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Guia para Gestores de Escolas

“Ter um bom planejamento financeiro para um projeto de expansão escolar é fundamental”, diz CEO da Escola Mais

A expansão de uma instituição de ensino – seja através da abertura de uma nova unidade escolar, a mudança para um espaço maior ou até mesmo a ampliação de etapas de ensino ou a oferta de novos cursos – envolve, de certa maneira, a elaboração de um projeto eficaz e bem detalhado contendo planejamentos assertivos e resoluções para os aspectos estruturais, legais e pedagógicos.

Para adentrar nesse assunto, conversamos com José Luiz Aliperti, fundador e CEO da Escola Mais. Confira abaixo a entrevista:

Direcional Escolas: Quais são as características que devem ser observadas na organização e no planejamento da expansão de uma escola?

José Luiz Aliperti: A primeira característica que todo gestor escolar deve pensar antes de fazer uma expansão é avaliar o aspecto financeiro. Um bom planejamento financeiro, para um projeto de expansão, é fundamental. Já vimos alguns gestores de escola cometerem equívocos na hora de fazer o planejamento financeiro de uma expansão, porque geralmente são muito otimistas com relação a quantidade de alunos que vão conseguir trazer para a nova unidade já no primeiro ano, e muitas vezes também são otimistas com o volume de investimentos que vão precisar fazer nas obras de adequação; e quando são confrontados com a realidade, às vezes não tão favorável, se o planejamento financeiro não é bem feito e não contempla cenários menos otimistas, a escola pode se ver em uma situação de ter dado o passo maior que a perna e não ter recursos para conseguir fazer o processo de expansão acontecer com solidez.

Minha recomendação é olhar para esse planejamento financeiro e projetar cenários não tão favoráveis e entender se a escola está em um momento em que ela consegue ter recursos para atravessar uma situação mais difícil, se as coisas não acontecerem como planejadas.

Depois de pensar nos aspectos financeiros e ter certeza de que a escola tem saúde financeira para fazer o processo de expansão acontecer, é o momento de olhar para os aspectos mais operacionais da escola. Garantir que a operação da escola tenha processos muito bem mapeados, processo de recrutamento, seleção, formação de equipes, como funciona atribuição de horários e grade dos professores, como o processo de suporte às equipes tanto de lideranças como de professores e o restante da equipe, suporte pedagógico e do administrativo. Entender muito bem os processos da escola e tê-los mapeados e documentados é fundamental, porque quando você faz uma expansão, uma parte importante passa a ser gerido por outras pessoas. Geralmente quando se tem apenas uma única unidade escolar, os gestores têm uma proximidade maior no dia a dia dos processos da escola e conseguem ver tudo sobre o seu olhar. Quando você faz o processo de expansão, começa a se distanciar um pouco do dia a dia e, por isso, é importante que as coisas sejam bem mapeadas e documentadas para que as pessoas que vão cuidar desses processos saibam como implementá-las, em especial os processos administrativos que são percebidos pelas famílias na hora de contratar uma escola, para elas não perceberem a escola como uma instituição desorganizada.

Garantir que a família consiga ser atendida, que os processos financeiros e também a saúde da empresa esteja funcionando, e garantir que a proposta pedagógica da escola e o planejamento pedagógico estejam sendo executados da maneira como foram pensados e vendidos para as famílias, são os dois grandes pontos que precisam estar cobertos no processo de expansão.

Um terceiro ponto é o olhar para a região onde se quer crescer. Acredito que uma coisa muito vital de se fazer no movimento de expansão é o gestor escolar ter a certeza de que ele está abrindo uma unidade nova no local em que haja demanda para essa nova escola funcionar e conseguir ter o público que se pretende ter. Um parâmetro que a gente sempre procura usar quando vamos montar uma escola nova é olhar se tem outras escolas no entorno de um alvo. Quanto mais escolas existem no entorno e quanto mais parecidas com a mensalidade da Escola Mais, as escolas que já existem nesses lugares, mais interessante o lugar geralmente é, porque isso significa que há um volume diferente de público. Eu tomaria cuidado com os locais onde não têm nenhuma escola no entorno. Pode ser que não exista nenhuma escola porque ninguém ainda descobriu aquele ponto, como um ponto de demanda para a oferta; mas é mais provável que se for uma região mais desenvolvida da cidade, se não há nenhuma escola particular ali perto, com mensalidades parecidas com as que se deseja praticar, existe um risco muito grande de não ter público.

Direcional Escolas: Como realizar um plano de crescimento agregando não só aspectos físicos, como também de equipe, professores/as e funcionários/as administrativos?

José Luiz Aliperti: Crescer o espaço físico significa, em outras palavras, replicar um pouco dos conceitos arquitetônicos que a escola já trabalha numa unidade existente para uma outra. É natural que isso aconteça, mas como fazer isso também olhando para o aspecto humano, em especial professores e funcionários administrativos. Ter certeza de que os processos estão muito bem mapeados e pegando um pouco do que a gente faz na Escola Mais, procuramos sempre que possível convidar pessoas que fazem parte da equipe e convidamos essas pessoas para trabalharem em novas escolas que estamos abrindo. Assim, temos um mix de pessoas novas que não conhecem a Escola Mais com pessoas que já fazem parte da Escola Mais e que já conhecem um pouco da cultura e dos processos. Isso nos ajuda a garantir que os processos sejam implementados de maneira mais rápida, saudável e amadureçam com mais velocidade. Isso não significa que não temos que ter um nível relativamente grande de padronização ou de controle dos nossos processos, pois é mais importante até do que as pessoas, são os processos, porque as pessoas saem e os processos garantem que que as coisas continuem funcionando da maneira como deveria funcionar, então na hora de expandir é importante garantir que os processos estejam bem mapeados e sejam bem conhecidos de todos; para as pessoas novas temos que investir muito em formação para que conheçam os processos e saibam como executá-los, e isso vale tanto para equipe de professores como para a equipe administrativa. 

Direcional Escolas: Quais são os pontos positivos que podem ser destacados na expansão da instituição?

José Luiz Aliperti: Alguns pontos são mais óbvios – o primeiro deles é que à medida que você cresce, você aumenta a sua receita, e você faz isso porque passa a atender um público que antes não era possível de ser atendido. A escola é um negócio muito local e cada escola tem o que a gente chama de raio de abrangência, ou seja, quanto que ela consegue fazer as pessoas se deslocarem até ela para levarem os seus filhos. Esse raio, em geral, vai se limitar em grandes metrópoles, como São Paulo, de 3 a 4 km no máximo. É comum que a gente observe na média das escolas, que até 80% ou 90% do público que é atendido por elas, residam no máximo a 4 km de distância da escola. Quando se faz uma escola nova você pode colocá-la em uma localização diferente e é natural que a sua localização não esteja dentro do raio de influência da escola, para que uma não esteja competindo com a outra. Você passa a atender um outro público e isso aumenta o faturamento da escola, além disso é possível com a expansão que a escola também começa a diluir alguns custos. Por exemplo, se a escola tem uma pessoa que é responsável por fazer todo o processo financeiro da escola, quando você aumenta uma unidade escolar, você não precisa ter uma outra pessoa ou outra área igual para cuidar dos processos financeiros, talvez com um assistente ou se você tem duas ou três pessoas cuidando da área financeira, você coloca mais uma pessoa ou mais duas pessoas menos experientes, logo, você consegue diluir custos.

Outro ponto é que quando a escola cresce, ela começa a ter uma marca mais relevante, porque você passa a ser conhecida por um número maior de pessoas e no caso específico da Escola Mais que estamos crescendo e abrindo neste ano, quatro escolas novas em processo acelerado de expansão, essa contribuição do ponto de vista de marca é ainda mais impactante.

Direcional Escolas: Você acredita que é importante contratar empresas para auxiliar nesse processo de expansão, sobretudo nos aspectos legais? Quais são as dicas para os/as gestores/as contratarem consultorias ou empresas especializadas que possam auxiliar nessa expansão?

José Luiz Aliperti: Todo gestor deve e pode se valer de consultores em diferentes momentos da vida da empresa, independentemente de serem momentos de expansão ou não. Nos aspectos legais, já que temos no Brasil um arcabouço regulatório muito complexo e especial quando você muda de município ou de Estado na Educação Básica, isso pode refletir e reflete em geral uma mudança em alguns aspectos da regulamentação que impacta o setor. Acredito que pode fazer sentido contratar uma empresa para assessorar os aspectos legais, mas os aspectos mais importantes para uma expansão é ter um bom planejamento financeiro e um bom mapeamento de processos internos. Uma coisa que não recomendo é que uma escola organize os processos ao mesmo tempo em que está expandindo. Acredito que isso pode trazer um nível de confusão e de desafio interno que pode atrapalhar o processo de crescimento. E a médio prazo talvez seja melhor esperar um pouquinho para crescer.

Além dos aspectos legais, empresas que podem ajudar na organização das finanças ou até com uma organização de processos podem ser interessantes. Nós usamos na Escola Mais, além de consultores legais e alguns consultores que nos ajudam no desenvolvimento de alguns aspectos específicos da nossa proposta pedagógica, empresas que nos ajudam a fazer a análise de geolocalização ou de geomarketing, que são empresas que nos ajudam a olhar para as microrregiões onde queremos implantar uma nova escola, entender se faz sentido implementar uma escola lá do ponto de vista de público. Tem um outro tipo de consultoria que não é comum no dia a dia de uma escola, mas pode fazer muito sentido no momento de expansão, que são as consultorias especializadas na parte imobiliária. São tantas consultorias que ajudam uma parte regulatória dos imóveis. Avaliar um imóvel, saber se está em uma condição regulatória que permite ser instalado na escola lá, entender se aquele imóvel está regular na Prefeitura, se depois de feitas as obras de adequação do imóvel ele é passível de ser regularizado, se é passível de ser tirado uma licença de funcionamento para escola naquela região, saber se a gente consegue colocar uma quadra, que é sempre um desafio, entre outras. E para tirar o AVCD a parte de acessibilidade tem que estar regular, então existem empresas especializadas nessa parte regulatória de imóvel e depois, empresas especializadas na parte de projetos de arquitetura, engenharia e obras. Recomendo sempre que um escritório de arquitetura seja contratado, eu vejo poucas escolas investirem nisso, mas eu acho que escritório de arquitetura pode ajudar a pensar nos espaços e traz um benefício muito grande não só na execução da obra como no uso do espaço.

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