Especial Diálogos com a Gestão: Como obter sucesso nas campanhas de matrículas e rematrículas?

Uma boa gestão de captação e retenção de matrículas é um dos pilares imprescindíveis para a manutenção e o crescimento de cada instituição de ensino privada. Para alcançar resultados satisfatórios, é preciso levar em consideração uma série de elementos importantes, que perpassam todas as áreas de uma escola – do atendimento ao estímulo diário de experiências positivas no cotidiano de estudantes e pais e/ou responsáveis com a escola

O processo de matrículas e rematrículas contempla um conjunto de ações que são acionadas por variadas áreas de uma instituição escolar. E, com o intuito em traçar um mapeamento de estratégias e ações eficazes que possam ser utilizadas no cotidiano escolar, apresentamos neste especial falas de profissionais que atuam em diversas áreas da educação e que abordam características fundamentais que devem ser observadas para alcançar um nível satisfatório nas campanhas de matrículas e rematrículas. Confira!

“Uma boa campanha para o Ciclo de Matrículas está pautada em três grandes frentes de trabalho. São elas: planejamento das estratégias de campanha, treinamento e desenvolvimento da equipe de atendimento e gestão dos indicadores.

O planejamento das estratégias de campanha é fundamental para definir todos os parâmetros que serão os norteadores do Ciclo de Matrículas. Nessa fase, toda a equipe deve estar focada em trazer um cuidado genuíno em cada detalhe e no ‘tom da campanha’, ou seja, nas mensagens que queremos passar para a comunidade escolar e que incluem os nossos diferenciais, sendo este um momento que nos proporciona a oportunidade para que muitas famílias e estudantes nos conheçam um pouco mais. Mas, não esqueça, aqui também precisamos falar de investimentos na campanha, quais as metas de novos alunos e rematrículas que queremos para o ano e como alcançaremos nossos resultados.

A frente de Treinamento e Desenvolvimento da equipe que estará na linha de frente é de suma importância, visto que a experiência do cliente em toda essa jornada contará muito para a matrícula ou rematrícula dos alunos, e deve ser realizada com tranquilidade, agilidade e boas negociações. Por isso, desenvolva e treine sua equipe para que todos estejam sempre alinhados com toda a jornada do cliente, principalmente agregando valor aos diferenciais de sua escola. Não esqueçam, essa frente é a responsável por lidar com todos os públicos da sua escola, e quanto mais alinhados estiverem, maior a probabilidade de a experiência do cliente ser satisfatória e a conversão da matrícula acontecer.

Por fim, a gestão dos indicadores é a frente onde você, gestor da sua escola, poderá sentir como sua campanha está de fato sendo eficiente e entregando os resultados esperados para aquele momento. Por isso, crie sempre uma rotina de acompanhamento das metas diárias e semanais e, ao sentir a necessidade de rever alguma estratégia, use os dados e os apontamentos da sua equipe de atendimento para tomar a melhor decisão caso seja necessário flexibilizar ou alterar alguma frente da campanha. Um ponto valioso desta frente é ter um dono para cada atividade, pois dessa forma você, gestor, criará um engajamento e um senso de pertencimento grande em sua equipe com todos os resultados esperados. Por último, não esqueça: resultados atingidos devem ser comemorados! Reconheça muito o esforço de toda sua equipe nesta fase intensa que é o Ciclo de Matrículas.”

Marcelo Barbosa – Diretor administrativo das Unidades Escolares do Poliedro Educação

 

“Alcançar novos estudantes e torná-los nossos deve ser uma tarefa diária, e isso pode ser realizado começando com nosso próprio público: aqueles que já estão no ambiente escolar e conhecem a proposta da escola. Acreditar que as estratégias usadas para captar estudantes durante os períodos de matrícula serão viáveis e trarão resultados significativos é algo irrisório.

Aqueles que vivenciam a proposta da escola podem falar com propriedade sobre como são direcionadas as atividades, além de já terem um vínculo afetivo com o espaço e as pessoas. Eles trarão novos clientes para a instituição através de uma propaganda gratuita de um trabalho bem feito, destacando a qualidade da escola.

Realizando um bom trabalho ao longo do ano letivo com nossa comunidade escolar, durante os períodos de matrícula, colheremos os frutos desse esforço árduo. Isso será percebido na busca por novos estudantes ou, infelizmente, na perda daqueles que já são nossos.

O bom atendimento, o cuidado diário e a prática de fazer a diferença com pequenas atitudes garantirão o sucesso nas matrículas. Além disso, a empatia e a honestidade permitirão que as novas famílias percebam que nosso trabalho é sério e que a parceria resultará em excelentes experiências. É crucial que os novos membros se sintam acolhidos e parte integrante do novo ambiente para que o ciclo continue, e esses novos estudantes, posteriormente, possam falar com carinho sobre o trabalho realizado pela escola, contribuindo assim para a captação de outros estudantes.”

Esther Cristina Pereira – Conselheira e Psicopedagoga da Escola Atuação

 

“Para garantir a captação de matrículas e rematrículas, é fundamental adotar uma estratégia multifacetada, focada principalmente na satisfação dos alunos e suas famílias. A excelência no atendimento é essencial, desde o primeiro contato com a família até a efetivação da matrícula. A satisfação das famílias é o principal canal de atração de novos alunos, pois o boca a boca é o marketing mais eficaz que uma escola pode ter.

Uma comunicação transparente e frequente com os responsáveis fortalece a confiança e permite que as famílias conheçam a escola e seus diferenciais pedagógicos. Além disso, a utilização de estratégias de marketing, campanhas e ferramentas específicas é fundamental para atrair novas matrículas. Um site intuitivo que facilite o acesso às informações sobre os processos também é importante.

Por fim, estabelecer parcerias estratégicas com empresas e outras instituições pode enriquecer o currículo e oferecer benefícios aos alunos e suas famílias. Adotando essas estratégias de forma integrada e consistente, os gestores conseguem captar novas matrículas e garantir a rematrícula dos alunos, fortalecendo a comunidade escolar e a reputação da instituição.”

Igor Mundim – Diretor Executivo de Marketing da Rede Inspira de Educadores

 

 

“Temos estudos sobre matrícula e nosso marketing nos últimos três anos tem migrado totalmente para o digital. Quase não usamos mais papel, como folders, outdoors, etc. Com o tempo, vamos aprendendo a lidar com o mundo digital, contratando profissionais especializados nessa área. Antes, contratávamos uma gráfica para fazer panfletos; agora, usamos esses recursos para fazer a panfletagem digital e nos comunicar diretamente com o público. Se temos vagas para educação infantil em uma determinada escola, o nosso criativo, a arte que será impulsionada, terá essa linguagem.

Olhamos para os dados do GeoFusion para entender nosso público e como estão nossos concorrentes. O INEP fornece dados valiosos sobre todas as escolas, como se têm piscina, auditório, etc. Hoje, não temos mais um público crescente; as famílias estão tendo menos filhos, então a busca por vagas se tornou mais criteriosa.

Nossa safra de matrículas começa com a campanha de inverno, em junho, para captar alunos que querem mudar de escola por transferência, ou seja, não é apenas uma campanha de transferência no meio do ano, mas também uma campanha de captação para o ano seguinte. Nossa precificação não é mais baseada na concorrência. Claro, conhecemos os valores e a estrutura física dos concorrentes, mas nossa base é a nossa oferta. Antes de definir isso, fazemos a matriz de concorrência e nosso SWOT, levantando nossos pontos fortes e fragilidades.

Pensar em vendas na escola não é mais algo de um mês, mas de oito meses do ano. É preciso manter a equipe de vendas focada, com boa adrenalina, metas e recompensas. Isso faz nosso negócio crescer. Se perdemos um aluno para outra escola, só temos chance de recuperá-lo no próximo ano. Estudamos as objeções, entendemos porque um cliente nos deixa ou porque alguém que nos visita não se matricula, buscamos feedbacks e avaliações. Manter a equipe de vendas bem treinada é essencial.”

Marizane Piergentile – Pedagoga e diretora de educação das unidades do ABCDM e Litoral do Colégio Adventista

 

“Quando se fala em matrículas e rematrículas, muitos gestores pensam apenas no período do final do ano, em realizar ações e descontos para atrair os pais. Mas, na nossa realidade, percebemos que esse é um trabalho para o ano inteiro, que passa pelo marketing, é claro, mas que envolve o relacionamento com os pais. Porque mesmo com o mundo tecnológico em que vivemos, as indicações, o popular ‘boca a boca’, ainda é um fato decisivo para a escolha de muitas famílias.

Então essa relação com os pais é um investimento para o ano todo. Para que eles entendam o papel da escola e como o nosso produto é personalizado, que foca no desenvolvimento da criança e do adolescente, que proporciona pensamento crítico e estimula a criatividade. Então ao longo do ano você constrói essa ligação, que gera recomendações a outros pais, que passam a buscar os nossos serviços.

Outro engano muito comum é tentar atrair com descontos. Isso pode funcionar para algumas instituições. No entanto, quando se oferece um produto personalizado, com valor agregado, essa não é a melhor política. Você tem que ter firmeza daquilo que possui, do seu produto, dos princípios e valores, de todos os recursos que são disponibilizados. E isso tem um custo. Custo esse que precisa ser entendido pelos pais, porque quem procura esse atendimento que fornecemos, entende que qualidade é melhor do que quantidade.

E para as famílias que nos procuram, desde o primeiro contato proporcionamos um atendimento personalizado, único, voltado para as necessidades delas. Para que se sintam acolhidas e valorizadas e saibam que na nossa escola a criança não é um número, ela é um indivíduo e tratada de forma única pelos nossos profissionais. Tanto que as nossas visitas são realizadas através de agendamento, para que os pais possam ter tempo para não só conhecer a escola, mas entender os nossos valores, os nossos diferenciais, além de poder esclarecer todas as dúvidas”.

Zenaide Brianez – Mestre em Educação e diretora pedagógica da International School of Cuiabá

 

“O processo de matrículas e rematrículas em instituições de ensino é fundamental para garantir a organização e o planejamento do próximo ano, ou semestre letivo. Para que esse processo ocorra de maneira eficiente e satisfatória para todos os envolvidos, é essencial adotar uma série de estratégias e ações bem definidas.

O primeiro passo é unir planejamento e organização. Estabelecer um calendário claro, com todas as datas importantes do processo de matrículas e rematrículas, e divulgá-lo com antecedência para alunos e responsáveis é crucial. Isso evita confusões e permite que todos se preparem adequadamente. Além disso, assegurar que todos os recursos necessários, incluindo sistemas de TI e materiais impressos, estejam prontos e funcionando antes do início do processo é uma medida indispensável.

A comunicação eficiente é outra estratégia vital. Fornecer informações detalhadas sobre o processo, incluindo prazos, documentos necessários e procedimentos, ajuda a orientar alunos e responsáveis. Utilizar diversos canais de comunicação, como e-mails, SMS, redes sociais e o site da instituição, é fundamental para alcançar todos os interessados. Hoje, muitas instituições disponibilizam uma equipe dedicada para responder dúvidas e oferecer suporte durante todo o processo, garantindo que todos recebam a assistência necessária.

Facilitar o acesso ao processo de matrículas e rematrículas é igualmente importante. Implementar um sistema online que seja fácil de usar e acessível de qualquer dispositivo pode simplificar significativamente o processo. Além disso, oferecer tutoriais e guias passo a passo pode ajudar os alunos e responsáveis na utilização do sistema online com mais facilidade.

Oferecer incentivos e benefícios pode ser uma estratégia eficaz para motivar os alunos a realizarem a primeira parcela da anuidade ou semestralidade dentro do prazo estipulado.

Monitorar o progresso das matrículas e rematrículas em tempo real permite identificar e resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir. Além disso, coletar feedback de alunos e responsáveis após o término do processo é fundamental para identificar áreas de melhoria e garantir que o processo seja continuamente aprimorado.

A transparência e clareza nas políticas e procedimentos também são essenciais. Ser claro e transparente sobre critérios de elegibilidade, taxas, mudanças no currículo ou estrutura do curso ajuda a evitar mal-entendidos. Informar antecipadamente sobre qualquer mudança significativa que possa impactar o processo garante que todos tenham tempo suficiente para se adaptar.

Focar na experiência do usuário é outra estratégia importante. Minimizar a quantidade de etapas e documentos necessários, tornando o processo o mais simples e rápido possível, pode tornar a experiência mais agradável para os alunos e responsáveis. Garantir que a interface do sistema online seja intuitiva e fácil de navegar também contribui para uma melhor experiência do usuário.

Capacitar a equipe envolvida no processo é crucial, oferecendo treinamento adequado para garantir que os funcionários estejam preparados para ajudar e resolver problemas é uma medida indispensável. Manter a equipe informada sobre quaisquer mudanças nas políticas ou procedimentos também é fundamental para garantir a eficiência do processo.

Campanha de engajamento pode ser uma estratégia eficaz para motivar os alunos na rematrícula. Destacar os benefícios e as novidades do próximo ano letivo pode ser um incentivo adicional. Além disso, fazer um acompanhamento individualizado com os alunos que ainda não realizaram o processo perto do final do prazo pode ajudar a resolver possíveis impedimentos.

Por fim, estabelecer parcerias estratégicas com empresas ou instituições que possam oferecer benefícios adicionais aos alunos, como descontos em materiais escolares ou atividades extracurriculares, pode ser uma estratégia vantajosa. Envolver pais e responsáveis no processo, buscando sua colaboração e apoio, também é fundamental para garantir que todos os alunos realizem a matrícula ou rematrícula dentro do prazo estipulado.

Implementar algumas dessas estratégias e ações pode ajudar a garantir que o processo de matrículas e rematrículas ocorra de maneira eficiente, transparente e satisfatória para todos os envolvidos.”

Lucas Machado – Diretor do Sindicato dos Estabelecimentos de Educação Básica do Município do Rio de Janeiro (Sinepe Rio)