Dica — Administração

Matéria publicada na edição 28 | Maio 2007 – ver na edição online 

Administração com eficiência

A escola moderna está bem distante da administração feita na ponta do lápis. O uso de softwares específicos para a administração escolar agrega qualidade e agilidade à gestão. A passagem dos métodos manuais para os informatizados pode ocorrer sem traumas para a equipe. Leide Pereda, gerente de vendas e marketing de uma empresa que desenvolve sistemas para a área educacional, focados especialmente para escolas de pequeno e médio porte, explica que é essencial que o produto seja adaptado às necessidades de cada escola. “Um sistema fechado normalmente não funciona. O modelo padrão de relatório emitido pelo software às vezes não é o modelo com o qual a escola trabalha, ou o que a secretaria de educação local exige. Por isso é fundamental implementar no sistema o modelo ao qual a escola está acostumada a trabalhar manualmente”, esclarece.

Outro fator primordial quando se trata de implantar um sistema de gestão escolar é o suporte oferecido pela empresa. “A empresa deve dar um retorno rápido, gerando mais confiança no cliente”, sustenta Leide. O treinamento dos funcionários que farão uso do sistema também deve ser constante, levando em conta uma possível rotatividade de funcionários na escola. “Um treinamento deve ser dividido em etapas. Não adianta ensinar ao funcionário como puxar um histórico escolar no início do ano. Só no final do ano ele costuma realizar esse tipo de ação, e até lá ele já esqueceu como deve fazer”, avalia. Optar por empresas que desenvolvam softwares exclusivamente para a área da educação costuma também ser um ponto positivo. Isso porque as empresas especializadas no setor acompanham as mudanças exigidas por diretorias de ensino e secretarias de educação e atualizam os sistemas constantemente. Se o software for licenciado, e não vendido, outra vantagem para a escola: nesse caso, a empresa deve  atualizar o sistema sem custo para o cliente.

Contar com esse suporte tecnológico só traz vantagens para a escola. “A escola passa a se preocupar com a sua principal função, que é educar. O diretor tem muito mais tempo para se dedicar à vida pedagógica da instituição. Elimina-se a burocracia, evita-se o retrabalho manual e a qualidade da escola sem dúvida cresce muito”, justifica. Patrícia Stoicov, diretora do Meritum Educacional, escola de Educação Infantil e Ensino Fundamental com duas unidades em São Bernardo do Campo, é um exemplo de gestora que investiu num programa de gestão e não se arrepende. “Hoje em dia não consigo imaginar uma escola com mais de 50 alunos sem um sistema desse tipo”, diz. A Meritum, que possui 93 alunos, conta com um programa de gestão financeira, de cadastro de alunos e de toda a documentação referente aos alunos. “A empresa conseguiu instalar e fazer funcionar o programa em tempo recorde. No dia seguinte já estávamos utilizando. Há um suporte remoto para dúvidas. Via web, os pais têm acesso às notas e a toda informação sobre o aluno. Não temos mais boletim nem notas à mão”, comemora Patrícia.