Dica: Almoxarifado

Matéria publicada na edição 115 | Fevereiro 2016 – ver na edição online

Observando a escola como um patrimônio – repleta de valores intangíveis, bem como aspectos físicos, estruturados e projetados para cada ambiente, armazenando disposição e funcionalidade primordial, garantir áreas propícias que auxiliem todo o mecanismo administrativo é de extrema importância.

Adequar um departamento responsável pela guarda de materiais, organizado de forma sincronizada e acessível sempre que solicitado, destacam benefícios visíveis à gestão escolar. “Ter um departamento de almoxarifado permite à direção administrativa um controle maior sobre os materiais usados por cada setor além de mapear custos e gastos com materiais de pouco ou muito uso.

Além disso, os funcionários deste departamento podem realizar o controle de estoque e orçarem previamente materiais”, diz Cristine Mangolim, coordenadora pedagógica do Colégio Cantareira, localizado na região norte de São Paulo. Segundo Cristiane, no início do ano letivo o departamento é abastecido com os materiais das listas dos alunos e pronto para suprir as necessidades no decorrer do semestre. “Além dos grandes eventos que ocorrem durante o ano letivo, como feiras culturais ou festas tradicionais, que exigem uso maior dos materiais e posterior reposição, o estoque precisa ser conferido ao término do 1o semestre”. O processo de conferência – no controle e reposição – pode ser realizado de diversas formas, com certa atenção e cautela. Walter Miguel dos Santos, docente do Senac Tatuapé e Analista de Gestão Logística, afirma que “em primeiro lugar, é preciso ter pessoas bem treinadas, integradas ao planejamento escolar e com um bom sistema de gerenciamento”. De acordo com o docente, o inventário nos estoques normalmente ocorre anualmente, porém para uma melhor efetividade dessa conferência, é recomendável fazer inventários periódicos (também conhecidos como testes operacionais), em períodos adequados à rotatividade dos estoques.

Isso pode reduzir diferenças na contagem e resultar em melhorias nos controles dos estoques. E, ao realizar pedidos de materiais para os fornecedores, é essencial conhecer informações sobre o produto, como: consumo; ponto de reposição; lote mínimo fornecido; e tempo de reposição de cada material.

Essas informações auxiliam no planejamento e evitam desperdício de capital nas aquisições. “É interessante que a cada término de semestre seja realizado um check-list com quantidades iniciais e quantidades atuais de cada material para que, em contato com os fornecedores, possamos verificar os materiais necessários para reposição e analisar os orçamentos”, finaliza Cristine. (RP)