Matrícula e rematrícula escolar: Como se preparar para os desafios da alta sazonalidade

Matéria publicada na edição 90 | Agosto 2013 – ver na edição online

O período que compreende os meses de setembro a março representa uma época de instabilidade para as instituições de ensino, pois é quando aumenta a procura, bem como a entrada e saída de alunos. Nesse período é necessária a implantação de estratégias de gestão de impacto, como as rematrículas e a campanha de propaganda e marketing.

PONTO DE PARTIDA: REMATRÍCULAS ANTECIPADAS

Após o retorno das férias de julho, dependendo do nível de satisfação, as famílias começam a pensar na permanência ou não dos seus filhos na escola. Nesse momento, estarão com a imagem seletiva*, sensível a tudo o que diz respeito a estabelecimentos de ensino. Portanto, a instituição deve lançar a campanha de rematrículas até setembro, para fazer com que não tenham foco em mudanças, desfazendo-se da ideia de transferi-los de escola e ficando com a sensação de missão cumprida o mais rápido possível.

* Imagem seletiva é o foco da pessoa para uma determinada zona de interesse. Exemplo: quando trocamos a marca de automóvel e começamos a ver a mesma marca várias vezes ao dia, temos a sensação de que todo mundo comprou o mesmo carro. A partir do momento que o interesse é saciado, a imagem seletiva desaparece, tornando a propaganda invisível.

Para estimular os pais a anteciparem as rematrículas, as escolas devem propor benefícios como um maior parcelamento e descontos na primeira parcela da anuidade. Os que mais recomendamos são:

• Divisão da anuidade em 13 parcelas;

• Proposta do pagamento da primeira parcela em setembro;

• Estímulo para que os pais antecipem a rematrícula, dividindo a primeira parcela em quatro vezes (pagamento em setembro, outubro, novembro e dezembro) e dando um desconto de 20% sobre o valor (somente da primeira parcela);

• Envio de um kit de rematrícula;

• Finalização do processo com o Face to Face;

• Política especial para os alunos do 9º ano.

A seguir, detalharemos cada um deles:

KIT REMATRÍCULA

O envio pelo correio de um kit, contendo todas as informações e documentos para que os pais efetuem a renovação da matrícula do filho, é a melhor maneira de a escola demonstrar sua preocupação com a comodidade de seus clientes.

Em um envelope timbrado, o estabelecimento de ensino deverá enviar todos os documentos, enfatizar o trabalho pedagógico e promocional, além de agregar valor com o material de empresas parceiras.

FACE TO FACE

(Agendamentos para encontros presenciais)

Manter um aluno hoje em dia é uma tarefa tão difícil quanto matricular os novos. Todas as famílias que não efetivarem a rematrícula após a data final estipulada deverão receber uma ligação da escola, com o objetivo de agendar reuniões. É importante ressaltar que não é interessante negociar ou esclarecer eventuais dúvidas por telefone.

Os agendamentos deverão ser marcados de acordo com as respostas obtidas nos telefonemas. Problemas financeiros serão encaminhados ao responsável pela tesouraria ou direção, e demais reclamações e insatisfações à coordenação pedagógica.

E não se esqueça: escutar o cliente é a melhor forma de aprimorar a prestação de serviços da escola e entrar em sintonia com os anseios das famílias e dos alunos.

CAMPANHA DE PROPAGANDA E DE MARKETING DIGITAL INTEGRADA

Nos últimos anos, a grande mudança ocorrida na área da comunicação é a utilização cada vez mais frequente das ferramentas da internet na realização de compras, pagamentos e pesquisas online.

O Marketing Digital é o uso das estratégias de marketing aplicadas à Internet para atingir determinados objetivos de uma pessoa ou organização. As instituições de ensino não podem ficar de fora dessa mudança de comportamento.

Para isso é fundamental ter um site eficiente e atualizado e utilizar o e-mail marketing e as redes sociais.

Uma campanha de propaganda e marketing digital integrada consiste em, por meio de etapas predeterminadas, utilizar ações de propaganda e marketing virtual concomitantes para que o efeito seja potencializado.

Devido ao excesso de informações que bombardeiam os nossos órgãos sensoriais diariamente, devemos atingir os clientes várias vezes e de diversas formas para que as ações obtenham um efeito de “start” eficiente. Para tanto, a instituição de ensino deve preparar um Planejamento de Mídia eficaz, que consiste em fazer com que o futuro cliente (prospect) receba várias informações da instituição durante os meses de alta sazonalidade (setembro a março).

A eficácia de uma mídia pode variar de acordo com a localização da escola, o público-alvo e a época do ano. Portanto, quanto mais diversificada for a estratégia, maior será o interesse.

Para que a campanha de propaganda e marketing digital integrada aconteça é necessária a criação e o desenvolvimento das peças de divulgação próprias para cada ação. O conjunto dos melhores meios, veículos, formatos e distribuição das peças são conhecidos como Plano de Mídia, conforme algumas estratégias que serão enumeradas a seguir:

PLANO DE MÍDIA DE MARKETING DIGITAL

• E-mail Marketing – Disparar e-mails para todos os prospects e ex-alunos;
• Redes Sociais – As redes sociais estão no auge, elas são um canal direto com os alunos, familiares, ex-alunos e pessoas interessadas. Através delas é possível divulgar, tirar dúvidas e demonstrar os diferenciais da instituição. Se você pretende estar nas redes sociais, é importante que desde a criação do seu perfil, um profissional seja responsável para cuidar da sua página;
• Sites – Otimizar o endereço eletrônico é uma forma muito eficiente de divulgação e facilidade em atender clientes, futuros clientes e pesquisadores interessados em encontrar assuntos relacionados à instituição. Isso eleva a procura, a marca fica mais conhecida e os negócios fluem com maior velocidade;
• QR Code – O QR Code consiste em um gráfico 2D de uma caixa em preto e branco, que contém informações preestabelecidas, como textos, páginas da internet, SMS ou números de telefone. Este conteúdo poderá ser lido por meio de aparelhos específicos para este tipo de código ou de aplicativos instalados em celulares. Neste caso, a câmera do aparelho é usada para fazer a leitura do código. No caso das escolas, o QR Code poderá ser usado em todas as peças das campanhas como folhetos, anúncios e banners de fachada. Uma das vantagens do QR Code é que ele dispensa a necessidade de se digitar endereços da web, tarefa não muito fácil em muitos celulares.

 
Christian Rocha Coelho é especialista em andragogia e diretor de planejamento da maior empresa de gestão, pesquisa e comunicação pedagógica do Brasil, a Rabbit Partnership.
Mais informações: (11) 3862.2905 / www.rabbitmkt.com.br / [email protected]