Dica — Organização: Profissionalizando a Gestão de Arquivos
Dicas para Diretores de Escolas
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Matéria publicada na edição 66 | Março 2011 – ver na edição online
A cada ano, as escolas encaminham à Diretoria de Ensino seu plano escolar, além dos resultados finais de avaliação dos alunos. Mas o quê fazer com tanta documentação que deve ficar retida na instituição, acumulada ao longo do tempo, relativa ao prontuário dos alunos, professores e funcionários, às atas, livros de frequência, regimentos, estrutura curricular, correspondências, entre muitos outros? Segundo Marlene Schneider, assessora pedagógica do Sieeesp, há um amplo escopo de leis e normas federais e estaduais que definem o quê, como e por quanto tempo guardar um documento. Além disso, existem procedimentos relacionados ao descarte desse material.
Neste caso, “a escola deverá destinar um livro próprio para o registro dos termos de eliminação de documentos”, recomenda. E, para cada tipo de registro, há um tempo certo para a sua guarda pela mantenedora. As listas de presença nas reuniões de pais não precisam ficar arquivadas além de doze meses, os diários de classe e os planos de ensino poderão ser eliminados em cinco anos, e as correspondências, por sua vez, deverão ser retidas por quatro anos, incluindo-se ofícios, cartas, requerimentos etc. Mas existem também os documentos de guarda permanente, os quais incluem os prontuários, por exemplo (Veja a relação completa no site da Revista Direcional Escolas, conforme endereço abaixo).
Segundo Cássia Rodrigues Nogueira, que atua em uma empresa especializada no gerenciamento eletrônico de informações e documentação, as escolas podem profissionalizar a gestão de todo esse registro. Um primeiro passo está em digitalizar os originais por meio de um scanner (de impressos a microfilmes), até como forma de “agilizar o processo de procura”. Sua empresa pode ainda gerenciar a guarda física dos originais, em galpões que administra especialmente para essa finalidade; desenvolver projetos de organização de arquivos (com tabelas de temporalidade documental, entre outros); promover a “guarda na web” (em que os dados, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos são armazenados na sua própria rede); além de manter um backup em mídias digitais, guardadas em segurança em uma ‘sala cofre’.
No entanto, além do aspecto legal, a historiadora Yara Cristina Gabriel sugere que as escolas cuidem da documentação também pela história e identidade que esta projeta. Vinculada ao Centro de Referência Mário Covas e responsável técnica pelo arquivo da Escola Estadual Caetano de Campos, Yara participou ainda da organização do Museu Histórico do Colégio Marista Arquidiocesano de São Paulo. Para a historiadora, além dos registros de ordem administrativa e pedagógica, é importante reter e organizar materiais didáticos utilizados ao longo do tempo, como livros, cartilhas, jogos, produções dos alunos, imagens, ou seja, tudo o que possa contar um pouco da trajetória da instituição, incluindo o seu mobiliário. (R.F.)
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CÁSSIA NOGUEIRA
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MARLENE SCHNEIDER
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YARA CRISTINA GABRIEL
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