Saiba a diferença entre despesas, gastos e custos em escolas

Os conceitos de custos, despesas e gastos são essenciais para a gestão financeira de empresas de qualquer segmento, tamanho ou até mesmo tempo de atuação no mercado. Mas para as escolas, entender a diferença entre cada um deles pode fazer toda a diferença na organização financeira da instituição de ensino.

A análise desses dados permite que o gestor escolar tome decisões administrativas de forma mais consciente, direcionando melhor os investimentos ou possíveis cortes de custos para a escola.

Ainda que possam parecer dados financeiros muito semelhantes, custos, despesas e gastos têm objetivos diferentes quando o assunto é desembolsar e investir recursos em uma instituição de ensino. Saber o que é cada um deles, qual sua importância, como controlá-los e fazer a divisão entre esses valores é fundamental para que a escola mantenha suas contas sob controle, com uma saúde financeira em dia.

Confira as dicas da Juno para diferenciar esses conceitos e garantir uma gestão financeira para a sua instituição de ensino!

Diferença entre custos, despesas e gastos

De forma simples, é possível afirmar que os gastos são os desembolsos financeiros realizados com o intuito de adquirir um bem ou serviço. Já os custos são investimentos feitos para a prestação ou realização de um serviço, enquanto as despesas são as transações que permitem obter receita para a instituição. Em outras palavras, podemos dizer que os custos e despesas são gastos realizados com objetivos específicos.

Custos

Os custos são todos aqueles gastos necessários para que a instituição de ensino mantenha seu pleno funcionamento, e podem estar relacionados com aquisições de equipamentos, materiais, mão de obra, encargos, infraestrutura e serviços. Muitas despesas recorrentes podem também ser consideradas custo, como é o caso do salário dos professores e demais colaboradores.

Na administração financeira de uma instituição de ensino, os custos podem ser divididos entre dois tipos:

1. Diretos – relacionados ao ensino e às necessidades do corpo discente:

• Salário do corpo docente e outros profissionais que estão diretamente associados ao aprendizado dos alunos;
• Tributação que incide sobre a folha de pagamento desses profissionais;
• Materiais que serão utilizados pelos corpo discente;
• Serviços que atendem diretamente o aluno.

2. Indiretos – dedicados à manutenção da escola:  

• Salário de profissionais essenciais, mas que não são diretamente responsáveis pela educação dos alunos (como porteiros, faxineiros e responsáveis pela manutenção);
• Encargos tributários referentes ao pagamento dos profissionais essenciais;
• Materiais importantes para o funcionamento da escola, mas que têm relação direta com o ensino;
• Serviços e manutenções para manter o funcionamento da escola.

Despesas

As despesas, por sua vez, são os gastos com investimentos, atividades operacionais e com a gestão corporativa como um todo. Isso que dizer que são os gastos que garantem o funcionamento da instituição, com foco em seu crescimento e o desenvolvimento de novos projetos. Podem ser classificadas entre despesas fixas e variáveis.

• Despesas fixas: são aquelas que não variam de acordo com o volume de alunos atendidos ou dos serviços oferecidos, tais como aluguel do imóvel, material didático, salário de professores e funcionários, além de mensalidades de serviços contratados. Em geral, essas despesas não causam transtornos à administração financeira, pois são gastos recorrentes e previstos nas finanças da escola.
• Despesas variáveis: esse tipo de custo pode mudar de acordo com o volume de alunos e atividades realizadas no período, tais como refeições oferecidas para os estudantes e pagamento de horas extras.

Gastos

Todos os bens e serviços adquiridos por uma escola são considerados como gastos. Nesse sentido, existem gastos com a mão de obra, material didático, que no decorrer do processo podem se transformar em custos, despesas ou investimentos.

No entanto, se a quantia for destinada pela instituição para cobrir alguma gasto inesperado, ou para completar algum custo ou despesa que passou do valor previamente planejado, tal item é considerado como gasto. São os valores que não estão previstos no orçamento escolar, mas são necessários para garantir a continuação das atividades da instituição de ensino.

Conte com a Juno, o gestor escolar pode visualizar, de forma descomplicada, um panorama completo da saúde financeira da instituição de ensino. No menu Extrato, é possível visualizar o saldo disponível para transferência na sua Conta Juno, do mês atual e de meses anteriores e também os valores a receber, ou seja, o dinheiro que está previsto para entrar na conta, com a possibilidade de antever meses seguintes.

Acompanhar o desempenho financeiro da sua escola é muito fácil com os relatórios disponíveis na Conta Juno. Eles mostram o faturamento total e dividido em determinados períodos de tempo, além de apresentar o ticket médio da instituição.

Conheça a Juno!