Dicas para otimizar o fluxo de caixa escolar e tornar sua gestão mais eficiente

Assim como qualquer outra empresa, as escolas precisam ter um controle sobre suas despesas e receitas. Essa é a forma mais eficiente para verificar se a instituição de ensino está lucrativa ou apresentando prejuízos no orçamento. Esse controle financeiro é conhecido como fluxo de caixa e representa um dos fatores mais importantes da gestão financeira de uma escola.

Uma boa administração de recursos financeiros possibilita que a escola mantenha sua saúde financeira em dia e faça investimentos. Confira as dicas da Juno para otimizar o fluxo de caixa escolar e tornar sua gestão ainda mais eficiente:

O que é fluxo de caixa?

Na prática, o fluxo de caixa é a movimentação de entradas e saídas de dinheiro do caixa da escola, ou seja, tudo o que sua instituição de ensino recebe e paga. Para garantir um bom controle de fluxo de caixa, é fundamental manter um registro detalhado diário, semanal e mensal de ganhos e gastos.

O passo mais importante para organizar o fluxo de caixa da sua instituição de ensino é entender que essa é a ferramenta responsável por controlar a movimentação financeira, como: receitas, despesas, contas a pagar ou a receber, investimentos e inadimplência em um período de tempo predeterminado.

Dicas para otimizar o fluxo de caixa escolar

Registrar todas as informações financeiras da escola

Normalmente, logo pela manhã, assim que a instituição de ensino inicia suas atividades, a tesouraria ou a pessoa responsável pelo setor de finanças, abre o caixa e inicia a movimentação.

É fundamental que o fluxo de caixa da escola seja atualizado diariamente e para que isso aconteça, desde os pagamentos das mensalidades até as compras de materiais de escritório devem ser registrados. Ao final de cada dia da semana, é importante fechar o caixa e gerar um relatório. Este controle vai ajudar você a reduzir os custos financeiros da sua escola.

Para manter os registos e relatórios do fluxo de caixa da sua escola sempre em dia, é importante contar com soluções automáticas, como a Juno, capazes de gerar esse tipo de dado para sua equipe. Essa é uma ótima estratégia para otimizar o tempo e o trabalho da sua equipe.

Vale lembrar que o registro do fluxo de caixa escolar precisa acontecer mesmo em um cenário de crise, porque em momentos como esse é essencial entender como anda a saúde financeira da instituição de ensino.

Organizar a parte de contas a pagar

Boa parte dos gastos de uma escola envolve lidar bem com o pagamento de contas e qualquer falha nesse processo pode significar furos no orçamento escolar. Uma boa estratégia para evitar que isso aconteça, é dividir a parte de contas a pagar em categorias dentro de uma planilha.

É importante que essa planilha não seja apenas um arquivo de Excel, alimentado pelo nome do fornecedor e o valor. Para organizar o fluxo de caixa escolar da melhor forma, é necessário prever os gastos futuros e realizar investimentos. Além disso, é importante separar as despesas fixas das variáveis.

Despesas fixas:

• Salários;
• Limpeza e conservação;
• Segurança e vigilância;
• Internet;
• Aluguel (estrutura, sistemas, impressoras, etc.).

Despesas variáveis:

• Água, luz e telefone;
• Materiais de escritório;
• Manutenção.

Mapear os valores recebidos e a receber

Um passo importante na otimização do fluxo de caixa escolar para saber quanto de dinheiro a escola tem disponível, é a verificação do saldo de todas as contas da instituição, além dos valores depositados em cofre, dos fundos de investimentos e outros recursos.

Nesse processo é importante mapear os valores recebidos em mensalidades dos alunos e considerar também o índice de inadimplência. Para calcular esse índice é preciso aplicar a seguinte fórmula:

Valor total de mensalidades não pagas (que se incluem no critério de inadimplência) / valor total de mensalidades cobradas

O percentual obtido por essa conta é o chamado índice de inadimplência escolar, que pode ser considerado normal, dentro da média ou alto:

• Índice de inadimplência baixo: abaixo de 2%
• Índice de inadimplência dentro da média: entre 2% e 3%
• Índice de inadimplência alto: acima de 3%

Com o painel de extrato da Juno, o gestor escolar consegue visualizar exatamente o valor disponível em sua conta e o total previsto de cobranças recorrentes a receber nos meses seguintes. Além disso, é possível fazer a gestão de alunos e as cobranças, o que permite uma visão holística da saúde financeira da instituição de ensino, com a possibilidade de visualização de alunos inadimplentes.

Outra solução que a Juno oferece é o envio de lembretes automáticos, via e-mail ou WhatsApp, antes da data de vencimento das mensalidades, o que ajuda a evitar a inadimplência dos alunos. Conte com a Juno para otimizar o fluxo de caixa escolar e manter a gestão da sua instituição de ensino sempre em dia, mesmo em momentos de crise!