Estratégias de gestão: Como ter sucesso nas campanhas de matrículas e rematrículas?

Nas instituições privadas de ensino, um dos pilares que a sustentam é uma boa gestão de captação e retenção de matrículas. Para alcançar resultados satisfatórios, é preciso levar em consideração uma série de elementos importantes, que perpassam todas as áreas de uma escola – da comunicação on e off-line ao estímulo de experiências positivas no cotidiano de estudantes e pais e/ou responsáveis com a instituição

O processo de matrículas e rematrículas está inserido em um conjunto de ações que agrega todas as áreas de uma instituição escolar: comunicação, marketing, relacionamento, atendimento, desenvolvimento pedagógico, assim como as experiências positivas que pais e/ou responsáveis e estudantes carregam das vivências com a escola. De modo geral, captação e retenção de alunos e alunas devem ser desenvolvidas não apenas no período do segundo semestre, como geralmente é trabalhado em muitas escolas, mas sim em um plano maior, tendo como premissa a contribuição de diversas áreas que compõem as estruturas da instituição.

Tendo como objetivo o mapeamento de estratégias e ações práticas que podem ser desenvolvidas no cotidiano escolar, apresentamos neste especial falas de profissionais das áreas administrativa e de marketing que abordam características imprescindíveis que devem ser observadas para alcançar um nível satisfatório nas campanhas de matrículas e rematrículas.

“Para a escola ter sucesso na sua campanha de matrículas e rematrículas, é necessário pensar qual é a sua missão, ter clareza sobre os motivos pelos quais existe. Junto a isso, é importante contar com uma comunidade escolar e fornecedores alinhados a esse propósito, que será transmitido no projeto político pedagógico. Ser transparente, coerente e fiel à sua missão é de extrema importância para conseguir se destacar frente à concorrência, captar e fidelizar alunos.

Uma maneira interessante de mostrar à comunidade o propósito da escola é por meio de festividades e atividades, como feira de ciências, por exemplo. Nessas situações, em que as famílias podem convidar outras pessoas para participarem, é uma oportunidade para mostrar a infraestrutura da escola e, claro, tudo o que proporciona aos seus alunos. Quando uma criança está preparada e faz uma apresentação, as demais pessoas podem ver como ela está feliz, como ela se comunica bem, como ela tem propriedade sobre determinado assunto. Assim, você mostra na prática as competências desses alunos que estão sendo formados pela sua escola.

Agora, falando sobre retenção, precisamos pensar: quando uma criança entra no colégio com seus dois, três anos, ela tem um longo caminho pela frente na escola. Se multiplicar o valor da mensalidade pelo número de meses e anos em que essa criança permanecer estudando na instituição, veja a quantia que significa perder um aluno. Quando a escola deixa de reter um estudante, ela perde toda a extensão do curso que ele faria. Portanto, pense na sua estratégia de fidelização, saiba escutar as famílias, faça pesquisas de satisfação, para que todos consigam expressar as suas questões e você, como gestor, saiba identificar quais são os principais motivos de satisfação e insatisfação que merecem atenção. Além disso, é importante abordar esse tema com os professores, para que eles se sintam engajados na retenção de alunos, já que terão a dimensão financeira que significa não fidelizar.

Uma outra dica que quero deixar é sobre fazer reformas no meio do ano, não deixá-las para o final do ano. Quando você reforma antes do segundo semestre, as famílias ficam animadas com a escola que se moderniza e se atualiza. Os responsáveis e alunos que forem conhecer a sua instituição já verão um ambiente preparado e planejado, potencializando assim as matrículas e rematrículas no tempo adequado. Não é discurso, é prática. Para tirar esses planos do papel com segurança e tranquilidade, é importante contar com uma gestão financeira eficiente, que garanta recursos e um fluxo de caixa organizado.”

Luis Laurelli – Diretor Educacional do isaac

 

“Estratégias e ações que consideramos efetivas em campanhas de matrículas e rematrículas:

1) Presença digital: Consideramos de extrema importância o desenvolvimento de um ambiente virtual que permita fácil acesso às informações sobre nossa escola. Um site intuitivo será o ponto de encontro para pais e alunos, onde poderão encontrar detalhes sobre a escola, calendário acadêmico e também testemunhos de alunos. Em conjunto, nossas redes sociais irão ampliar nosso alcance, compartilhando conteúdo relevante e facilitando a interação com nossa comunidade escolar, promovendo assim um engajamento mais profundo.

2) Eventos de portas abertas: Propomos a realização de eventos de portas abertas, nos quais as famílias possam conhecer nossas instalações e dialogar com nossos educadores. Esses momentos não apenas proporcionarão uma visão realista do ambiente educativo que oferecemos, mas também permitirão que dúvidas sejam esclarecidas e vínculos acolhedores sejam estabelecidos.

3) Descontos e benefícios: Uma prática comum no ambiente escolar são os descontos em taxas de matrícula para famílias que se inscrevem antecipadamente ou para irmãos de alunos já matriculados na escola.

4) Programas de indicação: Programas que recompensam os alunos ou pais que indicarem novos estudantes que se matriculem na escola.
É fundamental destacar que todas essas ações precisam ser coordenadas por uma equipe capacitada da secretaria, que conduzirá os agendamentos e as visitas à escola. O enfoque deve proporcionar uma experiência presencial que transmita de maneira autêntica nossos diferenciais, seguida por um processo de matrícula que seja sensível e respeitoso.

A Escola Atuação não possui uma estratégia de marketing voltada para captação, tendo em vista que a origem da grande maioria dos nossos alunos é proveniente de indicação. Estamos revisitando nosso plano de marketing, para melhorar nossa presença digital, visando prover para toda a nossa comunidade escolar um rol de serviços e informações necessárias para melhorar o nosso engajamento. Para 2024, estamos prevendo a reformulação do nosso site. Além disso, vamos intensificar os eventos de ‘portas abertas’ para melhorar ainda mais nossa relação nas comunidades em que atuamos nos bairros de Santa Quitéria e Boqueirão.”

Esther Cristina Pereira – Psicopedagoga e diretora da Escola Atuação

 

“Para as rematrículas, é muito importante que a escola realize reuniões com as famílias, falando sobre todos os projetos e melhorias implementados ao longo de 2023. Também é importante apresentar o planejamento para 2024, com todas as novidades a serem implementadas no ano vindouro.

Em relação às matrículas, é fundamental o investimento na comunicação digital, gerando prospects que irão visitar a escola. Internamente, é necessária a criação de um processo de apresentação da escola, um fluxo interno definindo quem apresenta o espaço físico, o projeto pedagógico e os diferenciais da instituição. Importante também fazer um acompanhamento pós-visita, verificando se ficou alguma dúvida ou algum ponto a ser esclarecido junto ao prospect”.

Frederico Venturini – Pedagogo e diretor do Sindicato dos Estabelecimentos de Educação Básica do Município do Rio de Janeiro (Sinepe Rio)

 

“Como gerente de marketing dos Colégios Albert Sabin, Vital Brazil e da Escola AB Sabin, e com uma base sólida de marketing construída em indústrias de consumo, é gratificante testemunhar o desenvolvimento do marketing educacional nos últimos anos. Esse setor, tão essencial para a humanidade, está passando por uma transformação marcante com um aumento de ofertas e novos diferenciais, algumas vezes até pouco relevantes para a formação de um indivíduo, o que revela a importância de comunicar assertivamente os pilares de cada instituição. Nesse contexto, é importante auxiliar os pais a fazerem escolhas conscientes para esta jornada fundamental na vida de seus filhos, e o marketing é peça-chave nessa conversa.

Por meio das redes sociais, plataformas on-line e eventos presenciais, podemos compartilhar valores fundamentais, programas acadêmicos inovadores e a excelência do corpo docente. A narrativa gerada a partir dessa comunicação sincera não apenas molda a percepção da instituição, mas também estabelece bases sólidas para relações baseadas na confiança e no respeito mútuo.

Entretanto, é crucial reconhecer que o verdadeiro valor de uma estratégia de marketing eficaz não se limita à divulgação, mas envolve também a entrega de uma experiência educacional excepcional. Critérios como taxas de evasão, qualificação dos professores, estrutura física e as vivências que os alunos vão ter na instituição são elementos essenciais que pais e alunos devem observar na hora da escolha da escola desde a Educação Infantil. Afinal, criar uma base estável na primeira infância impacta na formação de adultos melhores, capazes, produtivos e criativos. A sinergia entre marketing e excelência educacional é a base para um sucesso duradouro, que avançará com as gerações.

Nesse cenário dinâmico, o marketing educacional desempenha um papel de ligação vital entre as instituições e a comunidade educacional. Ao enfocar o diferencial exclusivo de cada instituição, em linha com sua missão e seus valores, a autenticidade é reforçada. Embora os canais digitais amplifiquem o alcance, o poder do boca a boca continua a ser uma das ferramentas mais poderosas no setor educacional. Como gerente de marketing, moldar e expandir essa voz autêntica e consistente tornam-se ações críticas para atingir o sucesso das campanhas de matrículas e rematrículas. A melhor estratégia de captação sempre será ser transparente, ter uma equipe multidisciplinar engajada e entregar todas as promessas feitas no momento da matrícula.”

Natália Giraldi – Gerente de marketing dos Colégios Albert Sabin, Vital Brazil e da Escola AB Sabin

 

“Uma campanha eficaz de matrícula e rematrícula, ao contrário do que muitos podem pensar, começa muito antes do período oficial de inscrição. Está relacionada à qualidade da formação e à experiência geral do aluno e dos pais ao longo do ano letivo. Aqui estão algumas estratégias e ações que consideramos essenciais. Antes de qualquer coisa, a qualidade da educação e a experiência dos alunos devem estar no centro do projeto durante todo o ano letivo. Escolas que consistentemente entregam excelência em ensino e que demonstram cuidado e atenção individualizados às necessidades dos estudantes e suas famílias saem na frente.

Manter um canal de comunicação aberto com as famílias ao longo do ano, compartilhando sucessos acadêmicos, eventos escolares e progresso dos alunos, reuniões de feedback e alinhamento entre família e equipe pedagógica sobre expectativas e estratégias de desenvolvimento do aluno, cria uma conexão forte com a instituição.

Organizar eventos especiais voltados para a família, como mostras culturais, feiras de ciências, festas juninas, apresentações de final de ano dos alunos, encerramento de ciclos, entregas de premiações como certificações, medalhas de provas olímpicas e feiras educativas, não só promove a escola, mas também constrói uma comunidade em torno dela, fortalecendo o vínculo entre famílias e instituição.

Com o mundo cada vez mais digitalizado, ter um sistema on-line simples e intuitivo para os processos de matrícula e rematrícula é essencial. Além disso, a presença da escola nas redes sociais, mostrando o dia a dia, os projetos e conquistas, pode atrair novos alunos e consolidar a relação com os atuais.

Por fim, além das indicações das próprias famílias da comunidade escolar, a forma como a escola se comunica para o mercado deve refletir, acima de tudo, seus valores para atrair famílias que estejam em linha com a proposta do colégio, criando uma relação harmoniosa e duradoura entre as partes.”

Claudia Rojas Sugai – Gerente de marketing do Colégio Humboldt

 

“O mercado educacional está cada vez mais competitivo, e gestores precisam adotar abordagens inovadoras para atrair e reter estudantes. Uma estratégia fundamental para campanhas de matrículas e rematrículas é a segmentação de público-alvo. Cada grupo de estudantes tem necessidades e interesses específicos. Ao entender essas nuances, os gestores podem personalizar suas abordagens de marketing, destacando os benefícios que mais combinam com cada grupo. Isso pode ser feito através de comunicações direcionadas, conteúdo relevante e ofertas personalizadas, aumentando a probabilidade de conversão.

Outro fator imprescindível nos dias de hoje é a presença on-line. Plataformas e aplicativos móveis são essenciais para se conectar com alunos e seus pais, além de oferecerem espaços para compartilhamento de informações sobre programas educacionais e tours virtuais das instalações. Uma plataforma onde é possível fazer matrícula e rematrícula de forma on-line, ver notas e histórico do aluno e gerenciar pagamentos também é um diferencial na comparação com outras instituições de ensino.

É extremamente importante levar em consideração a experiência do cliente, já que há pesquisas que mostram que uma pessoa trocaria facilmente uma empresa pela concorrente ao receber um atendimento ruim. Sendo assim, comunicação clara e transparência são vitais para conquistar a confiança dos alunos e seus responsáveis. Todas as informações relevantes sobre cursos, mensalidades, horários e atividades extracurriculares devem ser disponibilizadas de maneira acessível. Além disso, criar canais de comunicação eficientes para esclarecer dúvidas e resolver problemas rapidamente também é importante.

Resumindo, o sucesso das campanhas de matrículas e rematrículas requer um planejamento estratégico sólido e ações bem coordenadas. A personalização, a presença on-line e a comunicação transparente são elementos cruciais para atrair e reter alunos em um ambiente educacional cada vez mais competitivo. Adotando essas estratégias, os gestores podem não apenas aumentar a base de alunos, mas também fortalecer a reputação e o sucesso contínuo da instituição.”

Michel Robert Weigmann – CEO da Edusoft

 

“Cada escola segue um calendário para a realização do período incentivado de rematrículas e a própria campanha de matrículas, mas é imprescindível seguir algumas etapas e começar pelo planejamento estratégico e tático para que ela tenha sucesso. Tendo claro e explícito para toda a comunidade escolar sua missão, visão e valores, o próximo passo é conhecer bem a escola, quais são seus objetivos estratégicos para curto, médio e longo prazos (como, por exemplo: aumentar em 20% o número de estudantes em dois anos ou elevar o índice de fidelização de estudantes em três anos em x%). Nesta etapa, é importante utilizar ferramentas de planejamento estratégico como Análise Pestel e Análise Swot, que mostram pontos fortes, oportunidades, ameaças e fraquezas da escola. Elas ajudam a olhar além do horizonte, corrigir problemas, mostrar os diferenciais da instituição de ensino e como usar isso para sair na frente da concorrência. Para o planejamento tático, um bom começo é a criação de um cronograma de ações de toda a realização da campanha, definindo, inclusive, o papel de cada pessoa nesse trabalho (secretárias, equipes de marketing, equipe pedagógica, gestor(a) escolar, etc.) e o investimento a ser feito. A matriz RACI pode ser uma aliada nesse momento, distribuindo as responsabilidades sobre o projeto da campanha.

Reter um cliente é entre cinco a sete vezes mais barato do que conseguir um novo, de acordo com Philip Kotler. O cultivo do relacionamento com os alunos e suas famílias é o caminho para o crescimento contínuo do colégio. Entre as estratégias para retenção na escola, destacamos: observar o comportamento e frequência dos alunos, investir em comunicação efetiva, oferecer soluções para pendências financeiras e planejar o período incentivado de rematrículas.

Conhecer o perfil do seu público e entender os seus diferenciais como escola são passos importantes para uma campanha de matrículas mais assertiva e de sucesso. Para saber mais sobre o processo de escolha dos pais, você pode aplicar pesquisas com as famílias que já estão fidelizadas sobre fatores que eles consideram decisivos na hora de escolher a escola para os filhos (como localização, preço, material didático e infraestrutura), o que ajudará a obter um diagnóstico sobre a escola, ou então com as novas que ainda estão conhecendo a instituição de ensino. Com uma pesquisa NPS, você também pode avaliar o grau de satisfação das famílias e alunos(as) sobre a escola. Já com a matriz SWOT, você identifica forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do mercado. Ao identificar o processo de escolha das famílias e outras informações obtidas nas pesquisas, confronte os resultados para descobrir seus diferenciais e aposte na divulgação deles em seus canais de comunicação e na campanha de matrículas.”

Camila Karino – CEO da Geekie

 

“Antes de partir para estratégias, o primeiro pensamento que os gestores devem ter é que apesar de existir um conjunto de esforços maior no início do primeiro e segundo semestre, as matrículas e rematrículas acontecem durante todo o ano. Por isso, antes de pensar em captar novos alunos, a escola deve realizar um trabalho contínuo para manter os que já fazem parte da instituição.

A partir disso, as instituições devem focar em oferecer um bom atendimento por parte de todos os departamentos, partindo desde a equipe pedagógica até a segurança. É necessário que todos os colaboradores entendam qual a proposta e o objetivo da escola, pois isso faz toda a diferença nesses processos.

Tratando da parte mais estratégica, um dos principais métodos que trazem resultados positivos é a antecipação das matrículas e rematrículas. É perceptível que quanto mais você adianta esses processos, mais sucesso as campanhas alcançam. Com isso, tratando das rematrículas você aumenta a oportunidade de fidelizar seu cliente interno, reduzindo o tempo que ele teria para buscar outras alternativas no mercado.

Já em relação a matrícula, é muito importante que a escola esteja preparada para receber essas famílias, proporcionando de fato uma experiência de encantamento para os pais e alunos. Isso pode ser feito por meio de convites para eventos internos, por exemplo, além de recomendações de outros pais, que possam compartilhar a experiência positiva que tem com a instituição.”

Juliana Storniolo – Diretora da FourC Learning e da FourC Bilingual Academy