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Guia para Gestores de Escolas

Gestão de Inadimplência

Em época de perda de poder de compra, a população tende a ter mais dificuldade em quitar suas dívidas, desorganizando seu orçamento mensal e consequentemente tornando-se inadimplente.

 Neste momento são privilegiadas as contas obrigatórias para a subsistência, como água e luz, e depois as que recebem mais cobranças. Desta forma, se a escola não tiver um programa de cobrança eficaz ficará nas últimas colocações na ordem de pagamento. Enfim, em época de pouco dinheiro, paga-se primeiro quem cobra mais.

Outro fator importante é o problema da criação da cultura do atraso. Pais que deveriam pagar a mensalidade no quinto dia útil somente quitam o boleto no final do mês, contando com a falta de cobrança, complacência e desorganização da escola. Esta cultura do atraso tende a se alastrar e afetar o fluxo de caixa.

            A mais eficaz forma de reduzir o atraso e inadimplência é demonstrar desde cedo que a instituição notou a pendência financeira e que irá, de forma educada e objetiva, cobrá-la.

O importante é não deixar o atraso (dentro do mês) transformar-se em inadimplência (de um a dois meses) e, posteriormente, evoluir para inadimplência mórbida (atraso de três meses ou mais), pois quanto maior o valor da dívida, mais difícil será sua quitação.

Nos dias de hoje a escola não deve perder tempo e energia com envio de SMS, cartas e e-mails. Após dois dias de atraso do pagamento do boleto, um responsável deverá efetuar a primeira ligação e continuar os contatos até no mínimo o terceiro mês de atraso. Logicamente, existem casos que devem ser analisados com mais cuidado e ponderações.

A partir do terceiro mês o nome deverá ser inscrito no cadastro de maus pagadores (SPC ou SERASA) e/ou a dívida para cobrança judicial (escritório de advocacia).

Fluxograma – gestão de atraso e inadimplência

1º mês 2º mês e 3º mês 4º mês
Atraso Inadimplência Inadimplência mórbida
Gestão constante e telemarketing Gestão constante e telemarketing + carta protocolada SPC ou SERASA – Cobrança judicial

Etapas de uma boa gestão de cobrança

Premissa básica – Possuir uma planilha ou sistema contendo os dados de faturamento, atualizados mensalmente.

1 – Faturamento – Verificar diariamente o pagamento dos títulos no vencimento ou em atraso através do extrato bancário e recebimentos na secretaria. 

2 – Movimentação bancária – Se o cliente não pagou no vencimento, verificar no sistema ou copiar o título/aluno para a planilha de cobrança. 

3 – Planilha de cobrança – Montar a planilha com os contatos do responsável financeiro – telefone e e-mail. Iniciar a cobrança com dois dias do boleto vencido. 

 

Script de cobrança

 

1ª ligação – Bom dia, sou a Cristiane do Colégio Alfa e gostaria de confirmar um pagamento. Quem é o responsável financeiro da escola?

Responsável atende – Tudo bem, estou ligando para confirmar o pagamento boleto da mensalidade deste mês. Você recebeu?

                   Disse que não recebeu – Posso reenviar por e-mail ou prefere fazer um depósito em conta?

                   Em caso de depósito – Você pode anotar os dados bancários ou prefere que eu envie por e-mail?

                   Quando será feito o pagamento? ANOTAR NA PLANILHA.

Demais –     Caso o cliente não efetive o pagamento

                   Gostaria de confirmar o pagamento que você ficou de efetuar na data XX.

                   Preciso de uma data para me organizar porque tenho alguns compromissos que dependem do seu crédito.

Somente considere uma ligação no caso de falar diretamente com o responsável financeiro. Após o pagamento, dar baixa na planilha de movimentação bancária.

A planilha de cobrança deverá ser enviada para a direção da escola diariamente no período de implantação (30 dias) e após este período semanalmente.

As propostas fazem parte das estratégias passíveis de serem implementadas com relativa simplicidade, visando uma gradativa redução no volume de inadimplentes.

Christian Rocha Coelho é especialista em andragogia e diretor de planejamento da maior empresa de gestão, pesquisa e comunicação pedagógica do Brasil, a Rabbit Partnership.
Mais informações: (11) 3862.2905 / www.rabbitmkt.com.br / [email protected]

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