, entretenimentos e funcionalidades, os recursos das ferramentas digitais podem ser encontrados em salas de reuniões empresariais, grupo de jovens, em escolas especializadas, em imersões de práticas pedagógicas focadas em metodologias ativas, bem como nas áreas administrativa e financeira das instituições, que utilizam softwares de gestão com o intuito de otimizar os processos da gestão educacional.

BENEFÍCIOS

Com a presença cada vez mais significativa da tecnologia no ambiente educacional, a utilização de softwares torna-se imprescindível, permitindo a organização das atividades de forma rápida e eficiente. Roger Maurício, diretor de marketing de um sistema de gestão, afirma que “um bom software de gestão escolar é como um maestro: ele organiza, integra e dá ritmo à rotina pedagógica, administrativa e financeira da escola”.

De acordo com o especialista, um dos principais benefícios na adoção de um software é centralizar processos essenciais (como controle de notas, faltas, matrícula online, comunicação com as famílias e até cobranças automatizadas) em uma única plataforma. “Além disso, a tomada de decisão se torna mais estratégica, com acesso fácil a relatórios, históricos e indicadores. Isso significa menos tempo com planilhas e papéis, e mais foco no que realmente importa: a qualidade da educação e o relacionamento com as famílias”, explica.

Julio Jacovine, CEO de um sistema de gestão escolar, complementa dizendo que um software com facilidades direcionadas à gestão, pode impactar diretamente na diminuição da inadimplência e no aumento da eficiência dos processos administrativos da escola. “Nada supera a satisfação de ouvir um feedback de um parceiro nosso informando que diminuiu a inadimplência em 20% e até 50%!”, diz.

BUSCA POR SOFTWARES

Para os/as gestores/as que se interessam em contratar softwares para as suas instituições, a primeira indicação de Roger Maurício é: não escolha pelo preço, escolha pela entrega. “Nem sempre o mais barato trará economia — às vezes o barato sai caro”, diz o diretor de marketing. “Prefira sistemas que ofereçam suporte humano de verdade, que tenham histórico no mercado e que se adaptem à sua realidade escolar”, completa.

Outro ponto importante, sinaliza o especialista, é buscar soluções que não sejam engessadas. “Escolas são diferentes entre si, e um bom software precisa ser personalizável, atendendo desde escolas infantis até instituições de ensino superior. E por último: teste! Faça uma apresentação, entenda como o sistema funciona no dia a dia e avalie o suporte prestado antes de decidir”.

Julio Jacovine destaca que é importante realizar uma análise geral das funcionalidades do sistema, verificando se o sistema buscado oferece todas as soluções necessárias para sua escola, inclusive a emissão de boletos. “O importante é observar os processos da sua escola e se perguntar como eles podem se tornar mais eficientes. Depois, é necessário ver se o suporte técnico é presente, pois ao contratar um sistema de gestão, seus processos internos podem precisar ser ajustados e o suporte faz toda a diferença nessas horas!”, indica.

CONTRATAÇÃO DO SERVIÇO

O período indicado para solicitar e contratar os serviços tecnológicos de software são nas proximidades das férias escolares, ou seja, o ideal é que a escola inicie essa transição/implementação antes do início do próximo ano letivo – entre setembro e dezembro é o melhor momento, diz Roger Maurício.

“Esse período é crucial para implementar processos como rematrícula online, matrícula de novos alunos, preparação de diários digitais, turmas e boletins, entre outros. Mas a verdade é que qualquer momento pode ser o certo — desde que a escola esteja pronta para mudar. O mais importante é não adiar a transformação digital e continuar enfrentando os mesmos gargalos ano após ano”, destaca o diretor de marketing.

IMPLEMENTAÇÃO

“Acreditamos que tecnologia boa é aquela que não complica — simplifica”, conta Roger Maurício. Com isso, o processo da implementação deve ser simplificado e os treinamentos para a sua utilização devem contemplar todos/as os/as funcionários/as. “A implementação não é um obstáculo. É o começo de uma nova fase para sua escola: mais organizada, conectada e focada no que realmente importa — a educação”, assegura.

Na implementação trabalhada pela empresa do diretor de marketing, o sistema escolhido pode ser habilitado pela escola de forma rápida e sem burocracias. Após a escolha, a escola conhece o time de apoio e pode testar o sistema para compreender toda a sua operação e perceber a mudança na rotina da gestão escolar.

Já Julio Jacovine destaca que o processo de implementação em sua empresa é bem simples. O diretor ou a diretora escolar, conta o CEO, estará em contato com o suporte do sistema o tempo todo, que vai lhe entregar o sistema configurado para sua necessidade e também vai treinar sua equipe na operação do sistema. (RP)

 

Saiba mais:

Julio Jacovine – [email protected]

Roger Maurício – [email protected]