Especial: Como manter uma Gestão Financeira eficiente e saudável?

Planejamento, fluxos, análise de planilhas, investimentos, controles, gastos fixos e variáveis, inadimplência, cobrança e a resolução de situações inesperadas: a área financeira de uma escola se depara com esses – e tantos outros – aspectos em seu cotidiano. Desse modo, para garantir uma gestão financeira saudável e com lucro, é indispensável seguir alguns caminhos para enfrentar os desafios e dilemas que emergem nesta área administrativa e que impactam todo o ecossistema escolar

 

A instituição privada de ensino é uma empresa que oferece, como principal produto, uma educação de qualidade. E, como uma empresa, para alcançar esse propósito, com uma experiência positiva tanto para estudantes como para pais e/ou responsáveis, diversas áreas devem ser analisadas e planejadas com cautela. A gestão financeira é considerada um dos pilares da administração escolar. Desse modo, os desafios e percalços para mantê-la eficiente, positiva e em sintonia com a gestão de outras áreas, são significativas. Nesse sentido, a área financeira compõe o conjunto estrutural diverso de setores administrativos que garantem o bom funcionamento de um colégio, contribuindo para a entrega de uma educação de qualidade.

A partir dessa ideia, neste especial apresentamos reflexões de diretoras/es e especialistas da área sobre os caminhos possíveis para manter uma gestão financeira saudável, controlada, planejada e monitorada. Longe do propósito de esgotar as discussões e as particularidades sobre esse tema amplo, este especial reúne apontamentos que podem ser incorporados e desenvolvidos de acordo com a demanda de cada escola. Confira!

“Processos de Gestão Financeira, Administrativa e Pedagógica, podem coexistir? Este vem se apresentando como um grande desafio para as instituições de ensino na educação básica privada. E de antemão devo lhe responder: não só podem como devem coexistir a cada momento, a cada tomada de decisão da instituição. Como nosso objetivo por hoje é buscar uma luz sobre Gestão Financeira, eu desafio você a pensar em controle, planejamento e resultado financeiro saudável, sem nunca esquecer do objetivo fim das empresas de educação, que acredito seja a formação de uma geração de discentes que possa encarar a vida com algum senso crítico, realização e discernimento para que possa desempenhar seu papel na sociedade. E aí teremos sem dúvida um enorme desafio, que requer um grande investimento.

Para que este investimento seja contínuo e possa trazer os resultados desejados (crescimento da instituição, desenvolvimento dos colaboradores e lucro), não podemos negligenciar o monitoramento sistemático de temas, como: custos fixos e variáveis, despesas fixas e variáveis, margem de lucro bruta e líquida, EBITIDA, etc. Quando esses dados fundamentais estão disponíveis, você terá como respeitar alguns conceitos básicos em Gestão Financeira: Controlar, Analisar, Planejar e também investir. Entendam que esses itens não possuem um sentido cronológico entre eles, e sim pertencem a um pensamento sistêmico onde analisamos e tomamos decisões para cada um deles como parte de um todo, inclusive decisões de cunho administrativo (processos), e pedagógico.

É natural que se procure fórmulas prontas, plataformas tecnológicas com respostas (dados) imediatas, planilhas de custeio, etc. Tudo isto existe e pode ser adquirido no mercado com custos bem variados e até sem custos. Mas tenham em mente que dados e informações são elementos que somente nos permite chegar a algum resultado se conseguirmos traduzi-los em estratégias assertivas.

Das teorias de gestão financeira, das estratégias macro, que por vezes se mostram tão distantes da nossa rotina, não poderia deixar de lado algumas inquietações sempre   presentes no dia a dia das instituições de ensino privado. E sendo assim, algumas perguntas jamais podem ficar sem respostas, como:

1. Eu conheço com detalhes minhas receitas e despesas e qual o peso de cada uma delas em meu negócio? Eu conheço o custo de cada aluno por segmento? Por exemplo: o seguimento do Ensino Fundamental – anos finais precisa ter quantos alunos por turma, para que eu consiga alcançar financeiramente os números planejados? Será que a turma do 8º Ano do Ensino Fundamental, que tem 19 alunos, está contribuindo positivamente para o resultado do seguimento ou está dependendo da turma do 9º Ano que tem 28 alunos?
2. Conheço o percentual de participação do custo de minha folha de pagamento no custo total da instituição?
3. As parcerias que mantenho traduzem uma receita direta ou indireta que justifique sua presença destes em nossa instituição?
4. Tenho claro quais os tributos estão sendo recolhidos, e se estão de acordo com a característica de cada receita (Planejamento Fiscal)?

Os questionamentos são muitos, e como vimos acima podemos definir inúmeros caminhos e estratégias para uma gestão financeira saudável.  Porém, nunca sem as atividades de: controle, análise, planejamento e definição clara dos objetivos em relação ao tipo e momento de investimento a ser realizado.  Vale ainda ressaltar que todo planejamento e investimento não deve nunca se descuidar do maior e mais valioso capital das instituições: o CAPITAL HUMANO.”

Alzir Camargo – Diretor administrativo e financeiro do Colégio Rita de Cássia (Santos/SP)

 

“Mantenedores e diretores de escolas possuem uma rotina muito agitada, atuando em diferentes áreas, do tema mais estratégico ao caso específico de um aluno. Mas o foco principal é sempre garantir um ensino de qualidade, o que torna essencial uma gestão financeira adequada. Nesse cenário, é preciso definir anualmente, entre junho e julho, o orçamento para o ano seguinte, levando em conta perspectivas para o período de matrículas, que costuma começar entre setembro e outubro, a depender da região. Além de um orçamento bem definido, é imperativo manter, ao longo de todo o ano, um bom controle do fluxo de caixa, da folha de pagamentos, do índice de inadimplência e do pagamento a fornecedores, entre outros itens, para assegurar um dia a dia mais tranquilo, sem grandes surpresas.

O primeiro passo para alcançar o sucesso na gestão financeira é tratar o assunto com a atenção e o profissionalismo necessários. Uma equipe especializada, capaz de entender as demandas e o contexto da escola, pode ser um diferencial nesse processo, que inclui acompanhar e conciliar os recebimentos ao longo do mês, realizar os pagamentos em dia, oferecer atendimento de qualidade e eficiência, e diversificar as formas e condições de pagamento. O uso de ferramentas inovadoras também surge como alternativa interessante. Um exemplo são softwares que auxiliam no controle das informações. Recentemente, surgiram soluções financeiras feitas especificamente para a gestão escolar, incluindo plataforma de meios de pagamento com conciliação automática (com boleto, pix e cartão), acompanhamento instantâneo de todos os pagamentos, aplicativo de atendimento para as famílias realizarem pagamentos e negociações na palma da mão e antecipação garantida das mensalidades. Dentre as opções do mercado, a plataforma isaac, do grupo Arco Educação, reúne todas essas soluções.

A visibilidade e o acesso a esses dados financeiros são essenciais, inclusive para que as escolas estejam preparadas para diferentes cenários, tanto para períodos de insegurança, quanto para momentos de oportunidades de expansão. O resultado dessa soma de esforços é uma escola que se desenvolve, se destaca no mercado e tira os planos do papel, o que impacta diretamente na retenção e captação de alunos.”

Paula Jorge – Diretora Geral de Soluções de Finanças e Gestão do Grupo Arco Educação

 

“Para criar e manter uma gestão financeira saudável, controlada, planejada e monitorada em uma escola, é fundamental seguir alguns passos e considerar diferentes aspectos:

1. Orçamento detalhado: Desenvolver um orçamento detalhado que leve em conta todas as despesas e receitas da escola, incluindo salários, materiais escolares, manutenção de infraestrutura, utilities, capex, entre outros.
2. Controle de custos: Monitorar de perto os custos operacionais e administrativos, buscando maneiras de reduzir gastos desnecessários e otimizar recursos.
3. Monitoramento financeiro: Realizar análises financeiras regulares para avaliar o desempenho financeiro da escola e fazer ajustes conforme necessário. Para esse monitoramento trabalhamos com vários indicadores, como: percentual de inadimplência e o acompanhamento real x orçado das linhas do orçamento.
4. Qualidade acadêmica e de satisfação: Acompanhamos mensalmente indicadores como a pesquisa de satisfação discente, inscrições de alunos em olímpiadas, número de medalhas conquistadas, aprovações em universidades, aprovações em cursos de alta concorrência como Medicina, ITA e IME. Também fazemos duas vezes por ano, em todas as nossas unidades, uma pesquisa e satisfação dos pais e responsáveis utilizando a metodologia do NPS (Net Promoter Score).
5. Comunicação: Manter uma comunicação constante com funcionários e colaboradores, compartilhando nossos desafios, indicadores e reforçando a nossa cultura. Para conseguir essa comunicação eficiente temos reuniões semanais, como o Comitê de Operações (COMOPS) e o Comitê Comercial (CCOM).
6. Capacitação dos Diretores: Investir na capacitação dos Diretores, através da academia de direção, congresso dos diretores, palestras, aulas, avaliação 360° e feedbacks estruturados, para garantir que tenham as habilidades necessárias para administrar os recursos de forma eficaz e solucionar problemas.
7. Modelo de rede: Participar de uma rede de escolas proporciona benefícios, como compartilhamento de melhores práticas, poder de compra coletiva e redução de custos operacionais.

Identificar áreas prioritárias para investimento, como atualização de tecnologia educacional, treinamento de professores e melhorias na infraestrutura física é fundamental. Adotando uma abordagem estratégica e analítica, podemos criar e manter uma escola financeiramente saudável e eficiente, ao mesmo tempo em que investimos nos recursos necessários para promover o sucesso dos alunos.”

Fabrício Alves – Diretor Regional do Colégio e Curso pré-vestibular Physics (Paraná e Amapá)

 

“O caminho para criar e manter uma gestão financeira escolar saudável é, na verdade, um só: ter uma visão prática e clara de todas as entradas e saídas de valores. Somente com essas informações será possível, então, dar os próximos passos na construção de uma gestão eficiente.

Criar um orçamento anual realista, com estimativas de receitas e despesas, te fará visualizar os limites financeiros da escola e, consequentemente, possibilitará a criação da estratégia de crescimento que o mantenedor deseja.

Pela experiência adquirida, sei que não é tão simples conseguir controlar todas as entradas e saídas de valores, mas sei também que o parceiro ideal pode apoiar – e muito – o processo. O isaac é a maior plataforma de gestão financeira feita para escolas, ou seja, é muito mais do que uma garantidora. Com ele, é possível ter uma visão prática e transparente de todo o financeiro da escola, além de receber o impulso necessário para dar o próximo passo.

Eu vejo que, hoje, muitas escolas têm resistido à modernização de sua gestão e acabam presas a processos que tomam muito tempo da equipe e tornam tudo mais complicado. Então, minha última dica é: entenda que a sua equipe pode ter seu dia a dia facilitado e, assim, focar mais na missão de educar.”

Lucas Faleiros – Diretor de Sucesso do Cliente

 

“Para estabelecer e manter uma gestão financeira saudável, é crucial que os professores estejam familiarizados com esse tema. Apesar da inclusão da educação financeira na grade curricular, ainda é comum encontrarmos professores endividados, sem nenhum planejamento financeiro para emergências e que dependem exclusivamente da aposentadoria oficial do INSS para garantir seu futuro.

Com o avanço da tecnologia dos produtos financeiros e a facilidade de acesso aos bancos digitais, torna-se imperativo que as escolas e instituições de ensino acompanhem essa evolução, permitindo que professores, alunos e pais aprendam a escolher e utilizar essa ampla oferta de serviços.

Para uma vida financeira saudável, é essencial ter controle e planejamento. A contabilidade mental é falha e a maioria das pessoas não sabe exatamente quanto ganha e gasta. O uso automático do crédito em conta e a facilidade de uso dos cartões de crédito, débito e pix muitas vezes fazem com que os recursos financeiros sejam mal geridos.

A escola pode contribuir trazendo para a sala de aula diferentes ferramentas de controle financeiro, como planilhas eletrônicas, aplicativos ou até mesmo o método tradicional do caderno de anotações. Essas ferramentas auxiliam no controle e representam o primeiro passo para o planejamento financeiro. A partir desse ponto, os sonhos podem ser transformados em metas e os objetivos de curto, médio e longo prazos se tornam mais claros e alcançáveis.”

Luciana Ikedo – Educadora Financeira, autora do livro “Vida Financeira – Descomplicando, economizando e investindo”, da Editora Loyola