Guia para Gestores de Escolas

Como fazer o planejamento financeiro da sua escola

Pensar no futuro financeiro da sua escola pode ser bastante desafiador. Como imaginar o cenário econômico daqui a um trimestre? Seis meses? Um ano? Com certeza nem mesmo os economistas conseguem dizer com tanta assertividade, mas, é possível e muito recomendável fazer um planejamento financeiro estratégico para sua instituição, com ações pensado para curto, longo e médio prazo.

Para que esse planejamento seja possível é preciso definir metas, identificar recursos, disponíveis e previstos,  e fazer uma previsão de possíveis cenários. Tudo isso calculado na ponta do lápis começa a ganhar forma e o plano de controle financeiro da sua escola começa a sair do papel.

Além disso, um bom planejamento financeiro conta com um plano B (até mesmo um C) e uma variedade de cenários econômicos. Por exemplo: a instituição de ensino pode ter um alto índice de inadimplência; naquele ano letivo o número de alunos matriculados foi menor do que o esperado; alguma mudança na economia provocou evasão escolar. Ninguém espera que esses cenários se tornem realidade, mas é importante contar com a possibilidade no seu planejamento para que o orçamento não fique prejudicado caso aconteça.

Dicas para fazer o planejamento financeiro da sua escola

Defina metas e prioridades

As metas são fundamentais, pois são elas que vão direcionar o planejamento. Elas visam melhorias na escola como um todo, com o objetivo de deixá-la mais atraente não apenas para os alunos, mas também para o corpo docente e equipe de funcionários que trabalham todos os dia ali. Além disso, investir na infraestrutura da instituição a torna mais lucrativa. Mas é claro que tudo isso exige investimento.

Muito além de embelezar a escola, é importante constar nas metas reformas estruturais, reparos importantes e vistorias obrigatórias. Tudo isso tem que constar como prioritário.

Para atrair alunos, por exemplo,  é preciso investir em publicidade, mas também em uma infraestrutura e qualidade de ensino. Assim ao estabelecer os objetivos será possível fazer um planejamento sobre como vão ser alocados os recursos. É nesse momento que você também fica sabendo quais gastos podem sofrer cortes, as ações que podem ajudar a aumentar os lucros, entre outros dados valiosos.

Verifique recursos

Depois de definir metas e prioridades para a sua escola, é chegada a hora de encarar a realidade e fazer a verificação tanto de recursos disponíveis quanto dos previstos. Lembrando que não devemos contar com os recursos previstos como batalha ganha.

Por isso, é importante que os objetivos traçados sejam muito realistas. Essa etapa do planejamento financeiro ajuda tornar as metas da sua escola mais palpáveis e auxilia no entendimento de quais as ações devem ser realizadas para atingir as metas. Afinal, é importante pensar de maneira estratégica e analítica, sempre com base em números.

Considere os diferentes cenários

Parte importante do planejamento financeiro escolar é considerar o número de matrículas, e para isso é preciso fazer uma média com a quantidade de alunos matriculados em anos anteriores, considerando também a sazonalidade anual. A partir desses dados, é possível fazer uma estimativa do corpo discente que vai frequentar a instituição naquele ano letivo.

Outro dado importante é o cálculo do nível de inadimplência escolar por meio de uma fórmula. Mas antes é preciso levar em consideração o critério definido pela sua escola.

A fórmula é a seguinte:

Valor total de mensalidades não pagas (que se incluem no critério de inadimplência) / valor total de mensalidades cobradas

O percentual obtido por essa conta é o chamado índice de inadimplência escolar, que pode ser considerado normal, dentro da média ou alto:

  • Índice de inadimplência baixo: abaixo de 2%
  • Índice de inadimplência dentro da média: entre 2% e 3%
  • Índice de inadimplência alto: acima de 3%

Com esses dados em mãos, é possível projetar o planejamento financeiro escolar em três cenários:  o que considera resultados acima da média, aquele que considera a média já preestabelecida e o que tem a receita abaixo ao que foi previsto. A partir dessas variáveis, a escola consegue se prevenir e manter a sua saúde financeira, mesmo que as condições não sejam as mais favoráveis.

Uma dica importante é adaptar as metas estabelecida a cada cenário considerado. Isso porque os objetivos podem ser alcançados em menor ou maior tempo, sofrer cancelamentos ou ainda serem substituídos por outros. Essa é uma forma de evitar que surpresas indesejadas prejudiquem o orçamento e qualidade de ensino da escola.

Tenha um bom controle de gastos

O controle dos gastos é fundamental para o bom planejamento financeiro escolar. Por isso é importante reunir o máximo de informações possíveis sobre os custos e gastos da instituição: desde a manutenção da infraestrutura, até a compra de materiais e insumos utilizados no dia a dia. Todos esses gastos devem ser incluídos em uma planilha ou software. Gastos estruturais e com salários de funcionários e corpo docente também precisam estar discriminados.

É preciso detalhar, por exemplo, os valores máximos para cada atividade e também as suas prioridades. Também é importante fazer uma estimativa de entrada de valores, para fazer com que a previsão de despesas da escola seja fiel à realidade. Assim será possível prever o fluxo de caixa e garantir a segurança em caso de algum imprevisto.

Conte com a tecnologia como aliada

Softwares e ferramentas que façam automação dos processos financeiros da escola otimizam a gestão escolar e fazem com que o planejamento financeiro seja executado com agilidade, segurança e da melhor forma.

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