Software de gestão: Eficiência, integração e otimização no cotidiano escolar

A tecnologia é, certamente, um dos fenômenos mais notórios na atualidade. Conexões, aplicativos e ferramentas digitais são palavras-chave que adentraram em todos os espaços nos últimos anos. Na educação, em especial, a multiplicidade de ferramentas facilitadoras tem adentrado cada vez mais no espaço escolar – não só como estratégia pedagógica, como também na gestão escolar. Os softwares de gestão, por exemplo, oferecem uma integração de dados, otimização de processos, eficiência nas demandas e praticidades para o/a gestor/a. Para conhecer um pouco mais sobre os softwares de gestão, bem como os seus benefícios e funcionalidades, conversamos com Felipe Goes Ferreira (CEO de uma empresa que desenvolve tecnologias escolares) e Valdinei de Souza Batista (engenheiro de software e especialista em Big Data). Confira abaixo a entrevista.

 

Direcional Escolas: Como os softwares de gestão podem auxiliar no cotidiano da instituição escolar?

Felipe Goes Ferreira: Contar com um software de gestão é fundamental para instituições de ensino que procuram modernizar e otimizar seus processos de ponta a ponta, pois contribui para um ambiente educacional mais eficiente, transparente e centrado no aluno. As funcionalidades não apenas simplificam tarefas administrativas, mas também proporcionam mais tempo para que as instituições consigam oferecer uma educação de qualidade, alinhada às demandas atuais.

Valdinei de Souza Batista: Um sistema de gestão deve contribuir com a integração de todos os setores de uma escola, gerando ganho de produtividade e eficiência pedagógica e financeira. Não há como tratar os setores de forma separada (como financeiro, pedagógico) uma vez que os envolvidos, alunos, pais, coordenações, professores têm uma rotina de interações intensas no dia a dia.

 

Direcional Escolas: Quais as ferramentas e funcionalidades que podem ser encontradas nos softwares?

Felipe Goes Ferreira: É possível encontrar ferramentas de gestão escolar completas que integram todas as áreas escolares visando eliminar retrabalho com diversas planilhas e processos manuais nada práticos e seguros. Um software de gestão escolar é um grande aliado para quem deseja integrar os processos da secretaria ao financeiro sem dificuldades e com segurança de dados, atendendo a necessidade e a realidade da instituição de ensino.

Valdinei de Souza Batista: Acredito que, quanto mais integrado, as soluções em software geram eficiência, economia, praticidade e ganhos que vão além até mesmo das questões financeiras para todos os envolvidos. Imagina fazer a matrícula de um aluno, os controles de notas, frequência, gerar boletos bancários e ainda controlar fluxo de caixa, gestão de RH, compras e estoque em uma única solução? Além disso, ter integração com um aplicativo escolar que pode ser usado por pais e responsáveis, além de uma interface para o ambiente de estudos dos alunos.

 

Direcional Escolas: A utilização das ferramentas do software costuma ser intuitiva e de fácil manuseio?

Felipe Goes Ferreira: Ferramentas de softwares, em sua essência, possuem essa finalidade de serem intuitivas e práticas.

Valdinei de Souza Batista: Há ainda no mercado algumas ferramentas que são desktop, desenvolvidas há algumas décadas que atendem as instituições. Não podemos afirmar que elas deixam de ser intuitivas e/ou ineficientes. Mas o fato de usar boas tecnologias não garantem a eficiência do software e/ou solução, uma vez que o processo de planejamento de uma simples tela de cadastro, por exemplo, tem que ser cuidadosamente criada pensando na usabilidade, funcionalidade e eficiência que fazem parte de um propósito dentro das categorias de características de qualidade de software.

 

Direcional Escolas: Para os gestores e as gestoras que pretendem adquirir softwares, quais são as dicas na busca de empresas especializadas?

Felipe Goes Ferreira: A dica que considero primordial é: só contrate um software de gestão escolar após se certificar que ele atende as necessidades e peculiaridades da sua instituição de ensino. Caso contrário, ao invés de proporcionar melhorias para a escola e facilidades no dia a dia, pode ser que gere mais dores de cabeça e retrabalho, precisando passar por mudanças que não deixarão a instituição satisfeita. Certifique-se também de que o software de gestão oferece atualizações e melhorias, suporte especializado e uma equipe dedicada em ajudar a instituição a superar os desafios.

Valdinei de Souza Batista: Fazer pesquisas de empresas que estão há algum tempo no mercado e possuem uma lista considerável de clientes no mesmo porte e/ou segmentação que o gestor trabalha.

 

Direcional Escolas: Após a contratação, como é feita a implementação do serviço tecnológico?

Felipe Goes Ferreira: Tenha certeza que, após a contratação, você poderá contar com os devidos treinamentos para a equipe escolar entender o funcionamento do software.

Valdinei de Souza Batista: É importante discutir com a empresa quais são as metodologias e o cronograma de treinamentos e capacitações para diminuir o impacto da troca de sistema. Uma fase bastante importante é a migração de dados do sistema antigo para a nova plataforma. Exige muito conhecimento técnico e observância de prazos de implantação por setor, até chegar aos serviços que impactam nas interações com a comunidade externa que já usam serviços disponibilizados pela escola (pais, alunos, professores).

 

Direcional Escolas: Qual o custo de um software?

Felipe Goes Ferreira: O valor de investimento em um software para gestão escolar vai depender muito da quantidade de alunos, necessidades e realidade de cada instituição de ensino, pois cada instituição tem as suas particularidades. O ideal é que o software se baseie em tudo isso para que a precificação esteja de acordo.

Valdinei de Souza Batista: O investimento de um software de gestão pode variar consideravelmente, dependendo de vários fatores, como o tamanho da instituição, o número de alunos, as funcionalidades necessárias e a reputação do fornecedor do software. Em geral, existem opções que variam desde soluções mais acessíveis até sistemas mais robustos e complexos que podem demandar um investimento maior. Ao considerar a implementação de um novo sistema de gestão escolar, é importante olhar além do custo inicial. O verdadeiro investimento está na eficiência e nos benefícios que a instituição educacional obterá a longo prazo.

O retorno sobre esse investimento pode se manifestar na economia de tempo, na redução de erros administrativos e na melhoria geral da qualidade do ensino. Portanto, ao avaliar opções, é essencial considerar não apenas o preço, mas também os benefícios a longo prazo para a instituição educacional.

 

Saiba mais:
Acesse nosso site e confira a entrevista na íntegra: www.direcionalescolas.com.br