Gestão — Sistemas Integrados

Matéria publicada na edição 52 | Outubro 2009 –ver na edição online

Um apoio para a tomada de decisões.

Um banco de dados não representa, por si só, nem informação nem conhecimento. É preciso associá-lo às diferentes necessidades da escola, buscar soluções tecnológicas de gestão e utilizá-lo em planejamento.

Por Rosali Figueiredo

Faltando um mês para o término do período de matrículas, o colégio Sir Isaac Newton (Cosin), localizado na Vila Gustavo, zona norte de São Paulo, já contabilizava, no final de setembro, duas salas completas de 8º ano para 2010. A dúvida de seus gestores, comum em muitas escolas, era se abriria ou não novas turmas conforme outras matrículas se confirmassem. “Precisamos ter um número mínimo de alunos para não tomar prejuízo o ano todo”, afirmou, na ocasião, o diretor da instituição, Marcos Roberto da Ponte. A decisão pela formação ou não de mais classes seria tomada com o auxílio do sistema integrado de informações da escola, que revela o potencial de rematrícula dos estudantes registrados em seu cadastro.

“O sistema integrado dá uma visão geral do que está acontecendo, ajuda na tomada de medidas. Ele dá a certeza de que você pode tomar uma decisão fundamentada”, observa Marcos. “Antes, gastávamos um dia inteiro para checar quem faltava rematricular”, lembra. Entretanto, Marcos observa que se a base de dados propicia mais segurança às decisões, ela não assegura o sucesso das ações. “O gestor nunca pode perder de foco que a instituição é uma prestadora de serviços educacionais. Ele tem que ter consciência e competência para assegurar antes um plano pedagógico baseado no ensino de excelência e qualidade além de um bom trabalho de gestão de pessoas, para então fazer a gestão da tecnologia.”

O uso de computadores e softwares começou a ser largamente utilizado pelas instituições nos anos 1980, inicialmente nos controles administrativos, como folhas de pagamento. Depois chegou à área pedagógica, afirma o consultor e especialista  Cassiano Zeferino de Carvalho Neto, mestre em Educação Científica e Tecnológica pela Universidade Federal de Santa Catarina. “Em um primeiro momento, houve a simples transposição dos processos administrativos, que já eram praticados, para a gestão eletrônica digital, sem grandes mudanças tecnológicas.” Não se observavam transformações nas posturas de condução dos negócios, ressalta Cassiano Neto. O termo “tecnologia”, segundo o consultor, diz respeito justamente à busca de soluções para as diferentes demandas institucionais, que vêm das áreas pedagógica, administrativa, contábil e jurídica. Segundo ele, o mero registro dos dados em uma base digital não se traduz em inovações no modus operandi do negócio.

“Os dados organizados com critérios se transformam em informação. Mas somente a partir da sua ‘problematização’ temos a transformação em conhecimento, o qual, dentro do eixo da evolução histórica dos indicadores, se transforma em meta conhecimento que irá ajudar na tomada de decisões.” Na prática, exemplifica Cassiano, desde o momento em que um potencial cliente vai para a escola, há um primeiro ingresso de dados no sistema. “Mas isso não é informação se eles ficarem apenas arquivados sem que haja correlação, sem que se associe o número de filhos e futuros clientes com a faixa de renda familiar.” Esta sim será uma informação, prossegue, capaz de gerar conhecimento sobre o potencial efetivo de matrícula de uma determinada família. Assim, o gestor, analisando o potencial das demais famílias ao longo do tempo, poderá tomar algumas decisões de marketing, conclui Cassiano. “Temos assim a utilização das plataformas técnicas digitais pela tecnologia de gestão, a qual busca soluções para o problema fundamental, que é conquistar clientes.”

Segundo o diretor do Cosin, as principais necessidades de gestão das escolas estão na desburocratização dos processos, na organização das rotinas de trabalho e na própria segurança na administração dos dados. Com a utilização de um sistema integrado, observa, cada nova matrícula precisa ser registrada apenas uma única vez para que este dado figure nos diferentes módulos administrativos e acadêmicos. Na parte pedagógica, auxilia no fechamento das médias das disciplinas que muitas vezes estão desmembradas em até três áreas do conhecimento, cada uma destas com um professor e métodos de avaliação diferenciados. Quanto à segurança, destaca que é preciso “implementar rotinas de trabalho entre os colaboradores”, por meio de treinamento e reciclagem, que mostre “a maneira correta de fazer”. “Está aí uma grande dificuldade que as escolas encontram, há uma barreira das pessoas contra as mudanças.” De outro lado, apesar de eventuais problemas que possam ocorrer nos processos de implantação,  “a importância do sistema reside nisso: está tudo consolidado em uma ferramenta que me dá facilidade para a tomada de decisões fundamentais”.

Para o consultor Alfredo José Marano, matemático graduado pela Universidade de São Paulo, co-autor do livro Guia de Informática na Escola – Como implantar e administrar novas tecnologias (Alabama Editora), não apenas os colaboradores apresentam resistência à implantação dos sistemas. O próprio administrador ainda mantém uma postura tímida diante das possibilidades que ele oferece, observa. “Um diretor, por exemplo, precisa estar preparado para fazer a leitura do relatório de dados, de forma a utilizar isso no planejamento estratégico escolar.” Alfredo Marano destaca que há muitas opções no mercado, “sistemas que oferecem várias ferramentas que as escolas precisam, desde a parte pedagógica, como controle de notas e frequência, à área administrativa, como também há sistemas específicos para cada tipo de demanda”. No entanto, o mais importante é que “o diretor tenha acesso a este relatório, faça sua análise a partir não apenas do que aconteceu, mas das projeções, para que possa tomar decisões corretas”. O consultor sugere, inclusive, que os dados do sistema possam ser exportados para plataformas de domínio mais comum, como o Word e o Excel, pois facilitam o acesso aos dados.

Alfredo lembra ainda que os sistemas oferecem duas opções de armazenamento dos bancos de dados. Na própria escola e na empresa contratada. Apesar do temor das escolas com eventuais quebras de sigilos de informações e de acessos indevidos, como ataques de hackers, o consultor recomenda a segunda opção. Finalmente, diz que é preciso que os softwares incorporem novas ferramentas, como prêmios e outros benefícios que venham a ser oferecidos aos professores e não estejam previstos na convenção coletiva.