Guia para Gestores de Escolas

Cultura Analítica: Como alcançar as metas e objetivos necessários para o crescimento sustentável

Em uma época em que as escolas oferecem serviços semelhantes – e com difícil percepção de diferencial – devemos chegar ao limite da excelência na prestação dos serviços. Por isso, é importante saber o que os alunos e familiares querem, que valores estão dispostos a pagar, se conseguem identificar os diferenciais, qual a produtividade da equipe de vendas e a qualidade do professor em sala de aula.

Embora muitas escolas estejam adotando a cultura analítica, somente algumas alcançaram a proficiência. Nestas instituições a mensuração de dados faz parte do seu DNA, direcionando o planejamento estratégico, os recursos humanos e as principais tomadas de decisões. Os colaboradores estão acostumados a trabalhar em busca de metas e serem avaliados de forma concreta e objetiva.

Para atingir a excelência e estar um passo à frente da concorrência é preciso buscar o aprimoramento constante por meio de análise de dados e feedbacks concretos. Além do know-how e feeling, as tomadas de decisões precisam ser feitas embasadas em evidências tangíveis e ferramentas de medições qualitativa e quantitativa para que a subjetividade e o empirismo não fiquem em destaque.

Apresente os dados para os colaboradores nas reuniões de feedbacks e utilize métricas para mensurar seus desempenhos e calcular as remunerações e recompensas. E, após estabelecer uma política embasada em práticas organizacionais, o próximo passo é instaurar a cultura analítica da empresa por meio de monitoramento constante e reuniões de feedback com análise de desempenho.

Monitoramento – É o acompanhamento próximo das principais atividades de um colaborador pelo seu superior direto, como, por exemplo, a coordenação assistir a uma aula, uma gestora comercial acompanhar um atendimento de pais novos ou o gestor financeiro escutar as ligações de cobrança de inadimplentes.

Depois de capacitar o colaborador com as instruções necessárias para desempenhar suas funções, o monitoramento tem o papel de ensiná-lo a aplicar o que aprendeu.

Apesar de inicialmente incomodar ambas as partes, o objetivo é nobre: auxiliar as pessoas a melhorar a qualidade das suas funções através de uma visão externa vinda de uma pessoa mais experiente. O monitoramento deve ser realizado com periodicidade, que varia de acordo com a necessidade.

Assistir às aulas – Nenhuma atividade da coordenação é mais importante que o monitoramento em sala de aula, pois é nela que o ensino e a aprendizagem acontecem. A coordenação precisa assistir às aulas com constância para verificar se os professores ensinam corretamente e os alunos aprendem de verdade.

Reuniões de feedback – Uma das principais dúvidas que surgem é como fazer reuniões periódicas produtivas e não repetitivas. Para que isto não aconteça e desmotive o líder e seu time, é importante seguir uma pauta com metas claras e pontuais:

  •   Descrição de funções – Ter em mãos e utilizar como checklist para verificar se as principais tarefas são realizadas a contento.
  •   Emergências – Resolução de problemas que necessitam de ações imediatas.
  •   Ata da reunião anterior       – Verificar se os combinados da reunião anterior foram efetuados. É importante registrar em uma ata os principais tópicos discutidos.
  •   Análise de desempenho – Verificar se as metas semanais ou mensais foram alcançadas, como número de pós-atendimentos, aulas assistidas, postagens nas redes sociais etc. Elogiar o que foi positivo e corrigir eventuais falhas.
  •   Funções orgânicas – Listar as atividades que necessitam ser realizadas durante determinado período e que podem ser delegadas, como festa do Dia das Mães, reunião de pais, pesquisa de satisfação etc. Em acordo com a equipe pedagógica e com o gestor de comunicação, divida e delegue as atividades de cada pessoa e monitore nas reuniões periódicas a sua evolução.

 

Análise de desempenho – Somente o que é medido pode ser gerenciado, o restante fica a cargo do empirismo, que dificulta a visualização dos problemas e propicia a baixa qualidade nos serviços.

Sem saber aonde se quer chegar (objetivo), como conseguir (metas) e se o caminho está certo (análise de desempenho), não existe necessidade de se movimentar.

Segundo Malcolm Knowles em seu livro “The Adult Learner”, “sem um objetivo claro o adulto não tem motivo nem motivação para mudar de atitude ou progredir”.

Quando o colaborador assume o compromisso de atingir as metas e seus objetivos estão alinhados com os da instituição, o nível de responsabilidade tende a aumentar.

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