Comunicação interna na escola: como as instituições resolvem o problema

Se você tem um smartphone existe uma grande chance de usar aplicativos de troca de mensagens, como o WhatsApp, por exemplo, para falar não apenas com amigos e parentes, mas até mesmo com clientes e às vezes com pessoas que você não conhece pessoalmente. Muito embora as vantagens em termos de praticidade e de baixo custo sejam inegáveis, o fato é que poder se comunicar de forma instantânea tem nos tornado cada vez mais dependentes e ansiosos por informação.

Mais do que cumprir protocolos de avisos generalizados, os pais das novas gerações tendem a exigir um diálogo mais íntimo, próximo, constante e, sobretudo, interativo com a escola. E nesse aspecto, ter um canal de comunicação especializado no diálogo escola-família pode ser o segredo para superar esse desafio.

Isso porque o que podemos observar é que uma comunicação escolar feita por grupos ou que “corre sem controle” em meios extraoficiais pode acabar comprometendo a credibilidade e a reputação das instituições de ensino.

Acompanhe um exemplo real que aconteceu em um grupo de mães no WhatsApp de uma escola de educação infantil do interior de São Paulo. Uma das crianças de uma das turmas do maternal havia adoecido, sob suspeita de ter contraído Meningite B. Após a primeira mensagem sobre o assunto, a discussão correu como pólvora acesa: medo de contágio, dúvidas sobre a necessidade de vacinação dos que ainda não haviam sido imunizados, divergências sobre levar ou não o filho à escolas nos dias seguintes e, claro, a preocupação com o bem-estar da criança envolvida no caso. Como não havia um posicionamento da escola, uma série de suposições e informações mal encontradas levou pânico às famílias dos alunos. Neste caso, bastava uma mensagem da escola através de um canal oficial e privado, com informações e orientações esclarecedoras e sem a possibilidade de comentários, e muito do estresse e da insegurança dos pais poderiam ser poupados. Assim como, a escola sairia na frente com uma postura zelosa e proativa, reforçando sua credibilidade e seriedade com seu público.

Porém, ainda neste caso, é importante observar que, certamente, o WhatsApp, por sua natureza de “fórum”, não seria o meio mais adequado para a escola divulgar sua posição.

 

Conexão direta com os pais

Sabemos que conseguir mediar a ansiedade das famílias no cuidado diário com os filhos é apenas um dos itens de uma lista de desafios que os colégios enfrentam no trato com a comunicação escolar. Afinal, é preciso encontrar formas de suprir essa demanda das famílias mas, ao mesmo tempo, não sobrecarregar a equipe que, muitas vezes, já opera de forma enxuta e com outras atribuições. “Um dos grandes problemas da escola hoje são os tais grupos de mães no WhatsApp. O que aconteceu aqui no nosso colégio foi que a gente trouxe um aplicativo especializado como oficial, que funciona de forma muito semelhante, mas que tirou o ruído que outros aplicativos de comunicação traziam para dentro da escola.  E isso trouxe seriedade para nossa comunicação”, conta Cesar Pazinatto, diretor geral da escola See Saw Panamby, de São Paulo. Na escola paulistana, o aplicativo ClassApp está presente no cotidiano dos educadores e das famílias há cerca de três anos a adesão das famílias à ferramenta beira os 100%.

Segundo o diretor, a aceitação dos pais aconteceu de forma mais intensa depois que eles perceberam que a comunicação, do ponto de vista deles, também ficou mais fácil. “Pelo ClassApp eles podem acessar, de forma direta, os diversos setores da escola. Para qualquer situação, desde questões pedagógicas até as mais corriqueiras”, afirma. Além disso, as famílias podem receber mensagens ilustradas com fotos sobre o andamento das atividades pedagógicas diminuindo, assim, a ansiedade e a curiosidade dos pais.

 

Meios ineficientes 

Toda essa interação, porém, é mais complicada, por exemplo, quando o meio usado pela escola é analógico, como a agenda de papel. O “delay”de informações que ela naturalmente proporciona não segue a dinâmica necessária para atender os pais de hoje.

Assim como meios digitais sem grande alcance, tais quais emails e portais, por exemplo, também tem sua efetividade questionável. No caso do email, o problema é que eles acabam muitas vezes não sendo lido pelos pais, pelo simples fato de acabarem “se perdendo” no mar de emails recebidos por eles diariamente. Paralelo a isso, como muitos provedores categorizam as mensagens recebidas à revelia do usuário, os recados vindo de endereços corporativos, com o das escolas, podem ser direcionados automaticamente para caixas de promoção ou de spam. E assim, tanto as instituições ficam sem controle e gestão da sua comunicação, como as famílias ficam desassistidas na sua necessidade de receber e de interagir de um jeito prático com o colégio. “No e-mail, você não consegue garantir que o pai recebeu a comunicação. Ou então, você cria uma certa incógnita porque o pai fala ‘não recebi’, mesmo que a gente tenha confirmação de envio. Assim, fica difícil saber se ele pode ter deletado e você acaba não tendo como comprovar que aquele e-mail estava lá, ou seja, que aquela comunicação foi realmente enviada para ele”, argumenta Caroline da Costa Pereira, diretora de Comunicação e Tecnologia no Colégio Stagium, de São Paulo.

Outro ponto negativo do email neste sentido é que, assim como os portais, eles são meios passivos. Desta forma, uma comunicação mais urgente, como avisar uma queda de um aluno, por exemplo, se torna inviável e a escola acaba tendo que recorrer ao uso do telefone que, embora seja aparentemente prático, pode não dar o resultado esperado. Afinal, e se o pai ou a mãe estiverem em um compromisso de trabalho e não puderem atender a escola naquele momento? Como fica a escola frente à responsabilidade de informar o acontecimento aos responsáveis? Desta forma, é muito importante que a instituição de ensino tenha mecanismos alternativos às ligações telefônicas para contatar as famílias com a rapidez exigida em determinadas situações.

 

Saída 

Em tempos de pais ávidos por informações, é possível sim se comunicar de forma precisa e ágil, mas sem perder o foco e a seriedade. O uso de recursos como o ClassApp, por exemplo, pode atender com eficiência as demandas de comunicação, tanto do ponto de vista da escola, como dos pais.  “Tem aqueles assuntos mais pontuais, como ‘ele comeu?’, ‘ele está bem?’, ‘ele está com febre?’. Tudo isso é respondido muito mais rapidamente quando se tem uma ferramenta como o ClassApp, por exemplo”, comenta Karen Fabri, diretora do Colégio da Vinci de Limeira (SP).

Ela relata que, depois que o aplicativo passou a ser usado por lá, muitos pais têm se sentido mais seguros tanto por conseguirem falar diretamente com o professor, quando necessário, mas principalmente pela possibilidade se dirigir de forma direta aos coordenadores e até mesmo às enfermeiras que trabalham na sua instituição.

Por outro lado, contrariando as expectativas de que se sentirem mais sobrecarregados, a sensação entre os profissionais do Da Vinci foi de “empoderamento”, graças à autonomia que receberam para dialogarem diretamente com as famílias pelo aplicativo. “Se você não confia liberar um acesso de uma conversa entre um pai e um professor, você, como diretor de escola, confia então que esse professor pode ficar a frente de uma classe sozinho com os alunos?”, argumenta Karen.

Na Educação Infantil, com docentes que trabalham com os alunos mais novos, a questão é ainda mais delicada e exige laços de confiança e de proximidade ainda mais sofisticados. “Então, eu acho que essa relação de confiança de deixar o professor em contato com os pais, ela deve existir. Com uma supervisão, claro, com certa moderação, mas ela deve existir”, ressalta a diretora.