Você sabe comprar software para sua escola?

No contexto da Nova Economia, ninguém quer ficar para trás no quesito inovação. Mas sabemos que há muitas dúvidas por parte dos gestores na hora de escolher os melhores softwares para sua escola. Para ajudar nessa escolha, vou compartilhar algumas sugestões que podem garantir que o sonho de modernizar seu colégio, não vire um pesadelo.

O mundo está mudando muito rápido e o comportamento e as expectativas por parte de pais e alunos também têm mudado. Em primeiro lugar, a escola deve criar capacidades na sua equipe para mudar mais rápido e ter mais flexibilidade. Em seguida, deve investir em resolver seus desafios com criatividade e inovação. E, em alguns momentos, sistemas e softwares podem ajudar nesse caminho. Baseado na minha experiência, segue abaixo algumas dicas:

1 – Pense se realmente é preciso comprar um software!

A primeira dica é a mais importante. Hoje em dia, implantar um sistema é um grande desafio e desfocar sua equipe para introduzir uma nova tecnologia não deve ser feito apenas porque algo está na moda ou porque alguém falou que é importante. A tecnologia deve vir para resolver um problema. Busque soluções para seus desafios que abram novas oportunidades. Infelizmente, empresas tradicionais de software não foram criadas com esse “mindset”.

2 – Estude melhor o problema

O setor mais afetado com o problema deve estar envolvido na compra do sistema e deve dedicar um tempo para se aprofundar no problema.

Por que estou tento esse desafio? Qual a minha hipótese? Posso checar rapidamente essa hipótese sem comprar um sistema? São perguntas que podem guiar sua escolha.

Junte sua equipe e discuta sobre aquele problema. Faça um brainstorm. Muitas vezes o desafio será resolvido nesta etapa. Caso precise mesmo de um sistema, agora você sabe sua dor e porque você precisa de uma ajuda da tecnologia.

3 – Invista em agilidade

Nenhuma instituição pode abrir mão de agilidade no mundo de hoje! Ao buscar uma solução no mercado, nunca esqueça disso. Se o sistema vai deixar sua instituição mais pesada e lenta, então, provavelmente, você não deveria investir nele.

Invista em tecnologias que vão te dar capacidade de responder às mudanças do mundo de forma mais ágil e prática. Empresas modernas sabem disso e criam soluções orientadas e lhe dar mais velocidade e ganho de tempo.

4 – “User Experience” em primeiro lugar

Com o aumento da carga de trabalho de todos, ninguém mais perde tempo com um sistema que não é intuitivo ou que é muito complexo. Se, para aprender a usar um software ou sistema você precisa perder muito tempo, provavelmente o seu projeto não vai dar o retorno esperado ou vai exigir muito esforço. Se pergunte: existem soluções mais simples que resolvam o mesmo problema? Vale a pena tanto esforço? Reduza a lista de recursos que você acha que vai usar apenas por parecerem legais e se concentre em sistemas e soluções mais leves e intuitivos. Muitas vezes, no processo de compra, algumas empresas lhe distraem com um painel de avião belíssimo, mas que não vai valer de nada na hora de responder ao seu desafio.

5 – Engajamento é essencial

Já usou um sistema com dados desatualizados ou que ninguém adere? É frustrante tanto para quem alimenta, como para quem usa ou depende dele, não é mesmo? E quando as informações são acessadas por pais ou alunos esse tipo de cenário é ainda mais crítico. Dois motivos iniciam o problema: ou sistema é complicado e, assim, a equipe não alimenta com os dados e os pais ou alunos não acessam, ou o sistema é pouco intuitivo para os usuários finais. Quando isso acontece, a equipe se desmotiva a alimentá-lo, pois não há engajamento. E isso pode ser determinante para minar seu investimento.

É sempre válido lembrar que sistemas criados para fácil engajamento têm alto valor agregado e sempre vão valer mais à pena, pois no final, eles serão mesmo utilizados e seu problema será realmente resolvido. Gastar pouco e não ter o problema resolvido não é uma economia inteligente nos dias de hoje! Por isso, procure sistemas que sejam fáceis de mexer já no primeiro acesso. Que sejam simples, intuitivos, com design moderno e minimalistas.

6 – Compre soluções de mercado

Se o problema que você quer resolver não é único, deve existir uma boa empresa que resolva ele com uma solução pronta. Para uma escola fazer software sob medida, na maioria dos casos, não é a melhor saída, tanto por conta dos custos, como do prazo de entrega e pela necessidade de, constantemente, ter que fazer melhorias naquela solução. Investir em fazer um software é como decidir construir uma casa. Ou melhor, bem mais complicado e mais caro. Mesmo que você não for por a “mão na massa”, está sujeito a errar no projeto, no fornecedor, na tecnologia, e, enfim, não conseguir resolver o que precisava e ainda criar um problema maior. Ainda mais quando falamos de algo que interfira na relação da sua instituição com os pais e os alunos. Ou seja, não é recomendável que você exponha sua escola a tamanho risco. Abra mão de um capricho e ache uma solução de mercado para realmente resolver seu desafio.

7 – Não compre sistemas “Faz-Tudo”

É isso mesmo! No mundo da inovação os “patos” não tem mais espaço. No Vale do Silício, as startups de 10 funcionários compram centenas de softwares e não buscam “Frankensteins” que se propõem a fazer tudo. E usando essa forma de pensar, elas conseguem muita agilidade e resultado.

E quando o desempenho não está a contento, mudar de fornecedor ou de solução é feito de forma rápida. Em uma semana, é possível contratar novas soluções para operar e ganhar resultados. E vale muito mais à pena fazer uma mudança repentina do que ficar preso a sistemas ou a empresas que levam uma semana só para retornar sua reclamação.

Geralmente, os sistemas com multifunções tem mais de 10 anos de vida. Mas, a verdade é que as empresas especializadas e de nicho vão resolver seu problema 10 vezes melhor e de forma mais rápida. Quer ficar preso em um navio em um mundo que precisa de lanchas? Eu lhe afirmo: é muito melhor contratar um especialista naquela área onde se encontra seu problema, pois ele vai lhe garantir a agilidade e eficiência desejadas.

8 – Contrate líderes

No passado, comprar o software do líder era muito difícil financeiramente. Hoje, com a economia do acesso em alta, onde milhares de clientes usam o mesmo sistema e compartilham dos custos, isso não é sempre verdade. Entenda que o líder nem sempre é o maior, mas sim, aquele que mais entende do problema que você precisa resolver. O líder não é aquele que era bom e hoje está decaindo. Ele é aquele que está em ascensão e é uma referência. Você pode comprar um software hoje e em 24 meses ele ser totalmente obsoleto. Por isso, comprar a solução de um líder vai evitar que você e sua escola fiquem parados no tempo por dois anos. Aliás, vale dizer que uma boa solução pode fazer até o contrário e ajudar você a ir para frente!

Hoje, bons parceiros em tecnologia são aqueles que estão constantemente buscando se superar e ajudando seus clientes a entenderem e a resolverem melhor seus desafios, com mais inovação. Lembre-se: errar em tecnologia custa muito caro! Já acertar vai ser uma grande vitória. Por isso, não arrisque para economizar e não espere milagre na negociação: invista nos líderes.

9 – Busque cases de sucesso

As melhores soluções são aquelas com a maior base de cases de sucesso entre seus clientes. Assim, não invista em um software sem antes investigar o grau de satisfação de quem usa aquela tecnologia na prática. E não faça isso de forma aleatória. Fale com dois ou três clientes diretamente e, de preferência, de forma independente, já que indicações do fornecedor podem ter conflitos de interesse. Em uma boa empresa, pelo menos mais da metade dos seus clientes estão muito satisfeitos. Se você falou com três usuários e nenhum deles está empolgado, desista da compra.

10- Contrate de forma inteligente

A forma como você contrata vai ser crucial para o sucesso da sua relação com aquele fornecedor, pois afinal, esse processo fala muito do tipo de empresa que você está lidando. Cláusulas de rescisão muito rígidas, por exemplo, podem ser um sinal vermelho. Implantação com valores muito altos também. Se o fornecedor está facilitando a contratação e não tem multa de cancelamento, pode indicar que a taxa de sucesso de seus projetos é alto e, como já falamos por aqui, isso não tem preço.

E não adianta você apenas mudar uma cláusula através do seu jurídico, pois isso continuará representando uma compra ruim e que pode trazer grande prejuízo para você e para sua escola, ainda que o sistema não tenha custo nenhum. Tecnologia ou ajuda ou atrapalha muito. Por isso repito: contrate boas soluções e evite dor de cabeça.

11 – Integração

Se o seu parceiro tem APIs que permitem integração com outros sistema isso também é um sinal de que você está no bom caminho. Ele cobra a mais por isso? É algo documentado? Ou só conversa do vendedor? Peça a documentação da API, mesmo que você não precise dela. Ter esse documento é um sinal de maturidade da empresa e pode indicar mais dois pontos positivos: que ela não está tentando resolver todos os problemas do mundo e que ela entende a necessidade de, eventualmente, integrar seu sistema com outros complementares. Isso está muito em alta no mundo da tecnologia e mostra que aquele fornecedor está alinhado com essas novas tendências.

E ai, curtiu as dicas? Está investindo em inovação na sua escola? O que você está buscando? Compartilhe comigo seus desafios e me conte o que vc achou deste artigo!