Ajustando as finanças para o próximo ano letivo: Como manter uma Gestão Financeira eficiente, saudável e controlada em 2026?

Planejamento orçamentário anual, o controle de entradas e saídas, a organização de dados, a análise de planilhas, a otimização de processos, os desafios da inadimplência e da cobrança, o acompanhamento de indicadores financeiros e a resolução de situações inesperadas: a área financeira de uma escola se depara com esses e tantos outros aspectos em seu cotidiano. Para garantir uma gestão financeira saudável, é indispensável seguir alguns caminhos para enfrentar os desafios que emergem nesta área administrativa e que impactam todo o ecossistema escolar

A gestão financeira é considerada um dos pilares da administração escolar. Os desafios e percalços para mantê-la eficiente, positiva e em sintonia com a gestão de outras áreas, são, de fato, significativas. Nesse sentido, a área financeira compõe o conjunto estrutural diverso de setores administrativos que garantem o bom funcionamento de um colégio, contribuindo para a entrega de uma educação de qualidade. E garantir uma gestão financeira planejada e sadia são requisitos básicos para manter uma administração equilibrada.

A partir dessa ideia, estreitamos o nosso olhar para a gestão financeira escolar e reunimos, em um especial com essa temática, falas de diretoras/es e especialistas da área com reflexões sobre quais são os caminhos possíveis para se criar e manter uma gestão financeira saudável, controlada, planejada e monitorada – e, sobretudo, como ajustar a gestão financeira para 2026. Confira!

“Com o encerramento de mais um ciclo letivo, é hora de as escolas particulares voltarem o olhar para o planejamento financeiro do próximo ano. Um dos maiores desafios das instituições de ensino é equilibrar a previsibilidade das receitas com os custos fixos e variáveis que aumentam a cada período. Antecipar-se a esses movimentos é essencial: revisar contratos, analisar reajustes de mensalidades e projetar cenários realistas de matrículas e inadimplência são etapas fundamentais para garantir sustentabilidade financeira.

Uma gestão financeira eficiente começa com dados bem organizados. Controlar entradas e saídas por centros de custo, utilizar relatórios gerenciais atualizados e adotar indicadores de desempenho — como margem de contribuição por turma e custo por aluno — são práticas que trazem clareza para a tomada de decisão. A tecnologia contábil e financeira tem sido uma aliada importante nesse processo, permitindo que as escolas monitorem seus números em tempo real e façam correções de rota antes que o desequilíbrio se instale.

Neste momento, torna-se ainda mais indispensável revisar detalhadamente todos os custos e despesas, especialmente diante das mudanças trazidas pela Reforma Tributária. As novas regras prometem um cenário de maior critério e controle sobre a gestão fiscal das instituições de ensino, exigindo planejamento apurado e atenção redobrada ao impacto tributário nas mensalidades, folha de pagamento e fornecedores. Uma escola financeiramente preparada saberá adaptar-se às novas exigências legais, garantindo equilíbrio e segurança em meio às transformações do sistema tributário nacional.

Por fim, manter uma gestão financeira controlada é também uma questão de cultura. Quando direção, coordenação pedagógica e setor administrativo compartilham o mesmo propósito de sustentabilidade, as decisões se tornam mais coerentes e estratégicas. A escola financeiramente saudável é aquela que investe com responsabilidade, planeja com inteligência e entende que o equilíbrio das contas é o caminho para oferecer uma educação de qualidade e permanecer competitiva no mercado.”

Caio Contro – Contador e especialista na área educacional

 

“O planejamento orçamentário anual também é essencial. Com base na previsão de receitas e despesas, é preciso avaliar reajustes salariais, manutenções, investimentos pedagógicos, marketing e inadimplência. Muitas escolas focam apenas na estrutura e esquecem que o coração da instituição é o pedagógico, que exige investimento e formação docente.

Outro erro recorrente está na precificação inadequada. Muitas instituições deixam de negociar compras e acabam incorporando projetos extracurriculares sem considerar devidamente seus custos na estrutura financeira.

A inadimplência é um dos grandes desafios do setor. Criar políticas claras de cobrança, oferecer canais de negociação e manter bom relacionamento com os pais ajuda a reduzir esse índice. O diálogo é tão importante quanto o controle técnico.

Também é perigoso não separar finanças pessoais das contas da pessoa jurídica. Essa mistura leva a decisões equivocadas e à perda de visão estratégica. A tecnologia pode ajudar: softwares de gestão automatizam tarefas, geram relatórios e acompanham a saúde financeira em tempo real.

Por fim, avalie constantemente indicadores como custo por aluno, margem de lucro, renovação e evasão. Com dados, é possível ajustar rapidamente a gestão e fortalecer a relação com pais e equipe. Boa gestão financeira garante que a escola cumpra sua missão de transformar o mundo por meio da educação, assegurando sustentabilidade e sucesso do negócio.”

Leonardo Chucrute – Gestor em Educação e CEO do Zerohum, mentor de empresários, palestrante e autor de livros didáticos

 

“Aqui no Colégio Leila Guedes, aprendemos ao longo dos 43 anos de história que uma gestão cuidadosa e estratégica das finanças não só assegura o equilíbrio organizacional, mas também nos permite evoluir continuamente, investindo em qualidade, excelência e inovação para nossos alunos.

Assim, ao listar pontos importantes dentro da gestão escolar, o primeiro ponto é o planejamento. Antes mesmo de encerrar o ano letivo, realizamos um levantamento detalhado das despesas e receitas, revisando linhas de custos como salários, materiais pedagógicos e manutenção. Uma visão clara de onde os recursos são aplicados nos permite projetar possíveis adaptações ou investimentos necessários, sempre mantendo o equilíbrio.

Outro ponto importante é a criação de uma reserva financeira para imprevistos. Assim, para o próximo ano, nos atentamos para manter uma ‘poupança institucional’, prevenindo surpresas como despesas emergenciais ou variações de orçamento. Essa medida proporciona segurança e evita complicações que podem impactar o dia a dia da escola.

Outras ações que fazem parte da área financeira e gerencial da escola são os contatos com fornecedores, buscando melhores condições com pagamentos em dia, e oportunidades de condições diferenciadas. Vale destacar que construímos parcerias duradouras com empresas que oferecem serviços e produtos de qualidade, assegurando que o custo-benefício seja sempre vantajoso para toda comunidade escolar. Isso reflete diretamente no valor justo que conseguimos oferecer para as famílias.

Por fim, é imprescindível para nós acompanhar tendências e indicadores econômicos, planejando de forma antecipada os reajustes anuais. No Colégio Leila Guedes, a gestão financeira é pensada com respeito às famílias e alinhada à nossa missão pedagógica. Dessa forma, conseguimos manter uma instituição saudável, sustentável e preparada para oferecer um ensino de excelência durante todas as etapas de desenvolvimento de nossos alunos.

Acreditamos que a transparência e a seriedade com que lidamos com as questões de gestão e finanças no colégio, há 43 anos, é o que nos tem feito manter o padrão de excelência, de proximidade das famílias e de oportunidade de desenvolvimento para nossos alunos, que é a nossa verdadeira missão.”

Leila Guedes – Diretora Colégio Leila Guedes

 

“O ponto de partida é o planejamento. Conhecer receitas, despesas e projeções permite construir um orçamento estruturado, definir metas realistas e acompanhar resultados com regularidade. Esse planejamento precisa estar alinhado ao projeto pedagógico, garantindo que investimentos em tecnologia, formação docente, metodologias e infraestrutura representem tanto os valores institucionais quanto a capacidade real de investimento da escola.

Outro elemento fundamental é o uso inteligente de dados. Indicadores como inadimplência, ticket médio, ocupação de turmas, movimento de matrículas e custos operacionais ajudam a compor uma leitura precisa da saúde financeira. O suporte de ferramentas de automação e sistemas integrados de gestão escolar torna essa análise mais ágil, reduz retrabalho e oferece subsídios sólidos para tomadas de decisão mais assertivas.

Cultivar uma cultura de eficiência também faz toda diferença. Revisão de contratos, controle de despesas operacionais e otimização de processos internos podem gerar resultados expressivos sem comprometer a qualidade do ensino. Somado a isso, a capacitação contínua da equipe garante que as pessoas utilizem as ferramentas e recursos disponíveis de maneira estratégica e alinhada às metas da escola.

A transparência é outro ponto indispensável. Quando famílias, professores e colaboradores entendem como os recursos são aplicados e quais são as prioridades da instituição, cria-se uma relação de confiança que fortalece a fidelização e reduz a sensibilidade a oscilações do mercado. Uma comunicação clara (tanto interna quanto externa) sobre o projeto pedagógico, seus diferenciais e os investimentos realizados amplia a percepção de valor e contribui para a atração de novos estudantes.

Por fim, contar com parceiros estratégicos fortalece e potencializa toda a gestão. O Poliedro Sistema de Ensino, por exemplo, apoia as escolas não apenas com materiais didáticos, mas também com tecnologia educacional integrada, formação contínua, suporte próximo para apoiar diversas áreas da escola. Essa atuação conjunta contribui para uma gestão mais equilibrada, sustentável e preparada para que a instituição evolua de forma consistente.”

Rodrigo Fulgêncio – Diretor executivo do Poliedro Sistema de Ensino

 

“Planejamento financeiro nas escolas começa com clareza, não com cortes. Ao planejar o próximo ano letivo, o ponto de partida não deve ser reduzir gastos, mas sim entender profundamente onde os recursos estão sendo aplicados e se cada investimento está conectado ao projeto pedagógico. Escolas que conseguem alinhar finanças e missão educacional tomam decisões mais sustentáveis e evitam cortes que comprometem a aprendizagem. Em um cenário de inflação, reajustes salariais e novas demandas tecnológicas, a clareza operacional se torna o maior ativo do gestor.

O orçamento escolar precisa ser revisado como um organismo vivo. Com margens cada vez mais apertadas, é essencial revisitar contratos, políticas de bolsas, custos fixos e variáveis com a mesma atenção que se revisa o currículo. Renegociações estruturadas, análise de margem de contribuição por aluno e revisão da política de descontos ajudam a escola a equilibrar contas sem abrir mão da qualidade pedagógica. Não se trata apenas de gastar menos, mas de gastar melhor.

Indicadores financeiros devem guiar decisões, não apenas retratar o passado. O monitoramento contínuo de indicadores como ponto de equilíbrio, inadimplência e evasão possibilita decisões rápidas e fundamentadas. Em muitas escolas, a falta de previsibilidade financeira impede investimentos e aumenta o risco de decisões emergenciais. Quando esses indicadores passam a orientar a gestão, o orçamento deixa de ser uma fotografia do ano anterior e se torna uma ferramenta estratégica para o futuro.

Sustentabilidade financeira também se constrói com novas receitas. O equilíbrio não vem só pela redução de gastos. A diversificação de receitas, por meio de cursos extracurriculares, programa de férias, locação de espaços, parcerias com empresas e projetos de inovação, amplia o potencial financeiro da escola e cria novas formas de engajamento com a comunidade. Em muitas instituições, essas iniciativas são a diferença entre fechar o ano no vermelho ou no azul.

Finanças e pedagogia precisam dialogar diariamente. Um dos maiores desafios que observo nas escolas é a distância entre as equipes financeira e pedagógica. Quando um lado planeja sem entender o outro, surgem conflitos, desperdícios e desalinhamento estratégico. Mas quando ambos trabalham de forma integrada, o orçamento vira parte do projeto educacional: cada investimento tem propósito, cada real tem destino e cada decisão aproxima a escola dos resultados que deseja entregar às famílias.

Gestão financeira saudável é aquela que sustenta o propósito da escola. No fim, uma escola financeiramente estável é aquela que consegue equilibrar valor entregue e valor percebido pelas famílias, com transparência, previsibilidade e coerência. Isso significa construir um orçamento que permita inovar, formar professores, oferecer experiências ricas e manter a estrutura funcionando com qualidade. Quando o pedagógico e o financeiro caminham juntos, a escola não apenas sobrevive: ela cresce, se fortalece e projeta um futuro sustentável para sua comunidade.”

Ana Carolina – Diretora institucional da Associação Cactus

 

“Uma gestão financeira escolar saudável, controlada, planejada e monitorada envolve uma combinação de visão estratégica, ferramentas de controle e cultura organizacional voltada à responsabilidade e transparência.

No campo do planejamento estratégico, é fundamental a definição das metas e prioridades, alinhando o orçamento ao projeto pedagógico e ao plano estratégico da escola; a elaboração do orçamento anual, prevendo receitas e despesas; e a simulação de cenários que considerem fatores como prevenção dos impactos de inadimplência, número de matrículas, reajustes salariais, entre outras variáveis possivelmente impactantes.

Um controle e monitoramento contínuo também se faz necessário, visando um assertivo e periódico acompanhamento do fluxo de caixa. O uso de indicadores financeiros, os KPIs (Key Performance Indicators), são ferramentas que também auxiliam a gestão nesse aspecto. As ferramentas digitais de gestão (ERP educacional) ajudam a integrar dados acadêmicos, administrativos e financeiros, sendo aliadas no acompanhamento do desempenho da instituição.

A gestão deve ser atenta e criteriosa para um bom processo de gerenciamento de receitas e despesas. Para isso, deve estar comprometida com avaliações constantes do seu plano de ação, por meio de análise de relatórios e discussão com a equipe gestora, a mantenedora ou por meio de um conselho de administração, quando houver. Para aumentar a chance de sucesso da gestão dos recursos institucionais, deve ser aplicado o princípio da transparência e a cultura da responsabilidade compartilhada.

Para almejar sempre a melhoria contínua, por meio da avaliação continuada dos processos executados e previstos, é indicada a realização de auditorias internas, para revisões periódicas dos processos. É necessário garantir a sustentabilidade institucional. Para isso, é muito importante levar em consideração possíveis situações emergenciais ou, ainda, para novos projetos futuros, sendo necessário planejar reservas financeiras, avaliar retorno sobre investimentos, como por exemplo em tecnologias educacionais e em infraestrutura.

É imprescindível o diálogo contínuo e alinhado entre a área administrativa e o setor pedagógico, para uma plena e saudável execução do projeto político pedagógico da instituição, buscando sempre o equilíbrio entre qualidade e viabilidade econômica.”

Alvaro Gonçalves – Diretor do Colégio Marista Nossa Senhora da Penha (Vila Velha/ES)

 

“Ajustar as finanças para o próximo ano letivo sempre parece um desafio maior do que deveria. O movimento natural das escolas é repetir o orçamento do ano anterior, aplicar um reajuste e seguir em frente. Esse hábito cria uma ilusão de controle, mas não garante saúde financeira. A escola só entra no ano seguinte com segurança quando transforma previsões em números reais e decisões em rotinas estruturadas. Um exemplo: uma escola que mantinha seguro escolar sem reavaliação havia três anos, descobriu que pagava o dobro da média de mercado, só esse ajuste liberou verba para formação docente.

O primeiro passo é encarar o orçamento como ferramenta de gestão, não como uma planilha qualquer. Revisar linhas de receita e despesa com base no comportamento dos últimos meses ajuda a revelar padrões que passam despercebidos no dia a dia. Matrículas, rematrículas, taxas, inadimplência e custos fixos formam o núcleo da operação. Quando cada item recebe uma justificativa estratégica, as escolhas deixam de ser intuitivas e passam a ser fundamentadas. Um caso frequente: ao analisar o histórico de matrículas, uma escola percebeu que o pico de cancelamentos acontecia sempre em abril, a partir disso, criou um plano de retenção antecipado e reduziu perdas no ano seguinte.

O segundo ponto é tratar o fluxo de caixa como indicador de sobrevivência. As escolas que dominam o caixa não são as mais ricas, e sim as que sabem exatamente quando o dinheiro entra e quando deve sair. Isso exige previsões organizadas, conciliação regular e acompanhamento de cenários. Quando o gestor observa o comportamento de 60 a 90 dias, ganha capacidade de antecipar riscos e agir antes que eles se tornem crises. Ao projetar o trimestre, uma escola identificou que o pagamento anual do seguro predial coincidia com o mês de maior inadimplência. Alterou o vencimento e eliminou a necessidade de empréstimo emergencial.

O terceiro eixo é a inadimplência. Em vez de ser encarada como um ‘problema inevitável’, precisa ser vista como métrica de gestão. Mapear perfis, criar rotinas de cobrança humanizadas e ajustar combinados contratuais reduz pressões sobre o caixa. A escola não precisa ser dura, mas precisa ser consistente. Famílias entendem quando há clareza no processo e previsibilidade no relacionamento. Ao separar inadimplentes por perfil, atraso eventual e atraso recorrente, uma escola criou abordagens diferentes e reduziu 22% dos atrasos crônicos em um semestre.

O quarto elemento é a eficiência operacional. Muitos gastos não são invisíveis por má intenção, e sim por falta de método. Contratos antigos, fornecedores sem revisão periódica e serviços subutilizados consomem recursos importantes. Uma análise simples de custo por aluno revela onde a escola está investindo bem e onde está sangrando sem perceber. Ao revisar contratos, uma escola notou que mantinha duas plataformas digitais com funções idênticas. Ao unificar o serviço, reduziu o custo por aluno e aumentou a adesão docente.

A gestão financeira saudável nasce da cultura interna. Quando liderança, secretaria, financeiro e pedagógico trabalham com as mesmas informações e a mesma visão de prioridades, a escola ganha harmonia. O próximo ano letivo não é apenas uma virada de calendário. É uma oportunidade clara de tornar a gestão mais visível, previsível e sustentável. Essa clareza é o que protege a escola, fortalece a comunidade escolar e cria espaço para decisões melhores. Afinal, quando a gestão aparece, a escola cresce.”

João Esposito – Contador, economista e líder estratégico no Grupo Educare