Como melhorar o desempenho através de práticas organizacionais e de gestão de tempo

Hoje em dia, as empresas possuem um ambiente caracterizado por pressões constantes para produzir mais com menos recursos.

A era da informação nos ajuda de várias formas, mas também nos coloca em contato com grandes volumes de informações, expectativas imediatistas e interrupções em nossa rotina.

Além da vida dentro da escola, alimentamos expectativas pessoais cada vez mais exigentes de lazer e bem-estar. Para lidarmos com tudo isso, sem nos privar e frustrar, precisamos nos organizar, aprender a lidar com o tempo, com as informações, com as pessoas e com a tecnologia.

O ideal é estabelecer e cumprir uma meta de cada vez para que não se sobrecarregue e desista. O resultado somente ocorrerá se todos os integrantes se comprometerem a implantar as tarefas e, quando necessário, promover as devidas mudanças.

Os ganhos não ocorrerão de um dia para o outro, mudança é um processo e não um acontecimento.

Calendário de horários fixos para líderes – Devido aos inúmeros afazeres, busca de inovações, resolução de problemas, reuniões e conversas com seus subordinados, os líderes têm muita dificuldade em manter rotinas. O ideal é montar um calendário com as atribuições mais importantes e, preferencialmente, em horários fixos para criar hábitos sadios.

A seguir, apresentarei algumas dicas para a utilização do calendário de horários fixos:

 

1 – Não desistir – No início é normal ter dificuldade em cumprir as atribuições nos horários estabelecidos. Normalmente realizamos nos primeiros meses cerca de 50% da programação, que melhorará com o passar do tempo quando os resultados positivos forem comprovados.

É muito raro cumprir todas as tarefas determinadas devido à ocorrência de atividades emergenciais, como uma conversa com um pai nervoso, uma demissão não esperada ou um problema particular. O ideal é atingir 70% a 80% das metas.

2 – Visualização – Para auxiliar na redução de interrupções no trabalho, confeccione a planilha em formato de cartaz e fixe em local visível na sala dos professores e dos demais líderes.

3 – Início dos períodos – Geralmente, os problemas aparecem no início de cada período (ex.: falta de professores), por isso, evite marcar tarefas nesses horários.

4 – Aprenda a dizer não – Peça para os colaboradores não interromper os líderes nos horários fixos. Sempre que possível agende as reuniões com os pais e professores com horário de início e término.

5 – Priorização – O nível de importância muda de pessoa para pessoa, mas é necessário privilegiar as reuniões de monitoramento, assistir às aulas e atender aos pais.

6 – Calendário mensal – Algumas pessoas possuem muitas atividades sazonais durante o mês, com rotinas bem diferentes em cada semana. Para este perfil de funções o melhor é criar um calendário mensal.

Conteúdo das reuniões – Uma das principais dúvidas que surgem é como fazer reuniões periódicas produtivas e não repetitivas. Para que isto não aconteça e desmotive o líder e seu time, é importante seguir uma pauta com metas claras e pontuais:

Descrições de funções	Reuniões de liderança, gerenciais e supervisão – Ter em mãos e utilizar como checklist para verificar se as principais tarefas são realizadas a contento.
Rotina	Reuniões com o time operacional – Ter em mãos e utilizar como checklist para verificar se as principais tarefas são realizadas a contento.
Emergências	Resolução de problemas que necessitam de ações imediatas.
Ata da reunião anterior	Verificar se os combinados da reunião anterior foram efetuados. É importante registrar em uma ata os principais tópicos discutidos.
Análise de desempenho	Verificar se as metas semanais ou mensais foram alcançadas, como número de pós-atendimentos, aulas assistidas, postagens nas redes sociais etc. Elogiar o que foi positivo e corrigir eventuais falhas.
Funções orgânicas	Listar as atividades que necessitam ser realizadas durante determinado período e que podem ser delegadas, como festa do dia das mães, reunião de pais, pesquisa de satisfação etc. Em acordo com a equipe pedagógica e com o gestor de comunicação, divida e delegue as atividades de cada pessoa e monitore nas reuniões periódicas a sua evolução.

 

Sugiro que reuniões entre pessoas com cargos de direção, gerência (coordenação) e supervisão tenham periodicidade semanal, enquanto que as reuniões com professores podem ser realizadas quinzenalmente devido à dificuldade em reunir o corpo docente.

O intervalo dos encontros pode mudar se houver uma necessidade específica, como a resolução de um problema, substituição de um colaborador, projeto novo e dificuldade de implantação. Quanto menor a periodicidade, mais breve será a reunião, pois as ações serão solucionadas com mais facilidade. 

Agenda – Utilizar uma agenda é importante para organização e planejamento do seu dia. Após criar o calendário com as atividades importantes, preencha o restante dos períodos da agenda na sexta-feira à tarde ou segunda-feira no primeiro horário com as atividades circunstanciais (atividades que somos levados a fazer em função de situações que independem da nossa vontade), operacionais (exemplo: verificar e responder e-mails) e emergenciais. As atas das reuniões podem ser anotadas na agenda ou em uma planilha específica.

Rotina – Não é possível liderar pessoas quando as simples funções operacionais falham, como se esquecer de escrever na agenda do aluno um ocorrido ou deixar de enviar um comunicado.

É preciso tomar providências para reduzir estes ocorridos através da concepção de rotinas, supervisão periódica, correções e, em última instância, trocar de colaborador. Através destas ações, será possível reduzir atividades emergenciais e exercer suas atividades mais importantes. Portanto, quanto melhor a qualidade do gerenciamento, mais tempo os líderes terão para exercer suas funções.

A rotina é um documento que reúne a descrição minuciosa de funções, o calendário de horários fixos e as principais metas. Esta precisa estar fixada em local visível próximo ao colaborador.

Principalmente o colaborador com cargo operacional necessita de rotina para gerir seu tempo e não se esquecer de alguma tarefa. Uma rotina bem discriminada ajuda o líder a visualizar as tarefas dos seus colaboradores.

 

Bibliografia

The Founder´s Mentality – Chris Zook e James Allen

The Innovator´s Dilemma: When New Technologies Cause Great Firms to Fail – Clayton M. Christensen