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Guia para Gestores de Escolas

Gestão: precisamos falar sobre inadimplência escolar

Diantes das mudanças que atravessamos, desde o primeiro semestre de 2020 por conta da disseminação do coronavírus, as rotinas que compõem as instituições de ensino sofreram reelaborações e novos planejamentos a fim de se adequarem às novas demandas que emergiram no sistema educacional nos últimos tempos. De certa forma, se olharmos para todos os elementos que sustentam as escolas privadas, o setor financeiro foi um dos mais afetados – resultando, inclusive, em muitos fechamentos de escolas. Para compreender as estratégias necessárias em minimizar os impactos da inadimplência escolar, conversamos com a Solange Oliveira, especialista com mais de 12 anos de experiência no setor de dívidas e cobranças, que afirma: “a gestão financeira é fundamental para que o gestor escolar tenha conhecimento do seu negócio. Como uma boa gestão, ele vai estar pronto para encarar momentos complicados como o que vivemos atualmente diante da pandemia de covid-19”.

Direcional Escolas: Quais são os principais impactos da inadimplência na rotina da gestão escolar?

Solange Olivera: A inadimplência como um todo está impactando diversos setores do mercado. Estamos em um momento atípico e que trouxe ainda mais pressão para a inadimplência, fato esse que, até mesmo para questões de primeira necessidade, como educação/escola, sofreu impactos. Pela minha experiência de mercado, o ramo escolar vivencia uma intensidade diferente de outros setores, como o financeiro, por exemplo. Essa situação de não pagar a mensalidade escolar de um filho está entre as últimas opções de inadimplência para os brasileiros. Famílias só chegam neste ponto quando têm sua renda bem comprometida e estão em uma situação mais complicada.  As escolas precisaram se reinventar, se reorganizando financeiramente, revendo planos, estrutura e até custos básicos para encarar esse momento com a menor dificuldade possível; muitas tiveram como consequência reduzir investimentos, rever quadro de funcionários e algumas, infelizmente, tiveram de fechar unidades ou cursos. Neste momento de pandemia, todos sofrem impactos, mas a corrida é para sofrer os mínimos possíveis.  

Direcional Escolas: Quais são as estratégias/dicas para os/as gestores/as controlarem as inadimplências, principalmente nesse período de pandemia?

Solange Olivera: A administração da escola precisa estar perto e conhecer as características dessas famílias. Conversas e um mapeamento de histórico de pagamentos são fundamentais para encarar o momento que vivemos. Outro ponto importante é a escola ter um canal aberto com os seus clientes e logo no começo da inadimplência já buscar e apresentar alternativas para que essa família resolva essa questão de pagamento. Para isso, é fundamental ter um controle financeiro bem afiado do negócio, pois é com ele que a escola vai poder ver quais são suas alternativas de negociação com descontos e até mesmo carências. Isso, se mapeado logo no começo. Para dívidas longas, o recomendado é ter uma empresa especializada em cobrança para auxiliar essa escola em como agir com esses clientes buscando sempre a melhor solução para ambos.

Direcional Escolas: É importante, para a rotina do/a diretor/a escolar, focar em sua gestão financeira, controlando gastos, entradas/saídas de dinheiro, e até mesmo utilizar soluções tecnológicas ou softwares para manter esse controle financeiro?

Solange Olivera: Sim. Primeiro, o gestor da escola precisa ter um controle financeiro bem estruturado, que mostre as entradas e saídas, fato que vai dar um passo importante para ele ter clareza do seu negócio, certamente muitas têm. Nesse planejamento é importante ter uma leitura do quanto ele “suporta” ter de inadimplência. Nesse momento pandêmico que vivemos é preciso ter um olhar financeiro muito afiado e bem estruturado, por isso, reforço novamente a importância de estar próximo ao cliente para entender o motivo da falta de pagamento e o que deve ser feito para que esse problema seja resolvido o mais rápido possível. De uma forma técnica: é ter um entendimento do fluxo de caixa real, o esperado versus o realizado, com análises de retorno por cliente no tempo (LTV). Quanto cada aluno custa e como ele se comporta ao longo dos meses e anos? Com essa clareza, fica cada vez mais fácil a tomada de decisão e definição de ações quanto a uma inadimplência.

Direcional Escolas: Na prática, como devem ser realizadas as cobranças?

Solange Olivera: Inadimplências acontecem em momentos de adversidade e pouco esperados. O cliente vê a situação que ele está e prioriza o serviço que pode pagar primeiro, considerando suas necessidades básicas. Estar perto do cliente é fundamental, pois com uma maior proximidade dele, você pode ser a primeira opção no momento da retomada das condições financeiras. Na questão da escola é fundamental estar próximo da família logo no começo da dívida, com uma possível redução da mensalidade, um fôlego para pagamento de parcelas e outras ações. Ter um relacionamento próximo vai ser importante para você entender o que se passa com aquele cliente e chegar em uma negociação viável para os dois. Essa gestão de relacionamento é um dos nossos diferenciais da Recovery, pois, nesse momento, a família precisa ser cobrada, mas de uma forma humana e amigável, que não impacte o relacionamento já criado por vocês. Para uma dívida longa, com mais de 1 ano de atraso, uma possibilidade é a venda da carteira de inadimplências – uma prática que traz um novo gás financeiro para a escola e direciona essa ação para uma empresa especializada, preparada para agir em situações de dívidas longas.

Direcional Escolas: É interessante ter um departamento específico para cobranças ou contratar uma empresa terceirizada nessa área?

Solange Olivera: Depende. Um primeiro passo é conhecer o seu nível de inadimplência e as possibilidades. O melhor mix de operação é o que contribui melhor para o seu negócio. Existem, hoje, opções de consultorias, como a Recovery, que atua in house como um parceiro no dia a dia, olhando de ponta a ponta a cobrança dentro da escola (custos, precificação, canais de atendimento, experiência do cliente), onde o custo da escola é um comissionamento acima da recuperação ou a opção de venda da carteira onde você garante liquidez ao negócio.

Direcional Escolas: É possível afirmar que a gestão financeira da escola, as estratégias para minimizar as inadimplências e as cobranças estão intrinsecamente conectadas e que cada área desse processo interfere diretamente no processo da gestão escolar?

Solange Olivera: A gestão financeira é fundamental para que o gestor escolar tenha conhecimento do seu negócio. Como uma boa gestão, ele vai estar pronto para encarar momentos complicados como o que vivemos atualmente diante da pandemia de covid-19. O controle proporciona uma gestão sustentável e que dá longitude para a saúde financeira do negócio. Para isso, a escola precisa estar sempre monitorando o lado financeiro e quando se trata de inadimplência, isso precisa ser muito rápido e logo no começo. Como já disse antes, o histórico de pagamentos, mapeamento e relacionamento com os clientes são fundamentais neste período. O diferencial é contar com empresas parceiras nesse segmento para garantir a melhor resolução dos casos. Para finalizar, ressalto que uma medida muito importante é oferecer soluções digitais para as famílias. Investir em um controle financeiro digital, com o pagamento de mensalidades via plataforma, envio de boleto por e-mail e outras soluções automatizadas, podem agregar controle ao seu planejamento financeiro. Isso facilita a vida da escola e dos seus clientes.

CALCULADORA DE INADIMPLÊNCIA ESCOLAR

O Educbank, a primeira plataforma financeira para educação básica da América Latina, lançou em seu site a Calculadora de Inadimplência Escolar, ferramenta inédita no setor. De forma completamente gratuita, o serviço tem o intuito de ajudar os gestores escolares a compreenderem o quanto a inadimplência afeta a saúde financeira das suas instituições de ensino.

Para acessar, basta o gestor escolar preencher um cadastro, com dados simples da escola, para que a calculadora automaticamente estime os custos totais e os percentuais incorridos em função da inadimplência. “A maioria das escolas se surpreendem ao constatar o quanto a inadimplência de fato custa para ela”, explica Fabiola Overrath, Diretora de Operações do Educbank.

É importante salientar que os dados não são armazenados e, portanto, são inteiramente restritos à própria simulação da calculadora. Ou seja, a ferramenta é para usufruto dos gestores escolares e segue as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados. “Só quem já foi ou é dono de escola sabe o que é não ter previsibilidade e ter de dedicar seu foco e energia para questões meio como a inadimplência e a gestão financeira ao invés da sua atividade-fim que é educar e desenvolver pessoas”, afirma Danilo Costa, sócio-fundador da companhia.

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