Como manter uma gestão financeira saudável, planejada e monitorada?

A escola particular é uma empresa que oferece, como produto final, uma educação de qualidade de acordo com os preceitos, as filosofias e metodologias abordadas pela instituição. Com isso, para se chegar a uma entrega final positiva e significativa tanto para os estudantes como para os pais e/ou responsáveis, é preciso expandir a visão e compreender as demandas e particularidades rotineiras, assim como o equilíbrio entre as diversas áreas que compõem a estrutura de uma escola.

A gestão financeira é considerada um dos pilares da administração e, assim, os desafios e percalços para mantê-la eficiente, positiva e em sintonia com a gestão de outras áreas, são significativas. A partir dessa ideia, neste especial apresentamos reflexões de gestoras/es, diretoras/es e especialistas da área sobre os caminhos possíveis para manter uma gestão financeira saudável, controlada, planejada e monitorada.

“Nunca foi tão importante ter uma gestão financeira com planejamento e eficiência, pois vivemos um momento de custos elevados, incertezas econômicas, desemprego alto e com pouco espaço para reajustes das mensalidades. Para uma boa gestão financeira, primeiramente é necessário fazer o orçamento anual da instituição, adotando premissas para o próximo ano, como a previsão do número de alunos, índices de inflação, reajustes salariais, reajuste das mensalidades e outros índices, para calcular o resultado financeiro esperado.

Durante o ano, o gestor financeiro deve fazer o acompanhamento do resultado realizado e fazer os ajustes necessários na operação, quando houver um desalinhamento em relação ao previsto. Um ponto importante é o acompanhamento dos indicadores de desempenho (Key Performance Indicators – KPI) que, nas escolas, são o custo da folha de pagamento sobre a receita, a ocupação das salas de aula, o percentual de bolsas concedidas, a inadimplência, o EBITDA e outros que a equipe de gestão julgar importantes para que a instituição possa validar ou não as estratégias traçadas e projetar novas para o próximo ano.

O alinhamento das áreas pedagógica e administrativa na tomada de decisões de investimentos é de suma importância para que seja estudada a viabilidade do investimento proposto para as ações e projetos da área educacional e o retorno previsto. É fundamental que a área financeira da escola tenha critérios e regras para cobranças e obtenção de descontos, o que garantirá uma menor perda de receita. Uma gestão financeira eficiente depende de dados confiáveis e no prazo correto, para que a instituição, quando necessário, possa fazer as correções ou adequações das decisões tomadas no planejamento financeiro. Para isso, é de extrema importância o investimento contínuo na qualificação das pessoas e nas ferramentas de coleta, armazenamento e análise de dados. Tudo isso irá permitir recursos financeiros suficientes para a manutenção da prestação dos serviços, a melhoria da qualidade e o crescimento da instituição.”

Fernando Augusto Mello – Diretor administrativo e financeiro dos colégios Albert Sabin, Vital Brazil e AB Sabin

 

“Aqui na Castanheiras, cuido de toda a gestão administrativa. Trago alguns pontos de destaque com relação à parte financeira. O controle orçamentário é olhado bem de perto ao longo do ano, com acompanhamento das linhas de orçamento.

Em primeiro lugar, toda a aprovação dos investimentos anuais é feita de acordo com a perspectiva de alunos que se terá no ano seguinte e das projeções do orçamento. Fazemos pelo menos uma vez ao ano um estudo de turmas, para definição de abertura ou não de novas salas, analisando a rentabilidade das mesmas. Este é um trabalho de base essencial que baliza toda a composição de salas do ano seguinte. Um dos critérios é um número mínimo de alunos em cada uma das turmas. Esta gestão otimiza os resultados financeiros.

A discussão da folha de pagamento também é essencial, é a linha de maior peso no orçamento de qualquer escola. Para isso, após as confirmações das rematrículas e novas matrículas, a otimização da estrutura da organização deve ser buscada anualmente pela gestão, que avalia sua representatividade versus a receita líquida. Também há que se levar em conta descontos nas mensalidades: os descontos condicionais e incondicionais devem ser controlados anualmente, fazendo a gestão daquilo que está sob controle da escola, ou seja, é preciso gerir criteriosamente o auxílio financeiro concedido às famílias.

O controle da inadimplência é outro aspecto que vemos bem de perto. Uma régua de cobrança bem estabelecida e criteriosamente aplicada pela equipe de contas a receber é fundamental para controlar este índice. Aproveita-se o momento de rematrícula para sanar o que ficou de pendência ao longo do ano. Adicionalmente, menciono a definição dos valores de anuidade versus o valor de dissídio – eles têm de estar extremamente condizentes, além de se atentar a outros incrementos nas despesas para definição dos reajustes, como, por exemplos, aumento dos valores com aluguel, benfeitorias/ obras necessárias, etc.”

Georgia Sondermann – Diretora administrativa da Escola Castanheiras

 

“A escola precisa se identificar como um negócio, o qual tem a educação como propósito, o que é extremamente importante para a sociedade, mas também tem a lucratividade como parte imprescindível para oferecer o melhor às famílias e aos alunos, aos colaboradores que fazem parte dessa construção e aos sócios que dedicam parte significativa da sua vida a esse sonho.

Após esse passo importante de se identificar como um negócio, para ter o seu financeiro saudável é necessário planejamento e gestão orçamentária, o qual deve alinhar os custos da escola com o valor recebido total com as mensalidades e demais serviços. Ou seja, seu público-alvo precisa estar alinhado ao valor da mensalidade, que por sua vez precisa ser coerente com o que você oferece na escola em termos de infraestrutura física, tecnológica e pedagógica, pois todos esses fatores são custos que precisam ser planejados e acompanhados para que a margem financeira seja aplicada e a escola gere o que todo negócio tem como objetivo: o lucro.

Devido ao comportamento de pagamento dos pais, que por consequência de fatores externos, muitas vezes não priorizam o pagamento da mensalidade mensal, as escolas acabam atingindo dentro dos meses elevados picos de inadimplência e usando recursos próprios ou externos para realizar pagamento dos seus custos, o que gera custo financeiro e inconstante dificuldade de planejamento por parte dos gestores financeiros, além do desgaste dos donos.”

Venâncio Freitas – Gestor, empreendedor e CEO da kedu

 

“A gestão financeira sempre tem início no planejamento, mas para sermos capazes de nos planejarmos precisamos criar e manter processos que forneçam as informações corretas no momento certo. A primeira etapa é a organização. Pouco importa se você irá se organizar digitalmente ou com poucos recursos tecnológicos, o importante aqui é se estruturar. Uma vez tendo os dados, é necessário entender o que realmente eles nos trazem sempre tomando o devido cuidado para não tirarmos conclusões indevidas.

Outro aspecto relevante é a importância de se ter uma régua de cobrança muito bem definida. É válido que situações ocasionais de atrasos nas mensalidades nem sempre devem ser vistas como inadimplência. Alunos inadimplentes de fato são aqueles que acumulam mensalidades por muitos meses, ou que atrasam os pagamentos com frequência. Mas, se a escola tem organização, é possível realizar o processo internamente, porém, caso ainda esteja desenvolvendo a etapa inicial, contratar soluções prontas pode ser um excelente atalho para conseguir reduzir a inadimplência.

Uma possibilidade viabilizada pela tecnologia é acompanhar diariamente o status dos pagamentos, além de sinalizar a necessidade de contato para o setor responsável. Com isso, é possível reduzir o espaço de tempo de identificação e cobrança das mensalidades em atraso.”

Bruno Vieira – Diretor financeiro da Escola Vereda

 

“Dentre as várias habilidades necessárias para se ter uma boa gestão financeira, eu destaco a clareza. Apesar de muitos alunos iniciarem o curso com perguntas matemáticas, a grande chave está na psicologia financeira; isto é, um conjunto de atitudes mentais que geram ações positivas ou negativas para a construção de patrimônio no longo prazo.

Durante qualquer jornada, sacrifícios e desafios serão constantes. Em constituição patrimonial, não é diferente. Atitudes sem propósitos não tem fundamento nem constância. Num contexto em que o tempo se torna a principal variável, o horizonte temporal é imprescindível. Em finanças, o campo clareza se ramifica em saber seus objetivos de curto, médio e longo prazo; quais são suas receitas e despesas recorrentes e variáveis, e o quão preparado você está para eventuais mudanças de rota. ‘Para quem não sabe aonde ir, qualquer caminho serve.’

Em segundo ponto, porém indispensável, está o planejamento. Como poupar? Onde poupar? Como ganhar mais? Como gastar melhor? Entender o passo a passo para a solidez financeira e como será executado levando em conta as variáveis individuais. Em paralelo, os demais desafios ditarão a eficiência do roteiro a ser percorrido. ‘Quem planeja tem futuro, quem não planeja tem destino.’

Por fim, o conhecimento. Saber para além de ascender esse tríplice de qualidades, para estimar cenários positivos e negativos para cada futuro. Entender riscos, possibilidades, oportunidades. Ser capaz de conduzir investimentos e decisões financeiras, embasadas num processo decisório sólido e assertivo. Caso contrário, reinventar-se e seguir adiante, fazendo ajustes de percurso.

Em suma, a solidez financeira vem do entendimento profundo de gastar de maneira eficiente, otimizar investimentos, e ganhar mais dinheiro. Durante este amadurecimento, perceber que o dinheiro é um meio e não um fim, que será capaz de comprar tempo – o nosso ativo mais valioso.”

Mattheus Moraes Tubertini Cunha – Economista, consultor de investimentos e
Mentor de Unidade Eletiva Educação Financeira do Colégio Arnaldo

“Na construção e criação dos possíveis caminhos da gestão financeira, é necessário ampliar algumas margens, seja para os imprevistos e/ou para a execução do planejado, que geralmente sai do previsto. É preciso elencar as prioridades, as necessidades, o desejado e o planejado, lembrar sempre que o desejado é subir a escadaria, mas isso se faz degrau por degrau – manter essa consciência, esse equilíbrio, não é nada fácil, sobretudo diante das novidades, dos comentários e das indiretas.

Um caminho a ser percorrido, com o objetivo de gerir com eficácia e eficiência, é compartilhar as ideias e propostas, permitir que a equipe participe e assumam como ‘sua’ a situação, incentivando caminhos alternativos para concretizar o planejado. Acompanhar todas as situações, desde a financeira até a execução e realização e, assim, propor possibilidades que contribuam para o crescimento e desenvolvimento. Este acompanhamento tem como consequência o controle, que faz o planejado acontecer, oportunizando o monitoramento primeiro do gestor, depois da equipe, que com sentimento de pertença e conhecimento contribuem efetivamente para a saúde, não só financeira, mas de toda a instituição nos diversos níveis.”

Irmã Eliane Viana de Oliveira – Diretora administrativa do Colégio Nossa Senhora das Dores

 

“Um dos grandes desafios das escolas é encontrar o equilíbrio entre a gestão financeira e a gestão pedagógica. Acredito que o primeiro passo para encontrar esse equilíbrio é entender que a escola é uma empresa como qualquer outra, e não há problema nenhum em gerar lucro. Pelo contrário, o sucesso financeiro nos permite entregar nosso propósito final, que é uma educação de qualidade. Quanto maior a rentabilidade, maior pode ser o investimento pedagógico, tecnológico e de infraestrutura na instituição.

Em primeiro lugar, é imprescindível você ter clareza das suas receitas e das suas despesas. Não gastar mais do que recebe. Se você gastar mais do que ganha, o resultado será dívida, e as empresas devem evitar ao máximo empréstimos, usar limite especial do banco, pois tudo isso gera juros, comprometendo ainda mais os seus resultados. Entender todos os custos para estabelecer o valor ideal da mensalidade, que permita você gerir com certa margem, levando em conta todas as despesas anuais, imprevistos, investimentos, além de ter ações efetivas para monitorar e combater a inadimplência, a fim de que ela não comprometa a saúde financeira.

Para isso, é preciso ter um plano orçamentário anual, considerando todos os setores, estabelecendo o teto máximo de gasto durante o ano. Também é importante ter um controle efetivo do fluxo de caixa, realizar a gestão dos pagamentos, das cobranças e do capital de giro, fazer a apuração dos resultados financeiros, ter um planejamento financeiro, dentre outros. O ideal é que tudo isso seja automatizado, mas dependendo do porte da sua empresa, é possível ter controles manuais.

Outra dica é saber qual a porcentagem em cima do faturamento a instituição está direcionando seus custos. Exemplo: a folha de pagamento é a maior despesa de uma instituição e o ideal é que não ultrapasse os 60% do faturamento bruto. Com uma simples planilha de Excel, é possível você ter esse controle e o histórico de todos os anos da evolução dos seus custos, até para que você tome alguma decisão estratégica, é a base de dados que irá contribuir para ser mais assertivo nas ações.

O mantenedor precisa, mensalmente, ter um momento para analisar os dados e definir os próximos passos. Importante entender qual a rentabilidade da instituição, ter um pró-labore definido para os mantenedores, evitando que as contas da pessoa física e jurídica se misturem. É necessário que a escola tenha processos e o gestor invista na formação dos seus profissionais e na análise das suas rotinas. Ter uma rotina administrativa bem estruturada é o sucesso de qualquer instituição.”

Rosilene Teixeira Rodrigues, CEO da RTR Consultoria e Diretora Geral do Grupo Dom Bosco 

 

“O principal papel da gestão financeira numa instituição de ensino é dar suporte à área pedagógica, permitindo que o trabalho dos educadores seja desenvolvido beneficiando-se da maximização dos recursos disponíveis. O serviço pedagógico é o ator principal, a gestão financeira atua ‘nos bastidores’, oferecendo os insumos para o sucesso do serviço pedagógico. Desta forma, decisões financeiras e pedagógicas devem ocorrer na mesma direção, com diálogos constantes entre as áreas, evitando que decisões unilaterais prejudiquem o desempenho da instituição. O alinhamento no direcionamento estratégico entre pedagógico e financeiro é imprescindível para a construção e manutenção de uma gestão financeira saudável.

Outro ponto que merece destaque é a eficiente gestão de pessoas, uma vez que os gastos relacionados aos recursos humanos correspondem às maiores despesas de uma instituição de ensino – somando-se folha de pagamentos, benefícios e encargos, podem representar até 70% das despesas totais. Cada profissional deve ter bem claro seu papel dentro da escola, suas atribuições, metas e responsabilidades, evitando-se custos com retrabalho, duplicidade de funções e atividades não realizadas.

A gestão dos valores de mensalidades, bem como definição de critérios de descontos contribuem para finanças saudáveis. A acirrada concorrência dos últimos anos tem levado algumas instituições a concederem descontos sem nenhum critério, resultando em diminuição do ticket médio e consequente queda de receitas. Importante trocar o excesso de descontos por treinamento da equipe de atendimento, mostrando aos responsáveis e alunos o valor dos serviços pedagógicos prestados. Importante também a criação e estruturação de receitas adicionais – material didático, alimentação, uniformes, entre outras – quer sejam feitas diretamente pela escola ou com a parceria de terceiros. Ainda, em relação às receitas, o oferecimento de diversas opções de pagamento e a definição de processos de cobrança contribuem para minimizar a inadimplência.

Complementando os passos para uma gestão financeira saudável, um plano de contas bem estruturado e completo é premissa para o adequado controle tanto das receitas quanto das despesas. A classificação e lançamento de cada item de receita e despesa possibilita uma análise gerencial completa, deixando claro para o gestor em quais pontos deve concentrar sua atuação e esforços.”

Frederico Venturini – Economista, pedagogo e diretor do Sinepe Rio (Sindicato dos Estabelecimentos de Educação Básica do Município do Rio de Janeiro) e da Educarte e Tre-Le-Lê Creche Escola

 

“A escola é uma empresa e, como tal, precisa ser estruturada com um Plano de Negócios, que inclui metas de alunos e conhecimento dos valores de custos diretos das linhas mais importantes, como Impostos, Infraestrutura, Corpo Docente, Corpo Administrativos e Investimentos. Todo segmento tem porcentagens de custos denominadas mágicas. E em educação não é diferente. Os impostos não podem passar de 5%, e existem alíquotas especiais para cada tipo de oferta de acordo com o CNAE (objeto de oferta) da Instituição. A infraestrutura, com aluguel, taxas e manutenção, não pode passar de 7% a 12%. O corpo docente e coordenação não podem ter custo superior a 30%, sendo adequado entre 22% e 25%. Já o quadro administrativo de apoio e suporte não pode passar de 10%, para que os itens de investimento, como laboratórios, recursos extras de diferenciação como sistema de ensino não podem passar de 8%.

Mas a principal linha de custo de um plano de negócios é o relacionado a captação e marketing. Muitas instituições chegam a gastar mais de 25% da receita com campanhas de divulgação, e principalmente descontos na hora da matrícula, comprometendo de maneira definitiva o resultado da operação. O ideal é não ultrapassar 12% da receita. Como elemento fundamental do plano de negócios está o conhecimento do mercado e o conhecimento do valor da mensalidade, que pode ser cobrada pelo da escola pelo seu posicionamento, pela sua localização e pelos serviços agregados oferecidos.

Cito alguns drivers fundamentais do sucesso do negócio em educação:
Enturmação – quanto mais alunos colocarmos em uma mesma sala, dentro da qualidade de entrega, melhor. O orçamento deve prever um número menor de alunos por turma, e a cada aluno a mais a margem se torna de segurança.

Eficiência de entrega – quando existe custo extra para entregar o que é comprometido acaba ocorrendo vazamento de recurso na correção de rota.

Projeto pedagógico consistente – ser coerente com a proposta de entrega, construtivista, preparatório para ENEM, preparatório para vestibular específico e formação humanista.

E como indicação principal da gestão financeira segura e saudável de uma escola está o controle contínuo, ‘sem tirar o olho da bola’, do fluxo de caixa da operação. Sempre ter previsão e provisão de férias, de 13º salário, ajustar as mensalidades de acordo com a inflação e o aumento dos custos dos serviços. Por ser um setor de margens muito pequenas, é fundamental que os ajustes aconteçam pari passu com os reajustes dos elementos de custos.

No aspecto operacional, no setor da Educação, a máxima de que a credibilidade é a referência da marca se comprova perfeitamente. As escolas são ofertantes de um serviço aspiracional, pois é através da evolução nos estudos que os benefícios prometidos pela educação acontecem. Se a entrega não acontece como prometido, o valor do serviço cai de maneira rápida e haverá dificuldades e muito custo para retomar a credibilidade dos que consideram frequentar a escola. Uma dica de ouro é a utilização de ciência de dados para acompanhar o desempenho, a participação e o engajamento dos alunos, através de um sistema de gestão acadêmica associado a uma ferramenta de BI para entender os sinais dos alunos desmotivados, que estão faltando muito, que não entregam as atividades ou entregam com falhas. Desta forma a ação acadêmica de apoio é preventiva, evitando que os alunos se atrapalhem e cogitem a evasão”.

Francisco Borges – Mestre em Política Pública de Ensino e consultor da Fundação de Apoio à Tecnologia (FAT)

 

“A educação, do ponto de vista empresarial, representa hoje um mercado que possui atratividade e oportunidade de negócios. Contudo, a excelência apresentada no campo pedagógico não é observada no aspecto financeiro. A experiência da Educa Contábil, no setor financeiro de escolas, ao longo de vários anos, leva-nos a algumas análises e constatações: a primeira, óbvia e mais importante: muitos estabelecimentos ainda não conseguem separar a imagem do sócio (pessoa física) da figura da empresa (pessoa jurídica). Se não é possível a individualização do que é da escola e o que é do sócio, não se consegue aferir a sua real lucratividade do negócio.

Em segundo lugar, deve- se incrementar um controle de fluxo de caixa adequado, ou seja, o registro, estruturado, através de um plano de contas financeiro, de tudo o que entra e o que sai da instituição em termos monetários. Um controle correto do fluxo de caixa diminui a incidência de um fluxo negativo e consequente a necessidade de capital de giro. Para se atingir uma rentabilidade dentro de parâmetros aceitáveis, é necessária a gestão adequada das despesas e receitas. A busca de referenciais e indicadores junto a uma contabilidade especializada em escolas é fundamental.

Somente com o controle financeiro é possível estabelecer parâmetros e indicadores corretos, cruciais na formação do valor da mensalidade, que é o preço de venda do produto. Se não é possível determinar o custo do seu produto (no caso o serviço educacional propriamente dito), como será possível aferir o preço de venda (no caso o valor da mensalidade/anuidade)? Não se definindo a relação custo x venda, é plausível que a escola esteja trabalhando abaixo de seu preço de custo. Em outras palavras: é o caminho trilhado para a insolvência. Da mesma forma, como será possível a aplicação de uma política de concessão de descontos e administração de inadimplência?

Não há mais espaço no mercado educacional às escolas que atuam desconectadas de um profissionalismo, principalmente nos processos administrativos e financeiros. O aspecto pedagógico é a razão de existir de uma instituição de ensino, mas ele deve manter sintonia com o restante da empresa. Torna-se evidente que a falta de uma política de implantação e desenvolvimento administrativo-financeiro pode, a médio prazo, comprometer o próprio processo pedagógico e, consequentemente, a instituição. A gestão financeira adequada é, portanto, uma questão de sobrevivência.”

Mário Capp – Sócio da Educa Contábil – Gestão Especializada em Escolas

 

“Uma gestão financeira, quando bem-feita, possibilita a redução de gastos desnecessários e uma correta destinação dos recursos, o que impacta fortemente nos resultados financeiros. Incertezas nos cenários políticos e econômicos implicam na urgência de que os gestores possuam uma base financeira estruturada e organizada. Assim, capacitarão a empresa para enfrentar possíveis dificuldades econômicas, como quedas nas vendas, por exemplo.

Para que um negócio garanta a sua consistência e continuidade, é importante investir em boas estratégias de gestão e organização, uma vez que é por meio de ações e medidas preventivas que você se mantém preparado para possíveis imprevistos ou dificuldades. Ações importantes da gestão financeira: controle eficiente do fluxo de caixa da empresa; gestão ativa e enérgica dos pagamentos e cobranças; acompanhamento e gestão constantes do capital de giro; controle da emissão e organização das notas fiscais; apuração periódica dos resultados; e controle de estoques.”

Oséias Gomes – Administrador, empresário e autor dos livros Gestão Fácil (2019) e Negócio Escalável (2022)

 

“É muito importante que os mantenedores e gestores escolares aumentem o nível de governança e profissionalismo em todos os departamentos de suas escolas. Esse olhar mais estruturado para as finanças e para os times administrativos é fundamental para garantir a saúde financeira e apoiar o crescimento da instituição. Por exemplo, ter uma equipe de atendimento bem capacitada na ponta, com o perfil e as competências adequadas, é crucial para a conversão de matrículas. Outro olhar importante é a preocupação de todos da escola com a retenção dos alunos atuais, ou seja, agir para reduzir a evasão ao longo do ano e também quando o aluno muda de série ou segmento. Precisamos olhar os indicadores, criar metas, entender os motivos de evasão e criar planos de ação — mobilizar todos da escola em torno dessas metas. O custo de reter alguém é muito menor que o custo de atrair um novo aluno.

Outro ponto fundamental é o correto dimensionamento das equipes ao longo do ano, de acordo com o crescimento ou diminuição do tamanho da escola. Esse dimensionamento não pode demorar a ser feito, e tem que existir uma preocupação para que as despesas, de maneira geral, não cresçam mais do que a receita consistentemente. O período da pandemia, aliás, trouxe importantes aprendizados sobre isso. A readequação do quadro de funcionários é um tema sensível, mas precisa ser feito de maneira ponderada e no tempo adequado, assim como a reavaliação dos descontos concedidos e a avaliação da efetividade de parcerias.”

Rodrigo Fulgêncio – Diretor executivo das Unidades Escolares do Poliedro Educação

 

“Acredito que a fórmula do sucesso de qualquer escola financeiramente saudável é composta por controle e planejamento. O controle traz o foco para o agora, e o planejamento, a visão de futuro. Embora pareça concorrer com as demandas pedagógicas, é fundamental por trazer mais segurança às decisões de curto prazo com a visão de onde se almeja chegar. Atualmente, é muito comum encontrar escolas com carência no controle financeiro, por diversos motivos, entre eles a presença de gestores pedagógicos que acumulam essa responsabilidade e outras funções e a falta de separação clara das finanças pessoais e do negócio, o que traz insegurança à tomada de decisão, pois não possuem visibilidade do impacto no futuro e não enxergam qual é o problema prioritário a ser tratado.

Ao olharmos para a estrutura financeira de uma escola, é essencial buscar a otimização de recursos alocados naquele ano letivo, tais como dimensionamento ideal de equipe para a quantidade de alunos prevista, nível de desconto concedido e até mesmo otimização do material pedagógico utilizado. Algo que pode ser realizado com a adoção de um sistema de ensino que elimina a necessidade de desenvolvimento e elaboração de materiais pela própria escola e que pode trazer orientações sobre produtos e serviços disponíveis no mercado e que realmente funcionam.”

Taísa Rivero Hernandez – Diretora financeira do Poliedro Educação

 

“Existem vários desafios na gestão financeira nas escolas, conseguir se organizar para crescer, investir e expandir a escola é algo que requer muita atenção, planejamento e afinco da equipe. A previsibilidade dos gastos é sempre desafiadora, pois sabemos que o ano letivo muitas vezes nos surpreende e a rotina da escola passa a exigir coisas não antes contabilizadas.

Gerir caixa e garantir o recebimento e baixa inadimplência também requerem muito esforço, principalmente em momentos de crise como os que testemunhamos nos últimos anos devido à pandemia de Covid-19. Para administrar bem as finanças, uma boa dica de gestão é estabelecer prioridades para a sua instituição. Na Camino School, mais especificamente, nossas prioridades de investimento são na expansão física da escola. Em 2023, teremos a inauguração do nosso prédio do Ensino Médio, por exemplo.

Para além disso, como gestor, o mais importante é saber focar no que é essencial e indispensável – e isso é a aprendizagem dos estudantes. Garanti-la é o objetivo primordial de toda a escola e, também, da gestão financeira. Para nós, custos e despesas relacionadas a isso são as primeiras a serem incluídas e as últimas a serem questionadas. De posse da informação do que é essencial, conseguimos atuar com mais assertividade nos custos e nas despesas que não essenciais.”

Caio Garcez – Vice-diretor da Camino School

 

“Normalmente, os empresários da área de educação tendem a trabalhar quase que no mês a mês, ou seja, cada mês é uma agonia e uma vitória. Sendo assim, eles não param para observar como fechou o ano. Por mais que seja uma planilha de Excel, um bloco de notas, ou então pedir a declaração do imposto de renda da empresa para o contador, é bacana você olhar como foi o último ano, os últimos três anos, para se programar melhor para o futuro.

Pensar apenas nos custos fixos como folha de pagamento e aluguel da escola acaba sendo um erro, pois os custos variáveis fazem parte. É importante pensar nos gastos e nos imprevistos dos últimos anos, se é possível tornar esses imprevistos em previstos. Tem certas coisas que acontecem que as pessoas pensam que não é possível prever sendo que na verdade é. E para controlar esses gastos, existem sistemas de gestão específicos para as escolas. Para utilizar o sistema de gestão, é necessário alguém para acompanhar os gastos, o que está entrando e o que está saindo, analisar os números.”

Tiago Cespe – Educador financeiro

 

“Uma das grandes dores da escola hoje está justamente relacionada à sustentabilidade financeira. Quando bem conduzida, a gestão financeira evita que a escola sofra impactos ocasionados pela falta do capital de giro ou do desequilíbrio financeiro, por exemplo, e foque no que é realmente prioridade, a relação com seus alunos e familiares.

Eu diria que o caminho mais indicado para manter uma gestão financeira saudável é adotar o uso da tecnologia. Os sistemas de gestão e solução de processos têm avançado bastante nas escolas. Os sistemas ERP, que abrangem, da matrícula e cadastro inicial até as áreas acadêmica e administrativa, como emissão de histórico escolar, boletim, notas, parte da cobrança, emissão de nota fiscal, permitem centralizar as informações em um único local, facilitando seu acesso.

As soluções de gestão escolar têm avançado muito no Brasil e parte das escolas já aplica algum conjunto de softwares de gestão em suas rotinas. No curto prazo, as ferramentas reduzem o número de colaboradores envolvidos na gestão; a falta de precisão e de um ponto centralizador das informações, que gera a necessidade de adotar muitas planilhas ou de recorrer a ferramentas manuais; a ineficiência no processo de cobrança, que acaba impactando diretamente o resultado no caixa da instituição.

A automatização e o bom funcionamento dos processos internos permitem que a equipe escale muito mais atividades e rotinas repetitivas, otimizando seu tempo e oferecendo um atendimento de maior qualidade aos alunos, pais e equipe. É um movimento que veio para ficar, segue em alta e deve continuar crescendo, pois é fundamental para o diretor de escolas, que tem a necessidade de melhorar a qualidade de relacionamento com sua equipe.”

Alexandre Sayão – CEO da Amais Educação

 

“Existem várias maneiras de se fazer uma gestão financeira. Vou dividir em quatro passos. O primeiro passo é ter uma gestão financeira. Não importa se será simples, complexa, com dados completos ou não. O importante é ter uma gestão com rotinas, e troca de informações com o financeiro e operacional da escola. Porque a partir disso surgem questionamentos, sugestões e o time todo se mobiliza, ficando mais fácil perceber quando tiverem variações de receitas, despesas não planejadas e os custos subirem, por exemplo.

O segundo passo é ter um alinhamento com a equipe, passa senso de urgência e responsabilidade. Para isso é necessário definir algumas métricas, olhar para margem operacional, margem líquida, variações de custos e depois passar essas informações para equipe mostrando o que isso representa no dia a dia deles.

O terceiro passo é definir os objetivos financeiros da escola. Quais são os objetivos que a escola quer alcançar? Em qual prazo? Na sequência discutir como se chegar a isso. Importante que sejam objetivos atingíveis, mensuráveis e que faça sentido para que todos consigam se conectar a eles. O quarto passo é celebrar os objetivos cumpridos. Ter momentos para conversar também sobre o que não foi cumprido. Com tudo isso, conseguimos gerar uma cultura que olhe e se importa com a sustentabilidade financeira da escola que acaba dependendo da gestão financeira.”

Cauê Gimenez – Diretor de Operações da Escola Lumiar

 

“Começamos, há cinco anos, a procurar no mercado uma consultoria que pudesse colaborar conosco avaliando e modernizando nossos modi operandi e criando o algoritmo necessário para poder executar um projeto de inovação e ao mesmo tempo conter a saída de estudantes e resgatar o máximo possível aqueles que tinham evadido por essa razão. O equilíbrio dessa conta necessitou do verbo de ação: ampliar. O tripé ‘modernizar-resgatar-ampliar’ fez com que não só pudéssemos conter a fuga de receita causada pela evasão, mas, mesmo em meio à pandemia, proporcionar um crescimento da ordem de 50% da carteira de estudantes nos últimos 5 anos. Ampliando nossas atividades, pudemos avançar ao nível do Ensino Médio que até 2021 não existia como opção em nosso Colégio.

Ousadia, trabalho, investimento, prudência, tradição e inovação foram palavras de ordem que nos alavancaram em tempos de mazelas e crises, conferindo-nos a possibilidade de criar um comitê institucional e transparente que pudesse oferecer às famílias – que comumente permanecem no Colégio Stocco por 10, 15, 20… 30 anos –, suporte financeiro pelo tempo de até dois anos.”

Roberto Belmonte Júnior – Diretor Administrativo e de Operações do Colégio Stocco

 

“Atualmente, o que empreendedores da educação precisam é trazer educação financeira básica para todos os profissionais envolvidos na administração e daí implantar do básico ao mais estratégico dentro do negócio. É preciso entender qual é o custo fixo, qual é um valor de mensalidade justo, quanto a região cobra, o que ela vai entregar de diferente perante os concorrentes, o que que ela consegue desenvolver que as outras escolas não conseguem.

Recentemente eu fiz um estudo em algumas escolas aqui na minha região (São Jose dos Pinhais/ PR) para trocar minha filha de 5 anos de escola. E o que que eu busco? Eu busco uma escola com princípios, com estrutura e que entregue resultados, por exemplo, que outros alunos já tiveram. Quais são os benefícios que a escola tem? Quais os diferenciais que às vezes não estão muito modelados dentro do planejamento. E como deixar o financeiro saudável? Porque senão tudo que ela quer fazer não vai caber no orçamento. Porque se fizer tudo e aumentar muito o valor final as pessoas não aceitarão pagar a mensalidade. Então por isso é preciso fracionar todos os projetos que a escola quer entregar para o aluno e fazer aos poucos.

O grande ponto é que a educação financeira para gestão de escolas vai muito além do que só administrar uma empresa, envolve também como faz toda a gestão dos professores para de fato conseguir trazer resultado. Eu conheci escolas beirando a falência e outras muito bem estruturadas. Coincidentemente, as que não estavam bem tinham uma estrutura de negócio familiar, começaram com a mãe, que foi professora, junto com outras pessoas da família que empreenderam juntos. Podem ser excelentes como escolas, mas são de constituição familiar – mãe, pai, filho, sobrinho – pessoas que vão entrando no negócio e modelando, mas acabam não tendo o plano básico bem ajustado. Eu acredito que se essa base está bem estruturada, é possível ter muito sucesso e fazer uma ótima gestão.”

Jenni Almeida – Estrategista financeira e CEO da Invest4U e da Invest4Business